Secrétaire H / F

Synergie; Malakoff; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution publique française recherche un(e) assistante administrative pour fournir un soutien logistique et administratif. Le candidat idéal doit avoir de bonnes compétences en secrétariat, maîtriser des outils comme Word et Excel, et être capable de gérer des priorités. Le poste est situé à Malakoff avec une mission jusqu'au 31 décembre 2025.

Qualifications

• Expérience préalable en secrétariat avec bonne orthographe.
• Esprit d'analyse et de synthèse requis.
• Dynamisme et disponibilité pour le travail en équipe.

Responsabilités

• Assurer un soutien administrative et logistique pour la division.
• Gérer les appels téléphoniques et l'accueil physique.
• Organiser les réunions et déplacements des membres de la division.

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

Rigueur et respect des délais

Capacité à anticiper et gérer les imprévus

Qualités relationnelles

Formation

Formation en secrétariat

Outils

Microsoft Word

Microsoft Excel

Description du poste

Notre client, établissement public qui contribue à mettre en oeuvre la politique de la France en matière de développement et de solidarité internationale.

En qualité d'assistante administrative et rattachée au Département Mobilisation Partenariats nationaux (MPN) votre mission principale, est d'assurer des missions classiques de secrétariat notamment d'apporter un appui logistique et administratif aux membres de la Division.

Réaliser les missions d'appui et de secrétariat pour la division

Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, invitations, appels téléphoniques)

Suivre les dossiers de conformité / accréditation des partenaires (diffusion du courrier, mise à jour des tableurs)

Organiser l'agenda collectif et la prise de des rendez-vous en fonction des priorités de la division

Réaliser des travaux d'appui pour le service (archivage) et les membres de la division

Organiser la logistique des réunions ou événements / séminaires (identification des prestataires, pauses café, réservation de salle, connexion à distance)

Assurer l'accueil téléphonique et physique de la division

Organiser les missions et déplacements des membres de la division

Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc.

Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes

Réalisation des notes de frais en conformité avec les règles et procédures internes

Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, et interlocuteurs externes

Lieu : Paris 12

Durée de la mission : du au 31 / 12 / 2025 35h

Responsabilités

• Réaliser les missions d'appui et de secrétariat pour la division
• Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, invitations, appels téléphoniques)
• Suivre les dossiers de conformité / accréditation des partenaires (diffusion du courrier, mise à jour des tableurs)
• Organiser l'agenda collectif et la prise de des rendez-vous en fonction des priorités de la division
• Réaliser des travaux d'appui pour le service (archivage) et les membres de la division
• Organiser la logistique des réunions ou événements / séminaires (identification des prestataires, pauses café, réservation de salle, connexion à distance)
• Assurer l'accueil téléphonique et physique de la division
• Organiser les missions et déplacements des membres de la division
• Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc.
• Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes
• Réalisation des notes de frais en conformité avec les règles et procédures internes
• Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, et interlocuteurs externes

Qualifications

• Formation et expérience secrétariat, bonne orthographe
• Très bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel)
• Qualité d'organisation du travail, de méthode, de rigueur et de respect des délais
• Esprit d'analyse et de synthèse
• Capacité à anticiper et à gérer les imprévus, les priorités. Répondre aux demandes dans des délais courts
• Qualités relationnelles, dynamisme, disponibilité, goût et sens du travail en équipe
• Une bonne connaissance des procédures et applications de l'AFD serait un plus