Office Manager (H/F)

QR Levallois Tertiaire; Montreuil; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une PME spécialisée dans l'import/export recherchons un Office manager à Montreuil. Ce rôle crucial implique d'assurer l'accueil, gérer les fournitures, piloter les prestataires et veiller à la sécurité des biens et des employés. En étant en contact direct avec environ 25 collaborateurs, vous contribuerez à un environnement de travail optimal tout en supervisant la maintenance et en soutenant les processus d'onboarding. Ce poste est clé pour l'efficacité des opérations au sein de l'entreprise.

Qualifications

• Expérience dans un rôle similaire de gestion des bureaux et des services généraux.
• Connaissance des normes de sécurité et d'hygiène.
• Compétences en gestion des prestataires et en optimisation des coûts.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Gérer les fournitures, commandes et stocks.
• Piloter les prestataires (nettoyage, maintenance, IT…).
• Garantir la sécurité des biens et des personnes.
• Superviser les installations techniques et planifier la maintenance.
• Contribuer au plan de maintenance et à l'amélioration des espaces.
• Gérer l'onboarding et l'offboarding des collaborateurs.

Description du poste

Nous recherchons pour notre client, PME spécialisée dans l'import/export son futur Office manager.

Rattaché à la Directrice administrative et financière, vous garantissez le bien-être et la sécurité du personnel de l'entreprise, au siège, à la boutique et à l'entrepôt, pour offrir une expérience de travail optimale aux collaborateurs. Tout en assurant la maintenance et l'entretien des sites (bâtiments, équipements, matériel…) dans une logique d'optimisation des coûts, vous mettez en place un environnement de travail en adéquation avec les besoins des collaborateurs (environ 25 personnes).

Vos missions

Accueil & Services généraux

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Gérer les fournitures, commandes et stocks.
• Piloter les prestataires (nettoyage, maintenance, IT…) : contrats, coûts, négociations.
• Organiser les événements internes.
• Gérer le courrier et l'archivage.

Infrastructures & Sécurité

• Garantir la sécurité des biens et des personnes conformément à la réglementation.
• Superviser les installations techniques et planifier la maintenance.
• Veiller au respect des normes d'hygiène, de sécurité et de développement durable.

Optimisation des espaces de travail

• Contribuer au plan de maintenance et à l'amélioration continue des espaces.

Support aux collaborateurs

• Gérer l'onboarding et l'offboarding (équipements, accès, badges).
• Suivre le matériel informatique en lien avec le prestataire.
• Être le point de contact privilégié du quotidien pour fluidifier la vie de bureau.