SECRETAIRE MEDICAL(E) SERVICE DE RADIOTHERAPIE - H/F

Centre Hospitalier Universitaire De Bordeaux; Pessac; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital de la région recherche 5 secrétaires pour un poste de secrétariat conventionnel. Les secrétaires seront responsables de l'accueil des patients, de la gestion des dossiers médicaux, ainsi que de la coordination des soins en radiothérapie. Une expérience dans un service similaire et la certification SAMS SMMS sont requises. Le candidat idéal doit avoir un excellent niveau d'orthographe et être rigoureux, fiable, et sérieux.

Qualifications

• Une expérience concluante au sein d'un service similaire serait un plus.
• Connaissance du fonctionnement hospitalier est souhaitée.

Responsabilités

• Accueillir les patients au téléphone et physiquement.
• Gérer les dossiers médicaux des patients.
• Coordonner la prise en charge des patients.

Connaissances

Excellente orthographe

Connaissance du Pack OFFICE

Rigueur

Fiabilité

Sérieux

Formation

Certification SAMS SMMS

Description du poste

Description

Poste de secrétariat conventionnel : 5 secrétaires équivalent temps plein

• Accueil téléphonique et physique des patients et des intervenants divers (médecins, laboratoires extérieurs, sociétés de transport, etc.)
• Mise en forme informatique au moyen de la reconnaissance vocale des comptes rendus de consultation de radiothérapie, de mise en traitement, de fin de traitement sur dx care, certificats médicaux et attestations
• Gestion des dossiers (création, classement, archivage et numérisation)
• Création de documents divers permettant une meilleure coordination du service
• Tri du courrier (mise sous pli, réception, gestion du fax)
• Gestion des mails internes et externes (boîte personnelle et générale)
• Envoi des examens aux patients
• Commande des fournitures de bureau

Missions ponctuelles/Particularités

Chacune des 5 secrétaires est référente de deux médecins pour lesquels elle effectue les missions suivantes :

• Accueil téléphonique
• Gestion des agendas
• Gestion des rendez-vous de consultation de suivi et de nouveaux patients, inscription en RCP
• Examens

Poste de coordination de la prise en charge des patients en amont de la radiothérapie (3 secrétaires)

• Gestion des demandes de consultation des nouveaux patients en fonction des spécialités médicales des radiothérapeutes, du délai souhaité ou post-thérapeutique (si urgence planification sur le 1er créneau disponible quel que soit le radiothérapeute), récupération des demandes de radiothérapie suite RCP
• Préparation et vérification de la complétude des dossiers avant la consultation
• Gestion des demandes de radiothérapie avec prise en compte des délais de prise en charge : vérification de l'identité du patient, création dossier SIRTH, planification consultation, examens et rendez-vous associés
• Transmissions quotidiennes avec manipulatrice du scanner qui planifie le scanner de centrage, coordination chimiothérapie et planification de mise en traitement
• Convocation patient
• Coordination en cas d'ajustement du schéma thérapeutique
• Reconvocation des patients en cas d'aléas au niveau de la préparation du traitement en collaboration avec la manipulatrice de coordination
• Confirmation des convocations des nouveaux patients (J-2)
• Confirmation des scanners de centrage (J-1)
• Saisie des délais de mise en traitement

Poste d'assistante chargée de l'élaboration du tableau d'astreintes hebdomadaires (2 secrétaires)

• Organisation et élaboration du planning des astreintes selon les vacations et les absences des intervenants suivants : médecins, internes, physiciens, attache de recherche clinique, soins de support (assistante sociale, psychologue, diététicienne, socio-esthéticienne), techniciens et encadrement (cadre de santé, responsable médical et responsable physique)
• Tenue à jour des tableaux généraux, calendrier de la coordination, salle de réunion
• Mise à jour dans Ox planning, Mosaiq
• Réalisation de tableaux prévisionnels pour les congés
• Diffusion hebdomadaire par mail, distribution et affichage dans le service

Principales activités :

• Diffusion hebdomadaire par mail, distribution et affichage dans le service
• Prise de rendez-vous, gestion des agendas
• Gestion du circuit de document et du dossier patient
• Gestion et traitement des données / information (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi
• Organisation, coordination des programmations liées à la prise en charge médicale

Missions spécifiques/particularités du poste :

• Coordination de la prise en charge
• Accueil téléphonique
• Courriers urgents et de mise en traitement
• Suivi des délais d’envoi des courriers

Profil recherché

Une expérience concluante au sein d'un service similaire serait un plus.

Certification SAMS SMMS requise.

Excellent niveau d'orthographe, connaissance Pack OFFICE

Connaissance du fonctionnement hospitalier

Rigueur, fiabilité et sérieux