Secrétaire des services techniques (H/F)

Tours Métropole; Arrondissement de Tours; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une métropole française recherche un Secrétaire des services techniques à Rochecorbon. Le poste implique l'accueil des usagers, la gestion administrative des services techniques et le suivi des demandes. Les candidats doivent avoir un Baccalauréat ou un diplôme équivalent, ainsi qu'une expérience similaire appréciée. La maîtrise d'Excel et d'autres outils informatiques est indispensable. Un bon niveau d'organisation et de rigueur est également requis. Ce poste à temps complet offre de nombreux avantages.

Prestations

20 jours de RTT/an

Participation mensuelle santé / prévoyance

Prise en charge à 75% des frais de trajet

Forfait mobilité durable

Avantages Comité des Œuvres Sociales

Qualifications

• Expérience dans un poste similaire appréciée.
• Connaissance de la fonction publique territoriale.
• Confidentialité et discrétion professionnelle.

Responsabilités

• Accueil des usagers et gestion des demandes.
• Suivi des commandes et des budgets.
• Utilisation d'outils d'IA pour optimiser la gestion.

Connaissances

Capacité d’adaptation

Rigueur

Organisation

Maîtrise des outils informatiques

Polyvalence

Formation

Baccalauréat ou diplôme équivalent

Outils

Excel

Word

Logiciels de gestion administrative

Description du poste

Entreprise

Composée de 22 communes, Tours Métropole Val de Loire est une métropole française active et en devenir de plus de 300 000 habitants. Elle est le 1er bassin d’emploi de la Région Centre-Val de Loire, le 1er pôle universitaire de la région, et possède 5 centres d’études et recherche, 1 CHRU, 6 monuments classés ; et bien entendu… la Loire, inscrite au patrimoine mondial de l’Unesco. Ici, on sait cultiver un art de vivre singulier, concilier patrimoine, tradition, développement et modernité, en respectant les équilibres.

Un aéroport international (Tours Val de Loire), ainsi que des liaisons TGV quotidiennes en provenance ou à destination de Paris, rendent par ailleurs le territoire tourangeau très accessible.

Tours Métropole Val de Loire regorge en outre de projets à construire ensemble, dont la 2ème ligne de tramway constitue le plus emblématique.

Résolument accueillante et inclusive, Tours Métropole est en outre attachée à la qualité de vie au travail de chacune, chacun au quotidien, et entend valoriser toutes les énergies, toutes les compétences, pour porter ses projets, partager ses valeurs et son ambition…

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Poste

Secrétaire des services techniques (H/F), à la Direction Circulation Voirie – secteur Rochecorbon

Lieu d'exercice du poste : Rochecorbon

Classification RIFSEEP : C2

Cadre d'emploi : Adjoints administratifs Territoriaux

Temps de travail : Poste à temps complet (39H)

Recrutement : par voie statutaire ou contractuelle

Poste ouvert aux candidats Reconnus en Qualité de Travailleurs Handicapés

Missions principales

Accueil physique et téléphonique des services techniques :

• Accueil physique et téléphonique et informations auprès des administrés, des usagers des bâtiments communaux, des partenaires professionnels…
• Gestion des demandes d’interventions auprès des services techniques (analyse de la demande, enregistrement, transmission, programmation et suivi)
• Traitement et suivi du courrier reçu et émis.
• Traitement des demandes d’intervention sur l’éclairage public et suivi des demandes.
• Traitement des demandes d’intervention sanitaires et de salubrité publique (insectes, rongeurs, nuisibles…)
• Traitement et suivi des demandes de manifestation (approvisionnement, prêt et planification départ/retour des mobiliers, plans d’installation le cas échéant, autorisation administratives, circuit…)
• Gestion des clés des bâtiments communaux en lien avec l’accueil.

Appui à la gestion administrative des services techniques :

• Suivi du planning d’interventions des agents du service en lien avec le Directeur des services techniques, ainsi que suivi du planning prévisionnel des agents
• Préparation, saisie et contrôle des bons de commandes, suivi des commandes, vérification et suivi des factures Tours Métropole Val de Loire (fonctionnement et investissement)
• Participation à la gestion des budgets communaux et métropolitains :
• Suivi des dépenses et recettes liées aux interventions des services techniques.
• Collaboration avec les services financiers pour l’élaboration et le suivi des budgets alloués aux projets techniques.
• Vérification de la conformité des dépenses avec les enveloppes budgétaires définies.
• Reporting régulier sur l’état d’avancement des budgets.
• Suivi et gestion des commandes des Équipements de Protection Individuelle (EPI) pour les agents des services techniques : identification des besoins, passation des commandes, vérification des stocks, et distribution aux agents concernés.
• Traitement et suivi des demandes de DICT, permissions de voirie, et autorisations administratives en lien avec les partenaires. Arrêtes de circulation
• Élaboration et suivi des arrêtés municipaux (circulation, stationnement, salubrité publique, etc.) en collaboration avec les services juridiques et les élus.
• Traitement et suivi administratif et technique des dossiers : consultations, décisions, délibérations, dématérialisation des actes…
• Gestion des commandes et approvisionnement des stocks (EPI des agents des services techniques, fournitures de bureau, matériaux des ST…)
• Utilisation d’outils d’intelligence artificielle pour optimiser la gestion des demandes (classement automatique des courriers, analyse des tendances de réclamation, assistance à la rédaction de documents administratifs, etc.).

Missions secondaires

• Archivage des documents et gestion des archives techniques, en partenariat avec les archives départementales.
• Référent quart d’heure sécurité de Tours Métropole Val de Loire (TMVL) pour les agents techniques

Qualités requises

• Capacité d’adaptation, réactivité, polyvalence
• Rigueur, organisation et méthode
• Sens de l’initiative et capacité à proposer des améliorations dans les processus administratifs.
• Maitrise des techniques d’accueil du public
• Maîtrise des outils informatiques :

Excel (niveau avancé : tableaux croisés dynamiques, formules complexes, gestion de bases de données).

Logiciels de gestion administrative (ERP, logiciels de suivi des interventions, outils de gestion des stocks).

Traitement de texte (Word, LibreOffice), tableurs, et bases de données.

Outils de messagerie et d’agenda (Outlook)

• Maitrise de l’outil informatique (boite mail, traitement de texte, tableur, bases de données)
• Connaissance des outils numériques innovants (IA, automatisation de processus administratifs).
• Connaissance des normes et réglementations liées aux Équipements de Protection Individuelle (EPI).
• Rédaction de tous types de documents opérationnels courants en maitrisant les règles d’orthographe et de grammaire

Profil

• Niveau d’études : Baccalauréat (niveau IV) ou diplôme équivalent.
• Expérience dans un poste similaire,
• Connaissance de la fonction publique territoriale
• Sensibilité aux enjeux de la transformation numérique et de l’intelligence artificielle appliquée aux services publics.
• Capacité à faire preuve de confidentialité et de discrétion professionnelle dans le traitement des informations sensibles.

Avantages

• Modalité de temps de travail : 39 heures hebdomadaires avec 20 jours de RTT/an
• Participation mensuelle santé / prévoyance (mutuelle labellisée uniquement)
• Prise en charge à 75% des frais de trajet domicile-travail (abonnement transport en commun uniquement)
• Forfait mobilité durable
• Avantages Comité des Œuvres Sociales

Merci de joindre à votre candidature vos diplômes et, si vous êtes titulaire d’une Fonction Publique, votre dernier arrêté de situation administrative et vos trois derniers comptes rendus d’évaluation professionnelle.

Pour tout renseignement complémentaire, s’adresser à Monsieur FREMONT, directeur des services techniques de Rochecorbon au 06.38.21.67.62.