Office Manager

Pep's Advisory; Valbonne; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société de conseil recherche un(e) Office Manager à Valbonne. Vous serez le bras droit du dirigeant, responsable de la gestion des opérations administratives, comptables et sociales. Votre rôle implique d'organiser et de digitaliser diverses fonctions de support, ainsi que de gérer l'administration des ventes et les ressources humaines. Une formation en gestion et une expérience en office management sont requises. La maîtrise de l'anglais est un atout. Le poste demande rigueur, autonomie et dynamisme.

Qualifications

• Expérience réussie en Office Management ou sur des fonctions similaires.
• Excellente maîtrise de la suite Office.
• Maîtrise de l'anglais est un atout.

Responsabilités

• Organiser et digitaliser les fonctions support.
• Gérer l'administration des ventes et le suivi des clients.
• Assurer la gestion du RH et la paie.
• Gérer les déplacements Business et l'entretien des installations.
• Contribuer à des tâches de marketing et de communication.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Dynamisme

Gestion de projet

Communication

Formation

Formation supérieure en gestion

Outils

Suite Office

Pennylane

Description du poste

PEP'S ADVISORY, cabinet de conseil opérationnel et financier, filiale du groupe RUFF & ASSOCIES, société indépendante d'expertise comptable pour accompagner ensemble les dirigeants, les décideurs de sociétés innovantes, PME & ETI en France et à l'étranger. Notre offre 360 au service des entrepreneurs et des investisseurs permet de répondre aux défis de développement, de transformation et de transmission de nos clients.

Description du poste

Dans le cadre du développement de notre offre à temps partagé, nous recrutons des Office Managers H/F. Prêt(e) pour le décollage ? Bras droit du dirigeant, vous serez garant de la gestion des opérations de gestion administrative, comptable et sociale. En lien avec l'expert-comptable et les conseils de nos clients, vous intervenez auprès des entrepreneurs de manière transversale sur l'ensemble de la fonction support : Administratif, comptable, RH, ADV. Véritable couteau suisse, vos missions et responsabilités sont clarifiées en fonction des besoins du client et peuvent s'orienter notamment autour de :

Responsabilités

• Organisation et digitalisation des fonctions support
  • Organisation des flux et paramétrages dans les outils adéquats (pré‑compta, SIRH …)
  • Organisation de la GED
• Gestion administrative des ventes
  • Facturation & digitalisation des factures de ventes
  • Suivi de échéances clients et relance
• Gestion des achats
  • Achats de fournitures & matériels et gestion des factures associées
  • Gestion des fournisseurs & prestataires divers
  • Suivi des échéances & préparation des virements
  • Revue annuelle des contrats (Assurance, Téléphonie, Bureautique…)
• Gestion du RH / social
  • Gestion du temps & modalités (congés payés, arrêts, télétravail…)
  • Gestion & contrôle de la paie
  • Appui et soutien au recrutement
  • Plan & suivi de formations
  • Juridique RH en appui avec le département social (entrées & sorties du personnel, contrats, visites médicales…)
• Gestion des déplacements Business & facilities
  • Assurer la maintenance des locaux en lien avec les prestataires
  • Relations syndics
  • Organisation d'évènements
• Marketing / communication (sollicité ponctuelle)
  • Gestion des réseaux sociaux, sites internet et autres …

Profil recherché

Issu(e) d'une formation supérieure en gestion, vous disposez d'une première expérience réussie en Office Management ou sur des fonctions similaires. Rigoureux(se), autonome, réactif(ve) et dynamique, vous aimez travailler en mode projet et de façon collaborative. Une excellente maitrise de la suite Office et du logiciel Pennylane, un goût prononcé pour la diversité des tâches et la digitalisation ainsi qu'une approche comptable sont demandés. La maîtrise de l'anglais est un atout pour ce poste. Doté(e) d'un bon relationnel, votre sens de l'organisation et la gestion des priorités, votre pragmatisme sont des qualités indispensables pour réussir votre mission.