Office Manager

Approach People Recruitment; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un acteur majeur dans le secteur de la santé, basé à Paris, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour un poste en CDI. Vous serez responsable de l'accueil physique et téléphonique, ainsi que de diverses tâches administratives, en français et en anglais. Le candidat idéal devra avoir un niveau BAC+2 minimum et être à l'aise avec les outils informatiques. Une présentation irréprochable et des compétences en communication sont essentielles. Ce poste est à temps plein et sur site.

Qualifications

• Capacité de prioriser et gérer les imprévus.
• Maîtrise des outils informatiques classiques.
• Présentable et ponctuel.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique en français et en anglais.
• Gérer la réception et l’envoi du courrier et des colis.
• Réserver des salles de réunion et gérer les fournitures.

Connaissances

Gestion des priorités

Sens du service

Diplomatie

Patience

Confidentialité

Bilingue français-anglais

Formation

Niveau BAC+2 minimum

Outils

Outlook

Word

Excel

Teams

Description du poste

Notre client est un acteur majeur dans le secteur des établissements de santé, pour son siège (50 personnes), nous recherchons un/e :

Poste en CDI base dans Paris 14è

Poste en présentiel à temps plein. Poste en 35 heures du lundi au vendredi : 8h30-17h avec une 1h30 de pause déjeuner.

Rattachement hiérarchique : Direction générale

Accueil physique

• Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité au sein du siège du groupe, en français et en anglais. Assurer un accueil professionnel, chaleureux et bilingue, garantir le bon fonctionnement du standard et contribuer activement au bon déroulement de la vie quotidienne du siège.

Standard téléphonique

• Réceptionner, filtrer et transférer les appels entrants en français et en anglais.

Gérer les demandes de premier niveau ou transmettre efficacement les messages.

• Maintenir à jour les annuaires internes et informations de contact.

Administratif et logistique

• Gérer la réception et l’envoi du courrier et des colis (entreprises livraison courrier / coursiers / livreurs, répartition, suivi, affranchissement).
• Réserver les salles de réunion, taxis, cafés, repas selon les besoins internes.
• Gérer les fournitures et petits stocks du siège (commande, rangement, suivi).
• Collaborer avec les services généraux pour le bon fonctionnement des locaux (maintenance, prestataires…).

Communication et image

• Maintenir une posture professionnelle et une excellente présentation en toutes circonstances.
• S’exprimer avec aisance et courtoisie à l’oral comme à l’écrit, en français et en anglais.
• Participer activement à l’accueil de nouveaux collaborateur ou partenaires France et internationaux.
• Supervision du bon fonctionnement des locaux (entretien, fournitures, équipements).
• Relations avec les prestataires logistiques et administratifs.
• Appui à l’intégration des nouveaux collaborateur du siège (accueil, poste de travail, coordination IT, …).
• Suivi des commandes, contrats fournisseurs, interventions.

Support transversal à la direction général selon demande du DG (assistance planification, logistique, administrative).

Les missions et attributions indiquées ci-dessus ne présentent ni un caractère exhaustif, ni un caractère définitif et peuvent être modifiées en fonction des évolutions des services en lien avec la qualification et l’expérience.

Le profil

Pour ce poste, vous avez la capacité de prioriser et gérer les imprévus. Vous maîtrisez les outils informatiques classiques (outlook, word, excel, teams).

Formation requise : niveau BAC+2 minimum

Notre client est leader étant leader sur son marché, vous devez avoir une présentation irréprochable (ponctualité, disponibilité, sens du service, diplomatie, patience, confidentialité). Une capacité à gérer les priorités et les imprévus avec calme est nécessaire.

Anglais bilingue impératif - italien est un plus

Créer une alerte emploi pour cette recherche