Secrétaire de formation (H/F)

ITES; Brest; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une organisation de formation à Brest recherche un(e) Secrétaire de formation pour assister à l'organisation des formations et assurer le suivi administratif. Le poste en CDD de 0,70 ETP requiert un Bac+2 et une expérience en secrétariat pédagogique. Le candidat idéal maîtrise les outils bureautiques et fait preuve de rigueur et de précision dans son travail.

Qualifications

• Formation initiale en secrétariat (diplôme niveau 5).
• Expérience réussie dans le secrétariat pédagogique au sein d'un organisme de formation.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat administratif et pédagogique des formations.
• Suivi administratif des parcours de formation.
• Collaboration avec les secrétaires des autres sites.

Connaissances

Classer des documents

Gestion administrative du courrier

Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Mettre à jour un dossier, une base de données

Formation

Bac+2 ou équivalent

Description du poste

Offre n° 197BKZV
Secrétaire de formation (H/F)

CARACTERISTIQUES DU POSTERéférence : Convention Collective 15 mars 1966Type de contrat : CDDDate d'embauche : Dès que possible jusqu'au 28/09/2025 (renouvellement possible si prolongation de l'absence du salarié remplacé)Temps de travail : 0,70 ETP - Poste basé à BRESTMISSIONSSous la responsabilité de la directrice et sous l'autorité déléguée du Responsable de Pôle, vous exercez votre mission de Secrétariat administratif et pédagogique sur le pôle des formations aux métiers de l'animation et de l'accompagnement au quotidien.Votre rôle est d'assister le Responsable de pôle et les formateurs dans leurs missions pour assurer l'organisation et le bon déroulé des formations dans le respect de la démarche qualité mise en œuvre. Dans une logique de continuité de service, vous coopérez avec les autres secrétaires des sites de l'ITES et participez activement à la vie de l'établissement. Votre activité s'organise autour des domaines suivants :- Gestion des formations : accueil physique et téléphonique des étudiants et des stagiaires ; suivi administratif des parcours (conventions de formation, convocations, feuilles d'émargement, suivi des présences, attestations de formation, évaluations, synthèse pour le commanditaire..) ; veille, préparation et diffusion des informations utiles au bon déroulement de l'organisation matérielle et logistique des formations (salles, accueil, matériel, supports pédagogiques, organisation des déplacements, soutien aux formateurs occasionnels et aux intervenants.) ; participation au suivi pédagogique des formations en relation avec l'équipe pédagogique et le Responsable de pôle.- Activités à caractère comptable : préparation des bons de commandes, préparation des contrats des formateurs occasionnels, suivi des demandes de prise en charge.- Gestion documentaire des activités : traçabilité des correspondances, collecte et gestion des documents (supports pédagogiques, contrats, conventions, listes d'émargement, attestations, tout document utile au suivi.), classement, archivage.- Démarche qualité : collecte et actualisation des documents nécessaires à la démarche qualité ; identification des points de progrès et proposition de pistes d'amélioration.COMPETENCES ET EXPERIENCES ATTENDUES- Formation initiale en secrétariat (diplôme niveau 5 (BTS, DUT.)- Expérience réussie dans le secrétariat pédagogique au sein d'un organisme de formation- Bonne maîtrise des outils bureautiques- Faire preuve de rigueur dans la gestion de volumes importants de données- Anticiper, planifier et adapter de manière autonome l'activité pour garantir les échéances- Travailler de manière collaborative avec des interlocuteurs internes et externes.- Le sens de l'accueil, de l'écoute, le goût du contact, la disponibilité et la confidentialité sont autant de qualités attendues dans l'exercice de cette mission de secrétariat.POSTECDD, 0,70 ETP, classification selon grille CCN 66, situé à BREST

Type de contrat CDD - 1 Mois
Contrat travail Durée du travail Temps partiel - 24H30/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1862.0 Euros sur 12.0 mois

Déplacements Déplacements: Ponctuels

Profil souhaité

Expérience

• 1 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Cette formation est indispensable

Compétences

• Classer des documents
• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.

Employeur

10 à 19 salariés

L'Association pour la Sauvegarde de l'Enfance, de l'Adolescence et des Adultes du Finistère,gérant des services et établissements dans le secteur de la formation, du socio-éducatif, du médico-social de l'insertion et de la prévention.Mme Marianne ELIES

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