Université Lyon 1 - Assistant évènementiel (H/F)

Université Claude Bernard Lyon 1; Tournon-sur-Rhône; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université en France recherche un Assistant évènementiel pour gérer la logistique des événements aux côtés des équipes de production. Les missions incluent la préparation et le suivi administratif des événements, ainsi que l'accueil des intervenants et participants. Les candidats doivent avoir un Baccalauréat, des compétences organisationnelles, maîtriser l'anglais et avoir une bonne connaissance des outils bureautiques. Un emploi CDD de 8 mois est proposé avec une rémunération de 2173.73€ brut par mois.

Qualifications

• Connaissances de l'organisation et du fonctionnement d’une administration de l'État.
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion courante.
• Règles de gestion administrative et comptable de base.
• Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral.

Responsabilités

• Aider à la préparation logistique des événements.
• Assurer le suivi administratif et budgétaire de l’événement.
• Préparer le matériel nécessaire pour les événements.
• Participer à l’accueil des intervenants et participants.

Connaissances

Organisation et hiérarchisation des tâches

Règles de gestion administrative

Capacité à partager les informations

Maîtrise de l'anglais

Formation

4ème Baccalauréat

Outils

Outils bureautiques

Logiciels de gestion

Description du poste

Université Lyon 1 - Assistant évènementiel (H/F)

Référence : 2025-2136103

Fonction publique : Fonction publique de l'État

Employeur : Université Claude Bernard Lyon 1

Localisation : Campus Lyon-Tech la Doua

Domain : Communication

Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Expérience souhaitée : Débutant

Rémunération : Fourchette indicative pour les contractuels 2173.73€ brut/mois; Fourchette indicative pour les fonctionnaires non renseignée

Catégorie : Catégorie B (profession intermédiaire)

Vacant à partir du 02/02/2026 – CDD de 8 mois (Chargé(e)/Chargé de production évènementielle)

Vos missions

• Aide à la préparation logistique des événements : réservation des salles, demande de devis et suivi des demandes aux prestataires, gestion des commandes, réservation des hébergements et des transports pour les conférenciers.
• Assurer le suivi administratif et budgétaire de l’événement : contrôle des devis, demandes d’achat, bons de commande et factures.
• Préparation du matériel nécessaire à la tenue de l’événement : signalétique, badges.
• Participer à l’accueil des intervenants, des participants et des prestataires le jour J.
• Recherche de nouveaux lieux et de nouveaux prestataires : assurer une veille dans le domaine.
• Toute autre tâche liée au bon déroulement des événements.

Profil recherché

Connaissances

• Organisation et fonctionnement d’une administration de l’État (notions).
• Utiliser les outils bureautiques et logiciels de gestion courante.
• Règles de gestion administrative et comptable de base.
• Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral.

Compétences opérationnelles

• Organiser et hiérarchiser les tâches dans des délais contraints.
• Réactivité.
• Bonne capacité à partager les informations de suivi.

Qualités personnelles

• Sens de l’organisation et de la rigueur.
• Réactivité et adaptabilité.
• Qualités relationnelles et sens du service.
• Discrétion professionnelle.

Relations fonctionnelles

• En interne : relations régulières avec les services supports : Pôle Gestion Financière, Pôle Voyages Affaires, entre autres.
• En externe : contacts avec les prestataires (traiteurs, salles, hôtels, etc.).

Niveau d’études minimum requis

4ème Baccalauréat

Compétences attendues

Une première expérience serait idéale mais pas nécessaire.

Éléments de candidature

Documents à transmettre : CV et lettre de motivation obligatoires.
Postuler dès que possible : envoyez un CV et lettre de motivation à [e-mail].

Localisation

43 Boulevard du 11 Novembre 1918, 69100 Villeurbanne