Adjoint(e) Excutif(ve) / Executive Assistant

Opal-RT; Montreal; On-site; CAD 80,000 - 114,000; Full time

Job summary

Une entreprise technologique innovante à Montréal recherche un(e) Adjoint(e) Exécutif(ve) sur site pour gérer les opérations administratives et stratégiques de la direction. Le candidat idéal a 5 à 7 ans d'expérience, maîtrise les outils bureautiques et est bilingue. Grâce à un environnement collaboratif, vous contribuerez à l'évolution d'une technologie avant-gardiste.

Benefits

Horaires flexibles

Accès au télétravail

Ambiance de travail conviviale

Qualifications

• Minimum de 5 à 7 ans d'expérience.
• Bilinguisme français et anglais, à l'oral comme à l'écrit.
• Capacité à gérer des informations sensibles et diverses tâches administratives.

Responsibilities

• Gestion des opérations administratives et stratégiques de la direction.
• Anticipation des priorités et organisation de réunions stratégiques.
• Coordination des communications internes et externes avec professionnalisme.

Skills

Communication excellence

Time and priority management

Discretion and professionalism

Education

DEP en administration ou expérience équivalente

Tools

Office 365

Excel

PowerPoint

Teams

SharePoint

Job description

Overview

OPAL-RT Technologies recherche un(e) Adjoint(e) Excutif(ve) - sur site

OPAL-RT Technologies is looking for an Executive Assistant On-site

About OPAL-RT Technologies

Imaginez travailler pour une entreprise qui compte parmi ses clients la NASA, Bombardier, ABB, EMBRAER, MIT, GE, Ford, GM, NREL et Hydro-Qubec! OPAL-RT sest donn comme ambitieux dfi de dmocratiser la simulation temps rel afin de la rendre accessible chaque ingnieur et chercheur. En rejoignant le clan des OPALIENS, vous contribuerez la technologie du futur.

Leader mondial dans la diversit des applications, nos outils sont utiliss dans une multitude de secteurs tels que l\'automobile, l\'arospatiale, l\'energie, le transport, la fabrication industrielle, etc. Fonde au Qubec et maintenant assure par une prsence mondiale, OPAL-RT a le vent dans les voiles!

Dpassement et dfis stimulants :

Relevant directement de la Chef des Finances (CFO), lAdjoint(e) Excutif(ve) joue un rle cl dans la gestion des oprations administratives et stratgiques de la direction. Il / elle agit en tant que partenaire de confiance, facilitant la gestion du temps, des priorits et des communications de lexcutif, tout en assurant un haut niveau de professionnalisme et de discrtion.

Principales responsabilits

• Gestion documentairecorporative : Assurer la gestion documentaire de la documentation corporative interne et travaillera en troite collaboration avec le service lgal de lentreprise.
• Gestion et optimisation de lagenda excutif : Anticiper les priorits, organiser des rencontres stratgiques et grer les imprvus avec brio. Grer les dpenses et remboursements lis aux dplacements et aux activits de lexcutif. Effectuer les procs-verbaux, faire le suivi des actions, les ordres du jour, les convocations et monter des prsentations corporatives.
• Prparation et suivi des dossiers : Rechercher, structurer et synthtiser linformation pour faciliter la prise de dcision. Effectuer du soutien administratif divers pour un ou plusieurs dpartements.
• Coordination des communications : Filtrer et grer les changes internes et externes avec tact et professionnalisme. Coordonner et prparer des rapports, prsentations et documents.
• Suivi des chances et conformit : Rdiger des documents, grer les contrats et veiller ce que chaque dossier administratif soit trait avec minutie.
• Assurer une exprience employ extraordinaire sur site : Assurer lentretien des lieux en assurant une gestion des fournisseurs adquate (caf, quipe mnage, etc.), grer les courriers, les fournitures de bureau ainsi que lapprovisionnement de la caftria. Ajouter une touche personnelle (envoi de fleurs ou dons) pour les employs lors dvnements marquants dans leurs vies, tels que dcs, retraite, etc.
• Grer la rception 3 jours par semaine sur site : tre la premire impression pour les invits, les clients, les fournisseurs et les employs et appliquer les contrles de scurit et daccs au bureau.
• Support lorganisation des vnements : Aider la coordination vnementielle et collaborer avec diverses quipes.
• Effectuer tout autres tches connexes : Effectue les achats pour les besoins du bureau et remplacer la rceptionniste lors de ses absences.

Exigences :

Scolarit : DEP en administration ou exprience quivalente.

Exprience : Minimum de 5 7 ans dexprience

Connaissances requises : Excellentes comptences en communication. Matrise des outils bureautiques (Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, etc.) et capacit travailler avec office 360.

Comptences requises : Gestion du temps et des priorits. Discrtion, neutralit et professionnalisme, avec une forte capacit grer des informations sensibles et confidentielles. Capacit coordonner des projets et sassurer que tout roule la perfection avec une grande autonomie. Gestion du temps et capacit travailler sous pression avec un haut niveau de maturit.

Connaissances linguistiques : Bilinguisme (franais, anglais) tant loral qu lcrit.

Une carrire chez OPAL-RT vous conviendra si :

• Vous recherchez des dfis stimulants qui vous pousseront vous dpasser sans cesse.
• Vous rvez dune ambiance la fois familiale, professionnelle, collaborative et conviviale.
• Vous avez besoin dun horaire flexible et laccs au tltravail afin de concilier votre vie prive votre vie professionnelle.
• Vous souhaitez parfaire vos connaissances et votre savoir-faire en ctoyant des chercheurs, des innovateurs, des scientifiques qui ont tous un point en commun, laPassion.
• Vous avez fait le choix dtre un collaborateur important pour lavancement technologie dune multitude dindustries.
• Vous dsirez tre considr pour vos ides, votre crativit et vos talents.
• Vous connaissez votre valeur et recherchez une rmunration globale concurrentielle.
• Vous ne voulez pas un simple emploi, vous voulez une carrire !
• L\'utilisation du genre masculin inclut le fminin et est utilis uniquement pour faciliter la lecture.
• Crer un travail significatif signifie adopter diffrentes perspectives. Nous sommes un employeur garantissant lgalit des chances et ne discriminons pas. Embrasser la diffrence est ce qui fait de OPAL-RT ce qu\'elle est nous ne voudrions pas qu\'il en soit autrement.

OPAL-RT Technologies is looking for an Executive Assistant On-site

About OPAL-RT Technologies

Imagine working for a company that counts among its clients NASA, Bombardier, ABB, EMBRAER, MIT, GE, Ford, GM, NREL, and Hydro-Qubec! OPAL-RT has set itself the ambitious challenge of democratizing real-time simulation to make it accessible to every engineer and researcher. By joining the OPALIENS clan, you will contribute to the technology of the future.

A global leader in the diversity of applications, our tools are used in multiple sectors such as automotive, aerospace, energy, transportation, industrial manufacturing, and more. Founded in Quebec and now supported by a global presence, OPAL-RT is on a roll!

Growth and stimulating challenges :

Reporting directly to the Chief Financial Officer (CFO), the Executive Assistant plays a key role in managing the administrative and strategic operations of the leadership team. He / She acts as a trusted partner, facilitating the management of time, priorities, and executive communications, while ensuring a high level of professionalism and discretion.

Main responsibilities :

• Corporate document management : Ensure the proper handling of internal corporate documentation and work closely with the companys legal department.
• Executive calendar management and optimization : Anticipate priorities, organize strategic meetings, and handle unforeseen events with efficiency. Manage expenses and reimbursements related to executive travel and activities. Draft meeting minutes, track actions, prepare agendas, convocations, and create corporate presentations.
• File preparation and follow-up : Research, structure, and synthesize information to facilitate decision-making. Provide various administrative support for one or several departments.
• Communication coordination : Screen and manage internal and external communications with tact and professionalism. Coordinate and prepare reports, presentations, and documents.
• Deadline and compliance monitoring : Draft documents, manage contracts, and ensure every administrative file is handled with precision.
• Ensure an extraordinary on-site employee experience : Oversee the upkeep of the premises by managing suppliers (coffee, cleaning team, etc.), handle mail, office supplies, and cafeteria provisioning. Add a personal touch (sending flowers or donations) for employees during significant life events such as bereavement, retirement, etc.
• Manage reception three days a week on-site : Be the first point of contact for guests, clients, suppliers, and employees, and enforce security and access controls at the office.
• Support event organization : Assist in event coordination and collaborate with various teams.
• Perform any other related tasks : Handle office purchases and replace the receptionist during absences.

Requirements :

Education : DEP in administration or equivalent experience.

Experience : Minimum of 5 to 7 years of experience.

Required knowledge : Excellent communication skills. Proficiency with office tools (Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, etc.) and ability to work with Office 365.

Required skills : Time and priority management. Discretion, neutrality, and professionalism, with strong ability to handle sensitive and confidential information. Ability to coordinate projects and ensure everything runs smoothly with great autonomy. Capacity to work under pressure with a high level of maturity.

Language skills : Bilingualism (French and English), both spoken and written.

A career at OPAL-RT will suit you if :

• You are looking for stimulating challenges that constantly push you to surpass yourself.
• You dream of a work environment that is family-like, professional, collaborative, and friendly.
• You need a flexible schedule and access to remote work to balance your personal and professional life.
• You want to enhance your knowledge and expertise by working alongside researchers, innovators, and scientists who all share one common trait : Passion.
• You have chosen to be an important contributor to the technological advancement of multiple industries.
• You want your ideas, creativity, and talents to be recognized.
• You know your worth and are looking for a competitive total compensation package.
• You dont just want a job, you want a career!
• The use of the masculine gender includes the feminine and is intended solely to facilitate reading.
• Creating meaningful work means embracing different perspectives. We are an equal opportunity employer and do not discriminate. Embracing differences is what makes OPAL-RT what it is and we wouldnt want it any other way.

Note: The content above preserves the original information and context while reorganizing for clarity. There is bilingual content included. This refinement does not add or remove substantive details from the job description.