Assistant de direction (H/F)

UNIVERSITE D'ORLEANS; Orléans; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française à Orléans recherche un Assistant de direction (H/F) pour assurer le soutien administratif du laboratoire PRISME. Le candidat idéal a une formation en gestion administrative et maîtrise les outils bureautiques. Le poste est en CDD d'1 an avec une durée de travail de 37H30 par semaine. Les débutants sont acceptés.

Qualifications

• Formation en gestion administrative ou assistanat de direction.
• Expérience sur des fonctions similaires est un plus.

Responsabilités

• Assurer la fonction d'assistance de direction.
• Participer à la gestion administrative et financière du laboratoire.
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs.
• Participer aux réunions des conseils de laboratoire et conseils scientifiques.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques et informatiques

Être organisé et rigoureux

Être réactif et savoir gérer les priorités

S'adapter aux changements et aux situations d'urgence

Avoir le sens du contact et des relations humaines

Formation

Bac ou équivalent Secrétariat assistanat

Bac ou équivalent Secrétariat assistanat direction

Description du poste

Offre n° 199NQMF Assistant de direction (H/F)

Mission Affecté(e) au sein du laboratoire PRISME, votre mission consiste à assurer les fonctions polyvalentes d'assistance de la direction et d'assistance logistique du laboratoire. Vous réalisez les actes administratifs du laboratoire dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

Activités principales

• Assurer la fonction d'assistance de direction de l'UR PRISME et coordonner la répartition du travail avec l'autre secrétaire du laboratoire.
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure.
• Participer à la rédaction des documents.
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion du laboratoire et alimenter les tableaux de bord.
• Répondre aux demandes d'informations des autres services, l'extérieur et diffuser de l'information en interne et en externe.
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances.
• Établir les demandes de bon de commande et en assurer le suivi (réception et redistribution). Donner les accords sur factures.
• Recueillir et transmettre les pièces justificatives aux gestionnaires des services financiers.
• Assurer la gestion et le suivi des missions des membres du laboratoire et des invités (suivre l'établissement des Ordres de Mission, instruire les demandes manuelles, réserver les titres de transport et d'hébergement, instruire les demandes de remboursement).
• Instruire les dossiers de demande ZRR (Zone à Régime Restrictif) en vérifiant la régularité administrative (regroupement des pièces, vérification des demandes ZRR, transmission du dossier au référent ZRR de l'Université).
• Suivre et mettre à jour des listes des demandes d'accès ZRR.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers).
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité régulière du laboratoire et lors des manifestations organisées par les membres du laboratoire (jurys, comités, conférences, réunions, séminaires, colloques, etc.).
• Instruire les dossiers administratifs pour le recrutement des nouveaux membres du laboratoire (EC, IATSS, et stagiaires).
• Organiser les soutenances de thèses.
• Organiser le séminaire annuel du laboratoire.
• Participer aux réunions des conseils de laboratoire et conseils scientifiques.

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

• Formation en gestion administrative ou assistanat de direction.
• Expérience sur des fonctions similaires est un plus.

Compétences et qualités requises

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.
• Être organisé et rigoureux.
• Être réactif et savoir gérer les priorités.
• S'adapter aux changements et aux situations d'urgence.
• Avoir le sens du contact et des relations humaines.

Contact

M. RAMDANI - Directeur du laboratoire PRISME
[e-mail]

Ne pas postuler via cette adresse email. Lien pour postuler : Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu'au 23/11/2025.

Type de contrat

• CDD - 12 Mois

Durée du travail : 37H30/semaine

Travail en journée. Salaire : Catégorie B

Profil souhaité

• Débutant accepté
• Bac ou équivalent Secrétariat assistanat
• Bac ou équivalent Secrétariat assistanat direction

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité.
• Assurer un accueil téléphonique.
• Gestion administrative du courrier.
• Planification des tâches et gestion des priorités.

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.
• Faire preuve de rigueur et de précision.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

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