Executive Assistant & Office Manager

ISLA S.R.L.; Palermo; In loco; EUR 30.000 - 45.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Una azienda di logistica per energie rinnovabili cerca un Assistente Esecutivo & Office Manager. Sarai responsabile del supporto amministrativo, della gestione delle operazioni quotidiane e del coordinamento con gli stakeholder. Occorre un'esperienza pregressa significativa e una buona conoscenza dell'inglese. La posizione offre un ambiente di lavoro professionale e opportunità di crescita.

Competenze

• Minimo 3-5 anni di esperienza come assistente esecutivo o ruolo simile.
• Preferibile laurea in un campo correlato.
• Ottima conoscenza della lingua inglese e altre lingue.

Mansioni

• Gestisci il calendario del dirigente e pianifica riunioni.
• Prepara ordini del giorno e verbali delle riunioni.
• Gestisci l'inventario delle forniture per ufficio.

Conoscenze

Ottime capacità organizzative

Conoscenza della lingua inglese

Spiccate capacità di comunicazione

Conoscenza della suite Microsoft Office

Capacità di lavorare in modo indipendente

Formazione

Laurea in Economia Aziendale

Strumenti

Alyante Teamsystem

Descrizione del lavoro

Informazioni sul lavoro Executive Assistant & Office Manager

Guidata dalla passione per lo shipping e la portualità, lAzienda è parte di un gruppo Europeo che gestisce la logistica integrata per gli sviluppatori di energie rinnovabili delleolico onshore ed offshore. Attraverso la gestione di terminal e aree portuali in concessione, integra tutto il ciclo delle operazioni con efficienza e versatilità nel sostenere la crescita del settore delle energie rinnovabili, vitale per raggiungere gli obiettivi di decarbonizzazione e per combattere il cambiamento climatico.

Il lavoro: Assistente di direzione multifunzionale e responsabile dell\'ufficio

Siamo alla ricerca di un assistente esecutivo multifunzionale altamente organizzato, proattivo e responsabile dell\'ufficio per entrare a far parte del nostro gruppo in crescita. In questo ruolo, fornirai un eccezionale supporto amministrativo e operativo al team di gestione, gestirai le operazioni quotidiane dell\'ufficio e assisterai in alcune attività finanziarie. Sarai un punto di contatto critico, garantendo un flusso di lavoro fluido ed efficiente in tutta l\'organizzazione.

Responsabilità:

• Gestisci il calendario del dirigente e pianifica riunioni e appuntamenti.
• Prepara gli ordini del giorno delle riunioni, redigi i verbali e segui i punti d\'azione.
• Redigere e correggere la corrispondenza, comprese e-mail, lettere e presentazioni.
• Gestisci l\'organizzazione del viaggio, inclusi voli, alloggi e itinerari.
• Supportare il CEO nella gestione della piattaforma organizzativa correlata agli obiettivi dell\'azienda
• Coordinarsi con gli stakeholder interni ed esterni in base alle esigenze.

Gestione dell\'ufficio:

• Supervisiona le operazioni quotidiane dell\'ufficio per garantire un flusso di lavoro fluido ed efficiente.
• Gestire l\'inventario delle forniture per ufficio e delle attrezzature.
• Coordinarsi con i fornitori di servizi.
• Mantenere un ambiente di lavoro pulito e professionale.
• Assistere nella preparazione, aggiornamento e mantenimento della documentazione aziendale verso le Pubbliche Amministrazioni e concessioni demaniali
• Punto di contatto e di organizzazione dei rapporti e documentazione con le compagnie di assicurazione
• Mantenimento documentale e gestione dataset certificazioni ISO, Quality, Audit, Compliance & 231, e similari per le verifiche audit periodiche interne ed esterne.

Competenze e qualifiche:

• Minimo 3-5 anni di esperienza come assistente esecutivo o ruolo simile.
• Laurea in Economia Aziendale e/o Legale, Amministrazione d\'Ufficio o un campo correlato (preferibile).
• Ottima conoscenza della lingua inglese. Altre lingue preferite.
• Ottime capacità organizzative, di gestione del tempo e multitasking.
• Spiccate capacità di comunicazione scritta e verbale con un alto grado di professionalità.
• Conoscenza della suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Conoscenza e gestione di software organizzativi come Alyante Teamsystem
• Capacità di mantenere la riservatezza e la discrezione.
• Capacità di lavorare in modo indipendente e in team.
• Attento ai dettagli con una forte etica del lavoro.

Annuncio rivolto a candidati ambosessi (D.Lgs 198/2006 Codice pari opportunità e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03)