Back Office - Amministrazione & Operations Associate

Pipein; Roma; In loco; EUR 25.000 - 30.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Una startup Deep Tech in rapida crescita con sede a Roma cerca un Back Office per supportare le operazioni quotidiane. Questa figura gestirà attività amministrative, fatturazione e logistica, lavorando a stretto contatto con i fondatori e il team. Si richiedono organizzazione, proattività e ottime capacità comunicative. Offriamo una retribuzione competitiva e la possibilità di crescita professionale in un ambiente dinamico. La posizione prevede orari flessibili e occasioni di trasferte in Europa.

Servizi

Retribuzione competitiva

Orari di lavoro flessibili

Possibilità di trasferte in Europa

Competenze

• Esperienza in ambito amministrativo, back office o operations.
• Italiano (madrelingua o livello C1) necessario.
• Inglese (livello B1/B2) utile per comunicazioni internazionali.

Mansioni

• Gestire attività amministrative quotidiane.
• Emissione di fatture e monitoraggio pagamenti.
• Organizzare trasferte lavorative e logistica.
• Coordinare fornitori e partner.
• Supportare processi interni e miglioramento delle operazioni.

Conoscenze

Organizzazione

Attenzione ai dettagli

Proattività

Competenze comunicative

Formazione

Diploma o laurea in ambito economico, amministrativo o gestionale

Descrizione del lavoro

Chi siamo

Pipein

sta trasformando il modo in cui le infrastrutture critiche vengono ispezionate e manutenute nei settori idrico e delle acque reflue, dell’energia, delle infrastrutture subacquee e delle grandi opere civili. Siamo una startup Deep Tech in rapida crescita che sviluppa DDS3 , un sistema integrato di robotica e software che combina robot di ispezione avanzati, in grado di operare all’interno di tubazioni, gallerie e altri ambienti complessi e confinati, con una piattaforma digitale dedicata all’acquisizione, all’analisi e alla valorizzazione dei dati. DDS3 trasforma i dati di ispezione in informazioni operative, consentendo una gestione degli asset più intelligente, la riduzione dei rischi e abilitando la manutenzione predittiva.

Pipein sta entrando in una fase di forte espansione, caratterizzata dalla crescita della tecnologia e da una sua crescente adozione sul mercato. Per accompagnare questa crescita, cerchiamo persone di talento pronte a unirsi al team. Nei prossimi mesi prevediamo di accrescere significativamente l’azienda : questo è quindi un momento unico per entrare in Pipein e contribuire in prima persona a plasmare il futuro della nostra tecnologia.

Il ruolo

Stiamo cercando una figura Back Office - Amministrazione & Operations che supporti le operazioni quotidiane di Pipein. Questo ruolo è fondamentale per garantire il corretto funzionamento dell’azienda e per garantire un’organizzazione efficiente che accompagni lo sviluppo e l’implementazione della tecnologia. Lavorerai a stretto contatto con i fondatori e con il team su più funzioni, occupandoti di attività amministrative, finanziarie e operative.

Non si tratta di un ruolo amministrativo limitato : in una startup in rapida crescita, il ruolo richiede flessibilità e capacità di gestire attività diverse, contribuendo progressivamente in modo proattivo a rendere più efficienti i processi interni e l’organizzazione del lavoro.

Questa posizione è ideale per chi ama un ruolo pratico e dinamico, apprezza la varietà delle attività e desidera lavorare in un contesto in crescita, dando un contributo concreto al funzionamento quotidiano dell’azienda.

Cosa farai

Back Office e Amministrazione : Ti occuperai delle attività amministrative di tutti i giorni, contribuendo a mantenere l’organizzazione interna ordinata ed efficiente.

Fatturazione e contabilità di base : Gestirai l’emissione delle fatture ai clienti, le fatture dei fornitori e il monitoraggio dei pagamenti, fornendo supporto alle attività contabili di base in collaborazione con consulenti e commercialisti esterni.

Supporto a report e documentazione economica : Darai supporto al monitoraggio delle spese e dei costi, alla rendicontazione e alla preparazione di report e riepiloghi a supporto del team, della direzione e in generale degli stakeholders.

Organizzazione viaggi e logistica : Ti occuperai dell’organizzazione di trasferte di lavoro, alloggi e aspetti logistici legati alle attività operative e alle campagne di ispezione, principalmente in Europa.

Coordinamento fornitori e partner : Supporterai la gestione dei rapporti con fornitori, prestatori di servizi e partner esterni, occupandoti anche gestione della documentazione contrattuale e delle attività amministrative di follow-up.

Supporto ai processi interni : Contribuire alla definizione, al miglioramento e al mantenimento dei processi amministrativi e operativi interni man mano che l’azienda cresce.

Supporto operativo generale : Fornirai supporto pratico ai fondatori e al team per le esigenze operative quotidiane, tipiche di una startup in rapida evoluzione.

Chi cerchiamo

Organizzazione e attenzione al dettaglio : Sei una persona ordinata e precisa, a tuo agio nel gestire più attività contemporaneamente rispettando scadenze e priorità.

Proattività e senso di responsabilità : Non aspetti che ti venga detto cosa fare e non ti limiti a eseguire le attività assegnate : quando noti un problema, un’inefficienza o un’opportunità di miglioramento, ti viene spontaneo intervenire e migliorare la situazione.

Dimestichezza con numeri e documenti : Ti senti a tuo agio nella gestione di fatture, spese, report e documentazione strutturata, lavorando a supporto delle attività contabili seguite da consulenti esterni.

Flessibilità e adattabilità : La nostra è una startup : le priorità possono cambiare e potresti supportare attività diverse di settimana in settimana.

Capacità comunicative : Sai comunicare in modo chiaro e professionale. Questa capacità è fondamentale per collaborare in modo efficace con fondatori, ingegneri, fornitori e partner esterni.

Formazione ed esperienza professionale

Titolo di studio: diploma o laurea in ambito economico, amministrativo o gestionale. Percorsi diversi ma coerenti con il ruolo saranno comunque valutati.

1–4 anni di esperienza: Hai già maturato una prima esperienza in ambito amministrativo, back office, operations o in ruoli simili e hai voglia di crescere all’interno di una realtà giovane. Motivazione, affidabilità e capacità di apprendimento sono importanti quanto l’esperienza pregressa.

Italiano (madrelingua o livello C1): necessario per le attività amministrative, finanziarie e istituzionali, nonché per la gestione della documentazione e delle comunicazioni formali.

Inglese (livello B1 / B2 o superiore): utilizzato per la comunicazione interna e il coordinamento con partner, fornitori e stakeholder internazionali.

Perché unirsi a Pipein?

Ruolo centrale in una Startup in crescita : Avrai un ruolo chiave nelle operazioni quotidiane di una startup in crescita, lavorando a stretto contatto con i fondatori e occupandoti di attività che permettono all’organizzazione di operare in modo efficace ogni giorno.

Grande opportunità di apprendimento : Potrai acquisire esperienza pratica in ambito amministrativo, finanziario e operativo, sviluppando competenze trasversali che in aziende più strutturate richiedono molto più tempo.

Accesso Diretto ai Processi Decisionali : Lavorerai fianco a fianco con i fondatori, seguendo da vicino le decisioni operative e organizzative e comprendendo come cresce una startup nelle sue fasi iniziali.

Varietà e Responsabilità : Nessuna giornata è uguale al’altra. Avrai responsabilità reali e vedrai l’effetto diretto del tuo lavoro sulla crescita dell’azienda.

Ambiente Deep-Tech : Entrerai in una realtà che sviluppa sistemi robotici per ambienti complessi e potrai vedere da vicino cosa significa costruire e far crescere una startup deep-tech.

Cosa offriamo

Retribuzione competitiva : RAL indicativa compresa tra €25.000 e €30.000, in linea con esperienza e responsabilità, con possibilità di crescita al crescere dell’azienda.

Orari di lavoro flessibili: Flessibilità oraria e possibilità di smart working parziale , compatibilmente con le esigenze operative.

Esperienza in una Startup deep-tech e crescita professionale: Un ruolo centrale in una startup deep-tech in crescita, con responsabilità concrete e la possibilità di sviluppare rapidamente le proprie competenze lavorando a stretto contatto con i fondatori e su diverse funzioni aziendali.

Possibilità di trasferte in Europa : Possibilità di partecipare a trasferte occasionali presso siti di ispezione e attività di deployment in Europa, con esposizione diretta alle operazioni sul campo e ai clienti.

Processo di selezione

Il nostro processo di selezione è pensato per essere trasparente ed efficiente, consentendo sia a te sia a Pipein di valutare in modo concreto il reciproco allineamento.

Colloquio introduttivo (30 minuti) : Primo incontro conoscitivo per comprendere il tuo background, la tua esperienza, la motivazione e il fit culturale. Allo stesso tempo, potrai capire se il ruolo, il team e il contesto aziendale fanno per te.

Colloquio focalizzato sul ruolo (45-60 minuti) : Un colloquio approfondito con i fondatori, incentrato sulla tua esperienza amministrativa, organizzativa e operativa, con esempi pratici di gestione di attività, priorità e responsabilità.

Incontro in presenza (2-3 ore) : Trascorrerai del tempo con il team confrontandoti su situazioni e casi concreti legati alle attività quotidiane. È un colloquio più approfondito, pensato per capire il tuo modo di lavorare e offrirti una visione concreta dell’ambiente e delle persone con cui potresti collaborare.

Una breve lettera di presentazione è molto apprezzata e può essere inviata a [e-mail].