Office Manager

Malherbe Paris; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence créative basée à Paris cherche un Office Manager pour gérer les opérations administratives et IT de l'agence. Le candidat idéal doit faire preuve de rigueur, d'organisation et de polyvalence tout en maîtrisant l'anglais. Ce poste est essentiel pour le bon fonctionnement de l'entreprise, avec des responsabilités variées allant de la gestion des fournitures à l'assistance administrative.

Qualifications

• Poste exigeant une grande rigueur et sens de l'organisation.
• Maîtriser les outils logiciels et avoir un bon niveau d'anglais.
• Expérience dans l'administration et la gestion recommandée.

Responsabilités

• Gérer les tâches administratives et le dispatching des courriers et colis.
• Assurer l'intendance de l'agence avec les prestataires extérieurs.
• Identifier et acheter le matériel bureautique après accord.

Connaissances

Rigueur

Souplesse

Polyvalence

Sens des priorités

Anglais courant

Formation

BTS Assistant de Direction

Hôte(esse) d’accueil Bac +2 / 3

Outils

Pack Office

Suite Google Workspace

Description du poste

MALHERBE PARIS est une agence créative indépendante et internationale (Paris, Shanghai et New York), à la croisée de l’art et du commerce, leader dans le design retail, l’hôtellerie et la création digitale. Nous collaborons avec les plus grandes marques mondiales sur des stratégies de design et de retail (Hennessy, Dior, Sephora, L’Occitane, Krug, Cartier, Mandarin Oriental, etc.). Depuis plus de ans, nous affirmons la singularité de la culture française et imaginons de nouvelles expériences d’achat en combinant une approche créative fondée sur l’élégance, l’innovation et la liberté d’expression. Cette vision s’applique à une multitude de secteurs du retail : hôtellerie et restauration, spas, cosmétiques, joaillerie, grands magasins, centres commerciaux, grande distribution, alimentation & boissons, travel retail, etc.

Pour en savoir plus : /

En tant que Office Manager, vous serez le point d’entrée de l’entreprise. Travaillant en étroite collaboration avec la direction, la comptabilité et les ressources humaines, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’organisation. Ce poste demande rigueur et organisation, souplesse et polyvalence, sens des priorités et du service, et une personnalité souriante, diplomate, discrète et disponible.

L’anglais courant est indispensable.

Poste à pourvoir immédiatement

Effectuer le dispatching du courrier et des colis en provenance de l’extérieur, faire l’affranchissement du courrier et des colis au départ.

Gérer les coursiers, les livraisons, les envois Fedex…

Mettre à jour des documents administratifs (exemple liste téléphonique…)

Archiver et classer les documents, les dossiers…

Assister la direction administrative et financière

Services généraux

Assurer l’intendance de l’agence avec les prestataires extérieurs (ménage, électricité, climatisation, hygiène, distributeur café / eau, copieurs couleurs, syndic …)

Gérer l’approvisionnement en fournitures de bureau et d’hygiène et des commandes diverses après accord et autorisation de la direction

Gestion et suivi IT

Identifier les achats de matériel bureautique (ordinateurs et logiciels, mobilier…) après accord et autorisation de la direction

Piloter, suivi de la maintenance informatique hebdomadaire sur site avec notre prestataire

A l’arrivée et aux départs des collaborateurs : Mise en place et activation des différentes plateformes informatiques nécessaire aux collaborateurs (Gmail, Sigilium, Box …)

Planification et suivi des Visites médicales des collaborateurs

A l’arrivée et aux départs des collaborateurs : Mise en place et activation de la plateforme informatique Lucca (gestion des congés) nécessaire aux collaborateurs

Inscription et désinscription des collaborateurs à la mutuelle de l’entreprise

Formation BTS Assistant de Direction / Hôte(esse) d’accueil Bac +2 / 3

Administration / Compta / Gestion Sens de l’organisation, rigueur et polyvalence Maîtrise des outils logiciels et bureautiques (Pack Office, Suite Google Workspace…) Anglais courant indispensable