Un(e) assistant de direction (H/F)

Aapise; Bruyères-le-Châtel; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation à but non lucratif située à Bruyères-le-Châtel recherche un(e) assistant de direction pour assurer la gestion administrative et le soutien au personnel. Le candidat doit avoir un diplôme de niveau IV et une maîtrise des logiciels WORD et EXCEL. Des compétences en communication et une bonne organisation sont essentielles. Poste à temps complet avec une rémunération selon la CCN du 15 Mars 1966.

Qualifications

• Très bonne maîtrise des logiciels WORD et EXCEL.
• Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale.
• Connaissance du public accueilli et techniques de communication.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique.
• Préparer et suivre les différents événements institutionnels.
• Gestion administrative des usagers et du personnel.

Connaissances

Maîtrise des logiciels WORD et EXCEL

Capacités rédactionnelles

Communication orale

Discrétion

Sens de l’organisation

Capacité à travailler en équipe

Formation

Diplôme de niveau IV (Baccalauréat)

Description du poste

Recrute pour la plateforme ressources

Un(e) assistant de direction (H/F)

CDI à temps complet – 35h hebdomadaires

Poste à pourvoir dès que possible

Sous la responsabilité de la directrice-adjointe de l’établissement et en lien avec les services supports du Siège Social de l’AAPISE les principales missions sont:

Gestion et organisation administrative

• Assurer l’accueil physique et téléphonique;
• Préparer, organiser et suivre les différents temps/rituels professionnels et événements institutionnels;
• Enregistrement du courrier arrivant et sortant;
• Prise de notes et rédaction de compte-rendu de réunion;
• Rédiger et mettre en forme des documents (comptes-rendus, courriers, mails, rapports…) et en assurer la diffusion;
• Gérer et mettre à jour les bases de données et outils administratifs;
• Assurer le classement et l’archivage des documents;
• Assurer en amont la préparation, la rédaction et le suivi des dossiers;
• Gestion du stock de matériel de bureau;
• Déclaration sinistre auprès de l’assureur;
• Tenue du dossier administratif des usagers.

Gestion du personnel

• Participer à la logistique liée aux recrutements et aux formations;
• Assurer le suivi administratif du personnel;
• Gérer les éléments mensuels de paie;
• Constituer les dossiers administratifs de recrutement;
• Tenir à jour le registre du personnel;
• Assurer la gestion du planning et du temps de travail (arrêts maladie, visites médicales, demandes de congés, titres-restaurant…);
• Mise à jour et archivage des dossiers des salariés;
• Déclaration des accidents du travail.

Gestion comptable

• Tenue de la caisse;
• Récupération, vérification et transmission des documents comptables au référent comptable.

Compétences techniques

• Très bonne maîtrise des logiciels WORD et EXCEL et des outils de messagerie;
• Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale;
• Connaissance ou appétence pour le public accueilli;
• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.

Aptitudes professionnelles

• Discrétion et respect de la confidentialité;
• Sens de l’organisation et rigueur;
• Aisance relationnelle;
• Autonomie, disponibilité et réactivité;
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire;
• Capacité à s’adapter aux changements et à gérer les situations d’urgence;
• Capacité à prendre des initiatives.

Diplômes et expériences requis

Un diplôme de niveau IV (Baccalauréat) est requis pour ce profil de poste.

Rémunération selon CCN du 15 Mars 1966

Permis B: Souhaité

Poste basé à Bruyères-Le-Châtel

Merci d’envoyer CV et lettre de motivation (de préférence par mail), en précisant la référence de l’annonce, à :