Gestionnaire des heures d'enseignement et de scolarité

Université Lumière Lyon 2; Bron; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française recrute un gestionnaire des heures d’enseignement et de scolarité. Le poste, basé à Bron, inclut la gestion des enseignants, le suivi de la scolarité, et l'assistance aux étudiants. Une connaissance de l'environnement universitaire est appréciée. La candidature est ouverte aux non titulaires, avec un CDD jusqu'au 14/09/2026.

Qualifications

• Connaissance des techniques de management.
• Une expérience de l’Université ou des IUT est appréciée.
• Être autonome dans l’organisation de certains recrutements.

Responsabilités

• Gérer les enseignants vacataires et titulaires.
• Suivre la scolarité des étudiants et organiser les jurys.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique.

Connaissances

Aisance relationnelle à l’oral et à l’écrit

Maîtrise des outils bureautiques

Capacité à travailler en équipe

Formation

Connaissance générale de la réglementation des formations universitaires

Outils

ERP interne

Description du poste

Profil et contexte

Depuis sa création en 1973, l’Université Lumière Lyon 2 porte une vision forte et exigeante de l’Enseignement supérieur et de la Recherche. Membre fondateur de la Comue Université de Lyon, l’Université Lumière Lyon 2 accueille sur ses deux principaux campus près de 30 000 étudiants de la Licence au Doctorat.

Mission

L’université recrute une ou un gestionnaire des heures d\'enseignement et de scolarité.

L’IUT Lumière est une composante de l’Université Lumière Lyon 2 dont la spécificité est la formation exclusivement en alternance de ses 930 étudiants qui sont répartis dans cinq BUT, une licence professionnelle et un master.

Au sein d’une équipe de 4 personnes, vous participerez au rayonnement de l’IUT à travers les différentes missions du service scolarité de l’IUT détaillées ci-dessous.

Activités principales

• Gestion des enseignants vacataires : création, suivi de l’évolution des dossiers administratifs et de la signature des contrats en relation étroite avec les vacataires, mise à jour du logiciel interne.
• Gestion des enseignants titulaires : suivi des services enseignants (prévisionnel et réalisé), des arrêts de travail, des autorisations de cumul.
• Mise en paiement des heures d’enseignements des vacataires (une fois par mois) et des heures complémentaires des titulaires (une fois par an) : suivi de la validation des emplois du temps, édition et saisie des états de service, demandes de mise en paiement, transmission des documents à la DRH, suivi des paiements.
• Suivi de scolarité : appui à l’inscription des étudiants, organisation et mise en œuvre d’une partie des jurys de semestre avec les responsables de formation, mises à jour diverses dans le système d’information, archivage.
• Recrutement des futurs étudiants : organisation et mise en œuvre du processus de recrutement de diplômes, archivage.
• Accueil et information : accueil physique et téléphonique de tous publics, réponse aux messages électroniques arrivant sur l’adresse mail commune.
• Gestion des salles : affectation des salles de cours et de réunion, suivi des modifications d’emploi du temps.

Activités associées

Veille règlementaire.

Profil

Poste de catégorie B ouvert aux contractuels

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Connaissance générale de la réglementation relative aux formations universitaires et à l’alternance.
• Connaissance des techniques de management et manager.

Savoirs sur l’environnement professionnel

• Une connaissance (ou une expérience) de l’Université et/ou des IUT serait appréciée mais n’est pas indispensable.

Savoir-faire à l’issue de formations internes

• Savoir utiliser l’ERP interne, et les logiciels/applications liés au recrutement des candidats, à la scolarité des étudiants et au paiement des heures des enseignants.
• Appliquer les règles et les procédures mises en place.
• Être autonome dans l’organisation de certains recrutements et jurys de semestres, tout en rendant compte au N+1.
• Mettre en place des outils de suivi des diverses missions.

Comportements attendus

• Aisance relationnelle à l’oral comme à l’écrit.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Capacité à comprendre et appliquer la règlementation sur les diplômes de l’IUT (Master LP, BUT) et sur les services des enseignants.
• Rigueur, réactivité, tact et diplomatie.
• Capacité à suivre les consignes.
• Capacité à travailler en équipe, esprit d’initiative dans le respect de l’organisation collective de travail.

Spécificités du poste

• Les dates butoirs pour les demandes de mise de paiement des heures d’enseignement doivent être respectées scrupuleusement. Il est donc impératif pour la personne occupant le poste d’être présente à l’IUT la première semaine de chaque mois (sauf août). Le travail est organisé autour de cette contrainte.
• Rôle important de l’accueil : la scolarité est la vitrine de l’IUT pour les personnels, les étudiants et les professionnels.
• Pics d’activité à certaines périodes de l’année.
• Pendant le recrutement et plus particulièrement les auditions des candidats, nécessité d’effectuer quelques astreintes en fin d’après-midi.

Candidatures

lettre de motivation et CV à adresser au plus tard le 14 octobre 2025

Poste à pourvoir dès que possible

Poste à temps complet, de catégorie B, ouvert aux non titulaires dans le cadre d\'un CDD jusqu’au 14/09/2026.

Référence de l’offre : hug24sfiiz