Adjoint(e) administratif(ive), Vice-président principal et chef de marché Transport

AtkinsRéalis; Montreal; On-site; CAD 80,000 - 100,000; Full time

Job summary

Une entreprise d'ingénierie recherche un(e) adjoint(e) administratif(ive) pour fournir un soutien de haut niveau au Vice-président et à son équipe. Le candidat idéal doit avoir au moins cinq ans d'expérience, une maîtrise des outils bureautiques, et de solides compétences en communication. Cette fonction permet de travailler dans un environnement dynamique à Montréal.

Benefits

Salaire concurrentiel

Avantages sociaux flexibles

Régime de retraite

Qualifications

• Minimum de cinq (5) ans d’expérience en tant qu'adjoint(e) administratif(ve) auprès de cadres supérieurs.
• Aisance en français et en anglais, à l'oral et à l'écrit.
• Capacité à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches simultanément.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif et opérationnel aux dirigeants.
• Gérer l'agenda et coordonner l'emploi du temps.
• Assurer la liaison avec les différentes parties prenantes.

Skills

Compétences en communication

Proactivité

Capacité à travailler de manière autonome

Education

Diplôme en secrétariat, bureautique ou gestion de bureau

Tools

MS Office (Teams, Outlook, Word, PowerPoint)

SAP Concur

Job description

Français

Adjoint(e) administratif(ive) - Vice-président principal et chef de marché Transport

Dans le cadre de vos fonctions à titre d’adjoint(e) administratif(ive), vous serez chargé(e) de fournir un soutien administratif de haut niveau au Vice-président principal et chef de marché Transport, ainsi qu’aux membres de son équipe. Vous serez également appelé(e) à accompagner deux cadres exécutifs dans la gestion de leurs comptes de dépenses et dans l’organisation de leurs réservations de voyage.

Afin de bien jouer votre rôle vous devrez, sans aucun doute, avoir une excellente capacité d’adaptation, aimer être dans l’action, être proactif/ive, être capable de travailler de façon autonome et sous un minimum de supervision.

Quelle sera votre contribution dans l’équipe?

• Fournir un soutien administratif et opérationnel aux dirigeants usant d'excellentes compétences communicationnelles, en faisant preuve de jugement et de discrétion, et en établissant des relations avec des partenaires internes et externes;
• Gérer l'agenda et coordonner l'emploi du temps, y compris la coordination des réunions, l'organisation de la participation à des conférences et la gestion de la logistique des réunions;
• Prioriser les courriels et les réunions en faisant preuve de jugement et d'un sens aigu des affaires reposant sur la compréhension des objectifs, des processus et de l’Agenda;
• Développer des agendas prévisionnels et créer des processus pour assurer une planification efficace de tous les comités;
• Préparer des présentations PowerPoint ou autres types de documents pour diverses réunions et comités internes ou externes;
• Participer à la création, à la révision et à l'édition de communications et consolider les documents destinés aux comités de direction, etc;
• Assurer la liaison avec les différentes parties prenantes internes et externes et être le point de contact;
• Coordonner les préparatifs de voyage et fournir tous les documents requis (itinéraires, billets, etc);
• Diriger la coordination de projets de grands événements et de réunions et participer à des projets spéciaux;
• Développer des relations de confiance avec les employés, la direction et les autres collègues;
• Préparer, soumettre et faire le suivi des feuilles de temps dans Oracle et des comptes de dépenses dans Concur.

Pourquoi choisir AtkinsRéalis comme employeur?

Parce que nous offrons notamment:

• L’opportunité de travailler sur des projets variés et d’envergure autant à l’interne qu’à l’externe;
• Un milieu de vie stimulant où l’équilibre vie personnelle et vie professionnelle est important;
• L’accès à une offre de formations diversifiées axées sur le développement et les intérêts de chacun;
• Un salaire concurrentiel, des avantages sociaux flexibles, un régime d’actionnariat et un régime de retraite à cotisations déterminées;
• Un environnement de travail axé sur la santé et sécurité.

L'adjoint(e) administratif(ive) recherché(e)

• Détient un diplôme d'études en secrétariat, bureautique ou gestion de bureau;
• Possède un minimum de cinq (5) ans d’expérience pertinente en tant qu'adjoint(e) administratif(ve)/exécutif(ve) auprès de cadres supérieurs dans une organisation dynamique, professionnelle et complexe;
• Est en mesure de communiquer aisément en français et en anglais (oral et écrit)*;
• A une excellente maîtrise de la suite MS Office (Teams, Outlook, Word et PowerPoint), SAP Concur, et avoir la volonté et capacité de s'adapter aux nouvelles technologies et aux nouveaux outils.
• Capacité à faire preuve d'un haut degré de proactivité et de réactivité et avoir une approche orientée vers les solutions.
• Capacité à évoluer dans un environnement au rythme rapide.
• Capacité à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches simultanément;
• Capacité à travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision.
• Faire preuve d'intégrité, démontrer sa capacité à respecter la plus grande confidentialité et savoir gérer les différentes situations qui se présenteront quotidiennement.

Le défi vous intéresse? N’attendez plus! Faites-nous parvenir votre CV et joignez-vous à nous pour façonner un meilleur avenir pour notre planète et ceux qui l’habitent.

À propos d’AtkinsRéalis

Issue de l’intégration d’organisations établies de longue date, la première en 1911, AtkinsRéalis est une société de calibre mondiale de services d’ingénierie et d’énergie nucléaire, dédiée à façonner un meilleur avenir pour notre planète et ceux qui l’habitent. Nous créons des solutions durables qui lient individus, données et technologie pour transformer les infrastructures et les systèmes énergétiques du monde. Nous déployons des capacités mondiales à l’échelle locale pour fournir à nos clients des services uniques et complets couvrant tout le cycle de vie d’un actif— consultation, services-conseils et services environnementaux, réseaux intelligents et cybersécurité, conception et ingénierie, approvisionnement, gestion de projet et de construction, exploitation et entretien, mise hors service et capital. Nous offrons l’ampleur et la profondeur de nos capacités dans des secteurs stratégiques tels que les Servicesd’ingénierie, l’Énergie nucléaire et le Capital.

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En fournissant vos renseignements personnels à AtkinsRéalis, vous confirmez que vous avez lu notre Privacy Notice et que vous l’acceptez.

#LI-CAN

*Ce poste requiert la connaissance d'une autre langue que le français, soit l'anglais, puisque vous serez membre d’une équipe de direction canadienne, mondiale ou régionale, et devrez collaborer avec des collègues situés à l’extérieur du Québec.

English

Administrative Assistant - Senior-Vice-President and Market Lead, Transportation

Come join us in reshaping the future with AtkinsRéalis. AtkinsRéalis is dedicated in engineering a better future for our planet and its people.

As part of your duties as an Administrative Assistant, you will be responsible for providing high-level administrative support to the Senior Vice President and Market Lead Transportation, as well as to members of his team. You will also be called upon to assist two executives in managing their expense accounts and coordinating their business travel arrangements.

To perform your role successfully, you'll undoubtedly need to be highly adaptable, enjoy taking action, be proactive, and be able to work independently with minimal supervision.

Your role within the team:

• Provide administrative and operational support to management, using excellent communication skills, judgment and discretion, and building relationships with internal and external partners;
• Manage calendar and coordinate schedules, including coordinating meetings, organizing conference attendance and managing meeting logistics;
• Prioritize emails and meetings using sound judgment and business acumen based on an understanding of group objectives, processes and schedules;
• Develop forward agendas and create processes to ensure effective planning of all committees;
• Prepare PowerPoint presentations and other documents for various internal and external meetings and committees;
• Participate in the creation, revision and editing of communications and consolidate documents for executive committees, etc;
• Liaise with various internal and external stakeholders and act as point of contact;
• Coordinate travel arrangements and provide all required documents (itineraries, tickets, etc);
• Lead project coordination for major events and meetings and participate in special projects;
• Develop trusting relationships with employees, management and other colleagues;
• Prepare, submit and track expense accounts in Concur and timesheets in Oracle.

Why choose AtkinsRéalis as an employer?

Because we offer:

• The opportunity to work on various major projects for internal and external clients.
• An exciting environment where work-life balance is important.
• A wide array of learning and development opportunities.
• Competitive pay, flexible benefits, an employee share plan, and a defined contribution pension plan.
• A work environment focused on health and safety.

The ideal candidate:

• Hold a degree in secretarial, administration or office management;
• Has Minimum of five (5) years' relevant experience as an administrative/executive assistant to senior executives in a dynamic, professional and complex organization;
• Is proficient in English and French (spoken and written)*;
• Proficiency in MS Office (Teams, Outlook, Word, and PowerPoint), Concur and willingness and ability to adapt to new technologies and tools;
• Ability to demonstrate a high degree of proactivity and responsiveness;
• Ability to evolve in a fast-paced environment;
• Ability to prioritize and multi-task;
• Ability to work independently with minimal supervision;
• Demonstrate integrity, the ability to maintain confidentiality and the ability to deal with situations as they arise on a daily basis;

Are you up for this challenge? Apply today and join our team to help engineer a Better Future for our Planet and its People.

About AtkinsRéalis

Created by the integration of long-standing organizations dating back to 1911, AtkinsRéalis is a world-leading professional services and project management company dedicated to engineering a better future for our planet and its people. We create sustainable solutions that connect people, data and technology to transform the world's infrastructure and energy systems. We deploy global capabilities locally to our clients and deliver unique end-to-end services across the whole life cycle of an asset including consulting, advisory & environmental services, intelligent networks & cybersecurity, design & engineering, procurement, project & construction management, operations & maintenance, decommissioning and capital. The breadth and depth of our capabilities are delivered to clients in key strategic sectors such as Engineering Services, Nuclear, Operations & Maintenance and Capital.

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#LI-CAN

*This position requires knowledge of a language other than French, namely English, as it involves collaboration with members of the Canadian or global leadership team located outside Québec.