Référent Etat Civil / Titres d'Identité (h / f)

cdg69; Île-de-France; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution publique en Île-de-France recherche un Adjoint administratif principal de 2ème classe. Vous serez chargé de suppléer la directrice du service, gérer l'accueil du public, et participer aux missions des affaires civiles. Le poste requiert des compétences en informatique et un sens de l'organisation. Un contrat d'un an, renouvelable, est proposé.

Qualifications

• Expérience souhaitée dans le domaine administratif.
• Capacité d'analyse et de synthèse.
• Autonomie et organisation.

Responsabilités

• Suppléer la directrice du service dans diverses missions.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Participer aux missions des Affaires Civiles.

Connaissances

Accueil du public

Utilisation des outils informatiques

Rigueur

Capacité d'écoute

Travail en équipe

Outils

Logiciels métier ARPEGE

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative

Etat civil Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé

Descriptif de l'emploi

1) Les missions

• Suppléer la directrice du service sur certaines missions comme le recensement de la population, les élections, gestion et suivi des titres d’identité…
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Participer aux missions du Service des Affaires Civiles (Etat Civil, Affaires militaires, Elections, Délivrance de différents certificats et attestations, passeports et cartes d’identité, gestion des mariages et des PACS)
• Réception des appels téléphoniques
• Accueil et renseignement du public (polyvalence dans le service)
• Conclusions des PACS
• Relevage, frappe et envoi du courrier
• Enregistrement et suivi des attestations d’accueil, légalisation de signatures, prises en charge…
• Gestion et suivi des dossiers de passeports et des cartes nationales d’identité
• Enregistrement des dossiers de recensement militaire
• Réception des demandes d’inscription sur listes électorales
• Participation à l’organisation des élections politiques
• Changement de nom, de prénom

2) Savoir-faire

• Assurer l’accueil physique du public
• Prendre des notes
• Utiliser couramment l’outil informatique mis à disposition, notamment les logiciels métier de la gamme ARPEGE
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
• Respecter les délais de transmission des documents
• Évaluer les situations et choisir les moyens matériels les plus appropriés à l’accomplissement de sa mission
• S’exprimer clairement et adapter son langage à ses interlocuteurs
• Recevoir et orienter les appels téléphoniques
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement du service et désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur
• Travailler en équipe avec les autres agents du service des Affaires Civiles et avec les autres services
• Rendre compte à la hiérarchie

3) Savoir-être

• Réserve, politesse et courtoisie
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Respect du secret professionnel
• Capacité d’écoute
• Autonomie et organisation
• Rigueur
• Dynamisme et adaptabilité

Compétences et connaissances complémentaires

• Connaissance de l’organisation et des activités des services de la collectivité
• Connaissance des sources d’information nécessaires à l’activité du service
• Expertise dans le domaine des titres d’identité
• Connaissance des procédures administratives de délivrance des actes d’état civil