Adjoint(e) de direction

Air Canada; Dorval; On-site; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une compagnie aérienne canadienne cherche un adjoint administratif pour soutenir le vice-président et les missions d'audit. Le candidat doit posséder au moins cinq années d'expérience, maîtriser la suite Microsoft Office et avoir de solides compétences en organisation. Environnement de travail dynamique à Dorval, idéal pour une personne proactive et confidentielle. Les candidats bilingues seront favorisés et l'éventualité de déplacements pour le travail est à prendre en compte.

Qualifications

• Cinq années d'expérience dans le soutien aux cadres supérieurs.
• Maîtrise avancée de la suite Office de Microsoft.
• Excellentes compétences en matière de prise de notes et d'organisation.

Responsibilities

• Gérer les calendriers et horaires du vice-président.
• Organiser des réunions et événements.
• Coordonner les missions d'audit et tenir à jour les dossiers.

Skills

Communication

Organisation

Confidentialité

Attention aux détails

Education

Diplôme d'études secondaires

Certificat postsecondaire

Tools

Microsoft Office

AuditBoard

SharePoint

Job description

Appartenir à Air Canada, c’est appartenir à un symbole canadien, Air Canada récemment élue meilleur transporteur aérien en Amérique du Nord. Faites décoller votre carrière en vous joignant à notre équipe novatrice et diversifiée à l’avant-garde du transport aérien de passagers.

Fournir du soutien administratif et opérationnel de haut niveau au vice-président, à l’auditeur général et à la direction Audit et Services-conseils de l’entreprise. Ce poste exige de solides compétences organisationnelles, une grande attention aux détails et la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique. Au-delà des tâches traditionnelles d’adjoint de direction, ce poste appuie activement les missions d’audit et les opérations d’audit interne. Les activités principales comprennent la planification et la coordination du travail sur le terrain, la préparation et la tenue des comptes rendus de réunion, la coordination des demandes de preuves et la production de rapports afin de faciliter la mise en œuvre du plan d’audit. La personne idéale pour ce poste est collaborative, professionnelle, proactive et très efficace. La confidentialité et le bon sens sont essentiels.

Nous sommes à la recherche d’une personne très motivée pour occuper le poste à Montréal (YUL), Toronto (YYZ) ou Winnipeg (YWG).

Principales responsabilités

Soutien administratif au vice-président et auditeur général

• Gérer de façon proactive les calendriers et horaires, prioriser les tâches et courriels.
• Organiser des réunions et des événements, préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et les mesures à prendre, assurer le suivi des étapes suivantes.
• Coordonner les dispositions de voyage et les notes de frais.
• Suivre les dépenses et les factures du service pour le suivi budgétaire.

Soutien aux missions d’audit

• Coordonner la logistique des missions : planifier le calendrier et les entretiens sur le terrain, rassembler les dossiers d’information et tenir à jour les listes de coordonnées des parties prenantes.
• Prendre en charge les documents de travail et le suivi des preuves dans l’outil de gestion des audits de la direction (AuditBoard), veiller à ce que les dossiers soient organisés et à jour pendant la planification, le travail sur le terrain et l’établissement des rapports.
• Générer les rapports sur les problèmes et les plans d’action ainsi que les rapports de suivi du temps dans AuditBoard pour soutenir l’équipe et les mises à jour trimestrielles.
• Consigner les procès-verbaux et les décisions des réunions, tenir à jour les registres des mesures prises et assurer le suivi auprès des responsables des plans afin de confirmer l’état d’avancement et les échéances révisées.
• Participer à l’achèvement des procédures, des tests et de la documentation d’audit, selon les besoins.

Administration des directions

• Coordonner les besoins du bureau avec les installations de l’entreprise, gérer le matériel et les fournitures.
• Coordonner les activités d’orientation et d’intégration des nouveaux employés.
• Coordonner les relations avec les tiers ou les consultants qui soutiennent l’équipe de l’Audit et des Services-conseils, en assurant la liaison avec les parties prenantes internes si nécessaire.
• Coordonner les activités avec les associations commerciales et industrielles, selon les demandes.

Rapports, outils et qualité

• Gérer les accès logiques et les autorisations pour AuditBoard et SharePoint conformément aux pratiques de la direction.
• Préparer et mettre en forme les documents et présentations du service afin d’en garantir la cohérence et la qualité; apporter de l’aide à la préparation des rapports destinés au conseil d’administration, sur demande.
• Administrer le sondage sur la qualité après participation et compiler les résultats liés au programme d’assurance qualité et d’amélioration de la direction; aider à analyser les commentaires pour une amélioration continue.
• Tenir à jour les modèles, les outils de suivi et les tableaux de bord utilisés par l’équipe pour contrôler la répartition du temps, les problèmes et les plans d’action.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires au minimum, diplôme ou un certificat postsecondaire, un atout.
• Cinq années d’expérience dans le soutien aux cadres supérieurs ou aux dirigeants; expérience en audit interne ou en gouvernance des risques, un atout.
• Maîtrise avancée de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint et Outlook); solides compétences en matière de mise en forme de documents et de préparation de diapositives.
• Expérience avec AuditBoard ou des plateformes de gouvernance, risque et conformité similaires, et aisance dans l’exécution de rapports système.
• Excellentes compétences en matière de prise de notes, d’organisation et de définition des priorités; capacité à s’adapter et à respecter les délais de manière autonome.
• Orientation client et approche accessible, avec un haut degré de diplomatie, de discrétion, de maturité professionnelle et de jugement; maintien d’une stricte confidentialité conformément à la posture de sécurité de l’entreprise.
• Maîtrise de l’anglais requise, maîtrise du français fortement appréciée pour la coordination avec les parties prenantes internes et externes.
• Souplesse pour travailler occasionnellement pendant des heures supplémentaires; quelques déplacements peuvent être nécessaires.
• Ponctualité et fiabilité avérées pour favoriser la réussite globale de l’équipe dans un milieu trépidant.

Conditions d’emploi :

Les candidats doivent avoir le droit de travailler dans le pays choisi au moment où un emploi leur est offert. Il incombe entièrement aux employés posant leur candidature d’obtenir les permis de travail, les visas ou toutes autres autorisations requises pour le poste.

Exigences Linguistiques

À compétences égales, la préférence sera accordée aux candidats bilingues.

Diversité et inclusion

Air Canada est résolument engagée en faveur de la diversité et de l’inclusion et vise à créer un milieu de travail sain, accessible et gratifiant qui met en valeur la contribution unique de nos employés au succès de notre entreprise.

En tant qu'employeur qui garantit l'égalité d'accès à l'emploi, nous encourageons les candidatures les plus diverses afin de pouvoir nous doter d’un effectif varié et représentatif de nos clients et des communautés où nous vivons et offrons nos services.

Air Canada remercie tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.