Assistante Direction jobs in Spain

DescriptionPilier de l'organisation et partenaire de confiance, placé(e) sous l'autorité de la responsable du Pôle Partenariats Innovations Handicaps, l'Assistant(e) de Direction assure un rôle stratégique en facilitant la gestion des priorités et en optimisant le quotidien de la direction et de l'équipe. Pour ce faire, vous serez notamment en charge de : Assurer l'accueil physique et téléphonique du public ainsi que l'information de premier niveau. Constituer, actualiser et assurer le suivi des différents dossiers (documentaires, administratifs, usagers, formation). Suivre le budget et gérer la régie, y compris les notes de frais. Organiser le classement et l'archivage des documents en lien avec les membres de l'équipe. Mettre à jour et assurer le suivi des tableaux de bord. Préparer et participer aux réunions : prise de notes et rédaction des comptes rendus, avec soutien IA Gérer l'espace de travail collaboratif en coordination avec l'équipe d'encadrement. Mettre à jour et utiliser les logiciels dédiés tels que Médiateam, Digiforma, Via Trajectoire, E-Sedit, Plexus, Leexi ou tout autre outil nécessaire au fonctionnement du service. Réaliser une veille documentaire régulière. Organiser et mettre à jour les agendas et plannings du service. Participer au suivi des projets et à la mise en œuvre des actions du service, avec un rôle actif dans le développement de nouveaux projets. Organiser administrativement les formations et sensibilisations Produire et mettre en forme divers travaux bureautiques. Assurer le relais des informations auprès des services du Pôle et des Services Supports Nous avons l'opportunité parfaite pour vous si : Vous êtes titulaire d'un Bac + 2 (BTS assistant de direction, SP3S ou équivalent), vous disposez d'une expérience significative réussie sur un poste similaire ; Vous faites preuve d'une grande autonomie et disposez de bonnes capacités d'adaptation ; Vous avez une maîtrise totale des outils numériques (Word / Excel / PWP / Outlook / Teams.) Vous possédez des capacités de rigueur et d'organisation ; Vous êtes force de proposition et assurez un réel soutien stratégique auprès de la direction ; Vous êtes doté(e) d'un réel intérêt pour le travail d'équipe ; Vous disposez de qualités relationnelles et rédactionnelles avérées ; Vous savez vous rendre disponible et respectez le secret professionnel ; Vous disposez de capacités à travailler en transversalité, avec de multiples interlocuteurs, et à relayer les informations. Les conditions : Recrutement par voie statutaire ou à défaut par voie contractuelle CDD 3 ans Le poste est à pourvoir prioritairement sur le grade de Rédacteur. À défaut, les candidatures sur le grade d'adjoint administratif principal 1ère classe pourront être étudiées. Rémunération selon profil et conditions statutaires, régime indemnitaire + participation prévoyance + Amicale du personnel Temps plein (39h hebdomadaires travaillées avec 23 jours de RTT) Télétravail possible Poste à pourvoir dès à présent Les candidatures, lettre de motivation et CV sont à adresser à Madame la Vice-Présidente du Centre Communal d'Action Sociale, avant le 18 juillet 2025 Objet : « Assistant de direction La ruche des possibles - réf 3827 » Les entretiens se dérouleront le 21 juillet 2025 après-midi Modalité des entretiens : test pratique suivi d'un entretien

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• Débutant accepté
  
  

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
  
  

Source: France Travail (https://www.francetravail.fr/)