Secrétaire d'agence (H / F) - CDD

L’Union sociale pour l’habitat; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation d'assistance sociale recherche un(e) secrétaire pour assister le Responsable d'Agence à Paris. Vous serez en charge de l'organisation des communications, de la gestion des rendez-vous et de l'archivage des documents. Le candidat idéal détient un Bac + 2 et a au moins 3 ans d'expérience dans un poste similaire. Une bonne maîtrise des outils bureautiques est essentielle.

Qualifications

• 3 ans d'expérience minimum souhaitée dans une fonction similaire.
• Aisance relationnelle et capacité à travailler en transverse.
• Disponibilité requise.

Responsabilités

• Réceptionner, trier et distribuer le courrier.
• Gérer les communications téléphoniques et l'agenda du chef d'agence.
• Rédiger des comptes-rendus et les diffuser.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Qualités rédactionnelles

Organisation et gestion des priorités

Aisance relationnelle

Formation

Bac + 2 dans les domaines de l'assistanat

Outils

Pack Office

OUTLOOK

Description du poste

Description de la mission

Au sein de l'une de nos agences, la / le secrétaire assure l'assistanat du Responsable d'Agence. Il organise, coordonne la transmission et la rédaction des informations du service.

Lieu : Paris 19ème

Missions principales

• Réceptionne, trie et distribue le courrier et les parafeurs de l'Agence.
• Veille à l'archivage des documents;
• Gère les communications téléphoniques et l agenda du chef d agence;
• Organise des rendez-vous, met en place des réunions et gère les communications téléphoniques ;
• Suit et traite les réclamations des locataires;
• Participe à des réunions de service, rédige le compte-rendu et en assure la diffusion auprès du service ;
• Saisit, met en forme et rédige des notes et documents. A ce titre, il procède à l'actualisation des documents et est amené à faire des analyses et synthèses de dossiers pour son responsable ;
• Gère les informations ou les données concourant à la décision (recueil, tri, saisie, mise en forme, archivage) et assure la préparation des tableaux de bords transversaux et en assure leurs suivis ;
• S'assure de la disponibilité des moyens matériels nécessaires à l'activité de l'Agence.

Profil

• Bac + 2 dans les domaines de l'assistanat, ou niveau acquis par expérience
• 3 ans d'expérience minimum souhaitée dans une fonction similaire
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack office, OUTLOOK)
• Qualités rédactionnelles
• Organisation et gestion des priorités
• Aisance relationnelle et capacité à travailler en transverse
• Disponibilité