Junior Events Officer H/F

Ardian; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de gestion d'actifs recherche un(e) professionnel(le) événementiel(le) basé(e) à Paris pour soutenir son équipe dynamique. Le candidat devra gérer la planification, la coordination logistique et les relations avec les participants pour divers événements. Une expérience de 1 à 2 ans, un anglais courant et une maîtrise du pack Office 365 sont requis. Les avantages incluent des tickets restaurant et une large prise en charge des transports. Postulez dès maintenant pour rejoindre une équipe collaborative.

Prestations

Ticket restaurant

60% du passe Navigo

Participation à la mutuelle

CSE

Convention Assurance

Responsabilités

• Rédiger les documents préparatoires pour les événements.
• Concevoir les cahiers des charges pour chaque projet.
• Élaborer et suivre les budgets tout au long du processus.
• Coordonner les opérations de production avec les prestataires.
• Gérer les invitations et les inscriptions des participants.

Connaissances

Opérationnel et polyvalent

Rigueur et précision

Sens du service et dynamisme

Bonne gestion des imprévus

Excellent relationnel et esprit d'équipe

Organisation et gestion des priorités

Flexibilité & disponibilité

Respect de la confidentialité

Formation

Expérience préalable de 1-2 ans

Langues : anglais courant

Outils

Word

Power Point

Excel

Pack Office 365

Evenium

FileMaker

Description du poste

Le Rôle :

L'équipe Communication est basée à Paris et se compose de 16 personnes réparties entre les pôles Presse, Contenu, Digital, Evénements et Marque.

Le pôle Events, constitué de 6 personnes, est responsable de la conception, de la planification et de la mise en œuvre de tous les événements organisés par Ardian, en veillant à leur qualité et à leur cohérence avec l'image et les objectifs de l'entreprise

Au sein d'Ardian, le pôle Events organise une grande diversité de formats : événements clients, séminaires internes, conférences, ainsi que notre assemblée générale annuelle, qui réunit chaque année près de 500 participants dans une grande ville européenne.

Dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons un(e) professionnel(le) motivé(e) pour renforcer notre équipe événementielle dynamique et contribuer à la réussite de nos projets ambitieux.

Rattaché à la Senior Events manager, le ou la candidate rejoindra une équipe soudée et collaborative, où créativité, rigueur et sens du service sont au cœur de chaque mission.

Les principales missions seront :

1. Préparation et planification

• Rédiger les documents préparatoires : briefs, propositions, repérages, comptes rendus.
• Concevoir les cahiers des charges, rétroplannings, feuilles de services, trombinoscopes et autres outils nécessaires à la bonne réalisation de l'événement.
• Élaborer et suivre les budgets, intégrer les factures dans l'outil Yooz.
• Organiser les réunions de suivi de projets.

2. Coordination logistique et prestataires

• Participer à l'identification, comparaison et négociation avec les prestataires, lieux et fournisseurs.
• Coordonner les prestataires et opérations de production avant, pendant et après l'événement.
• Aider à la supervision sur site : montage, répétitions, tests techniques, sécurité, accueil, restauration, plan de table, respect des contrats.

3. Gestion des participants et communication

• Créer et gérer les invitations, inscriptions, mini-sites et supports visuels.
• Paramétrage des plateformes et forms.
• Mettre à jour et suivre la base de données Evenium, et réaliser l'extraction et la mise en page des listes.
• Organiser les transferts, hébergements et réserver les salles de réunion avec les prestataires, lieux ou agences.
• Assurer le respect des normes RGPD et droit à l'image.

4. Amélioration continue

• Contribuer à l'amélioration des processus et outils IT.
• Mettre à jour les documents de suivi (site web, fichiers Excel, listings), plateforme de reporting et tableau de suivi des événements.

5. Administration et support interne

• Produire les documents de présentation avant, pendant et après l'événement.
• Gérer et classer les boîtes e-mails dédiées aux événements.

Les formats d'événements sont variés et nous recherchons un soutien sur l'organisation des événements internes, tels que :

• Séminaires internes (50 à 150 personnes) en France ou à l'étranger
• Noël des Enfants
• Webinars et conférences
• Autres événements internes divers
• Événements organisés par la Fondation, l'Ardian Women et le CSE

Et sur les événements clients, tels que :

• Divers événements clients
• Coordination de l'agence pour l'organisation des assemblées générales digitales (3 à 7 réunions par an en format webinar)
• Aide à l'organisation des assemblées générales (gestion de participants, support logistique global)

Qualités requises

• Opérationnel et polyvalent
• Rigueur et précision
• Sens du service et dynamisme
• Bonne gestion des imprévus
• Excellent relationnel et esprit d'équipe
• Organisation et gestion des priorités
• Flexibilité & disponibilité
• Respect de la confidentialité (Evénements haut de gamme)
• Quelques déplacements à prévoir

Profil

Expérience préalable de 1-2 ans minimum au sein d'une agence ou d'une entreprise.

Langues : anglais courant (oral/écrit)

Informatique :

• Maîtrise de Word, Power Point, Excel, pack Office 365
• L'appétence pour l'IT et la technique audiovisuelle est un plus
• La connaissance d'Evenium et/ou FileMaker est un plus

Modalités du poste

Le poste est à pourvoir dès que possible.

Le poste est localisé à Paris (9 Place Vendôme 75001)

Avantages : Ticket restaurant, +60% du passe Navigo pris en charge, participation employeur à la mutuelle, CSE, Convention Assurance