Executive Assistant & Office Manager

Whatjobs; Lazio; In loco; EUR 30.000 - 45.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Un'importante azienda nel settore delle energie rinnovabili con sede a Roma cerca un Executive Assistant & Office Manager. Questo ruolo richiede una persona proattiva e organizzata per fornire supporto al CEO e gestire le operazioni quotidiane dell'ufficio. È necessaria la conoscenza avanzata di Microsoft Office e fluente inglese, oltre a competenze relazionali e organizzative. Offriamo un ambiente dinamico con opportunità di crescita.

Competenze

• 2-3 anni di esperienza professionale in ruoli amministrativi o di assistenza.
• Ottima conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.
• Familiarità con strumenti digitali e capacità organizzative elevate.

Mansioni

• Fornire supporto amministrativo al CEO, gestione dell'agenda e pianificazione delle riunioni.
• Gestire comunicazioni per conto del CEO con diversi interlocutori.
• Accogliere visitatori e gestire il front desk dell'ufficio.

Conoscenze

Proattività

Attenzione ai dettagli

Flessibilità

Capacità di problem solving

Eccellenti doti relazionali

Organizzazione

Formazione

Laurea in Economia, Comunicazione o discipline affini

Strumenti

Microsoft Office

Sistemi di intelligenza artificiale (es. ChatGPT)

Descrizione del lavoro

Per conto di un nostro cliente, un’importante azienda operante nel settore delle energie rinnovabili, ricerchiamo un / una

Executive Assistant & Office Manager

che fornirà supporto completo al CEO e ricoprirà un ruolo chiave nel garantire il regolare svolgimento delle attività quotidiane dell’ufficio di Roma.

La figura svolgerà un ruolo che combina l’assistenza esecutiva di alto livello con responsabilità di gestione dell’ufficio e della reception.

Ricerchiamo una persona proattiva, attenta ai dettagli e flessibile, desiderosa di crescere in un ambiente dinamico, lavorando a stretto contatto con il management e acquisendo esperienza diretta in ambito amministrativo, di coordinamento e supporto alle strutture.

Responsabilità : Executive Assistance

• Fornire supporto amministrativo di alto livello al CEO, inclusa la gestione dell’agenda, la pianificazione di riunioni e il coordinamento dei viaggi.
• Preparare materiali per riunioni interne ed esterne, redigere verbali quando richiesto.
• Supportare nella stesura e revisione di presentazioni, report e comunicazioni interne.
• Gestire comunicazioni per conto del CEO, assicurando risposte tempestive ai vari interlocutori, sia istituzionali che di business.
• Collaborare con i vari team e reparti per raccogliere dati, facilitare l’allineamento e coordinare attività, sia interne che esterne all’azienda.

Office Management, Facility & Front Desk (Rome Headquarter)

• Accogliere e gestire visitatori, clienti, fornitori e ospiti all’arrivo.
• Registrare i visitatori e garantire il rispetto dei protocolli di reception.
• Gestire telefonate e posta in entrata, smistandole adeguatamente.
• Ordinare, distribuire e gestire pacchi e corrispondenza in entrata / uscita.
• Supervisionare la casella PEC e assistere il team di Tesoreria per i rinnovi dei pagamenti.
• Effettuare occasionali commissioni esterne (es. invio di raccomandate, acquisto di rinfreschi per l’ufficio) quando necessario.
• Monitorare e riordinare forniture e materiali di cancelleria in coordinamento con l’ufficio acquisti.
• Organizzare spedizioni e garantire una consegna e ricezione fluide di documenti e materiali.
• Verificare il corretto funzionamento delle attrezzature d’ufficio (es. stampanti, distributori automatici).
• Gestire il sistema di ticketing per attività di piccola manutenzione e gestione spazi.
• Supportare l’organizzazione di eventi aziendali, trasferte e nella redazione di report.

Requisiti :

• Laurea in Economia, Comunicazione, Lingue o discipline affini.
• 2–3 anni di esperienza professionale in ruoli amministrativi, di assistenza o coordinamento.
• Stage o esperienza precedente in contesti aziendali dinamici è considerata un plus.
• Ottima conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata).
• La conoscenza di altre lingue sarà considerata un Plus.
• Familiarità con strumenti e piattaforme digitali, inclusi i sistemi di intelligenza artificiale (Es. ChatGPT).
• Padronanza avanzata di Microsoft Office, in particolare Excel e PowerPoint.
• Spiccate capacità organizzative, con attitudine a gestire attività in parallelo.
• Alto livello di riservatezza nella gestione di informazioni sensibili.
• Capacità di stabilire priorità in ambienti di lavoro frenetici.

Soft Skills :

• Dinamismo e proattività:

  capacità di anticipare le esigenze, risolvere problemi in autonomia e gestire con prontezza a richieste improvvise o cambi di priorità.

• Flessibilità mentale e operativa:

  predisposizione ad adattarsi rapidamente a contesti in evoluzione e a gestire attività diversificate, dalle più operative alle più strategiche.

• Problem solving:

  approccio pratico e orientato all’efficienza nel risolvere piccoli e grandi problemi quotidiani, anche sotto pressione.

• Eccellenti doti relazionali e comunicative:

  capacità di interagire con interlocutori di diversi livelli, sia internamente che esternamente, con empatia, diplomazia e professionalità.

• Affidabilità:

  attitudine al presidio continuo delle attività assegnate e alla gestione autonoma del tempo e delle scadenze.

Sede di Lavoro : Roma