Office manager (H / F)

STATIM MANAGEMENT; Puteaux; Sur place; Confidentiel; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme de formation recherche un(e) Office Manager pour gérer l'organisation administrative et logistique. Vous collaborerez avec la direction et les formateurs pour assurer la qualité des formations. Ce CDI propose un statut cadre, une flexibilité de télétravail et une équipe passionnée par le développement des compétences.

Prestations

CDI avec statut cadre

Télétravail 2 à 3 jours par semaine

Environnement stimulant

Qualifications

• Expérience d'au moins 3 ans dans un poste similaire.
• Compétences en gestion administrative et qualité.
• Aisance avec les outils numériques ERP.

Responsabilités

• Gérer les comptes clients et dossiers de formation.
• Émettre devis et factures, suivre règlements.
• Coordonner la logistique des sessions de formation.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Excellente expression écrite et orale

Sens aigu de l'organisation

Autonomie

Proactivité

Notions de base en finances

Formation

Bac+2 minimum

Outils

Excel

Word

PowerPoint

Description du poste

Rejoignez notre organisme de formation, spécialisé dans le management et l'efficacité professionnelle. Nous sommes une structure à taille humaine, passionnée par l'accompagnement des entreprises, des PME aux grands groupes, dans la conception de parcours de formation sur mesure.

En pleine croissance, nous accordons une importance capitale à la qualité de notre back-office. Nous recherchons un Office Manager pour renforcer notre équipe et garantir une organisation fluide, conforme et qualitative.

Vos missions

En tant qu'Office Manager de notre organisme de formation, vous êtes le pivot essentiel de notre organisation administrative, logistique et pédagogique. Vous collaborez étroitement avec la direction, les formateurs, les stagiaires, les clients, les OPCO et nos partenaires institutionnels pour assurer la bonne exécution de nos formations, dans le respect des exigences qualité (Qualiopi, etc.).

Responsabilités principales

• Gestion administrative et qualité : vous gérez les comptes clients et dossiers de formation, rédigez les conventions, parcours, plannings formateurs et lettres de mission. Vous assurez également la gestion des feuilles de présence, évaluations et attestations, et veillez au respect des processus qualité (Qualiopi, OPCO, etc.).
• Gestion financière : vous émettez les devis et factures, suivez les règlements et relances, gérez les paiements des fournisseurs et les rapprochements bancaires. Vous assurez également le suivi des notes de frais et le suivi du chiffre d'affaires et de la trésorerie, en lien avec l'expert-comptable. Vous mettez à jour et suivez les tableaux de bord.
• Support opérationnel et coordination : vous faites office d'interface entre les clients, les consultants et la direction pédagogique. Vous organisez la logistique et l'administration des sessions de formation et contribuez à l'amélioration continue de nos procédures internes. Vous gérez également les relations avec les prestataires externes.

Vos compétences

Nous recherchons un(e) Office Manager avec une formation de niveau Bac+2 minimum et une expérience d'au moins 3 ans dans un poste similaire ou en tant que gestionnaire de formation (organisme de formation, ESN, cabinet de conseil, cabinet RH, etc.).

Vos compétences :

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint)
• Excellente expression écrite et orale
• Sens aigu de l'organisation, autonomie, rigueur et proactivité
• Aisance avec les outils numériques (ERP formation, comptabilité, etc.)
• Notions de base en finances / comptabilité

Ce que nous vous offrons :

• CDI avec statut cadre, 39h/semaine avec possibilité de temps partiel (3/5ème ou 4/5ème)
• Télétravail 2 à 3 jours par semaine
• Une structure à taille humaine, engagée et bienveillante
• Une équipe passionnée par le développement des compétences
• Un environnement stimulant où votre polyvalence fera la différence