Gestionnaire de Département (F/H) (H/F)

CENTRALESUPELEC; Gif-sur-Yvette; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une grande école d'ingénieurs recherche un Gestionnaire de Département pour assister le Directeur dans la gestion administrative et financière. Le candidat idéal a une formation supérieure de BTS ou BUT et une expérience en milieu institutionnel. Les responsabilités incluent la gestion de la scolarité, des vacations et des finances. Des compétences en outils numériques sont requises pour ce poste basé en Île-de-France.

Prestations

Primes

Indemnité transports

Complémentaire santé

Restauration

CSE

Rémunération selon l'expérience

Qualifications

• Expérience réussie dans un poste similaire, idéalement dans un environnement institutionnel.
• Solide connaissance de la réglementation de la scolarité et des déplacements professionnels.
• Compétences rédactionnelles reconnues et relations interpersonnelles solides.

Responsabilités

• Assister le Directeur de Département dans l'organisation et gestion.
• Gérer la scolarité et l'administration des départements.
• Suivre des budgets, ordres de mission et commandes.

Connaissances

Contrôler la conformité des données

Environnement administratif, institutionnel et politique

Gestion administrative du courrier

Mettre à jour un dossier, une base de données

Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins

Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Techniques de secrétariat

Utiliser les outils numériques

Formation

Formation supérieure de type BTS ou BUT

Outils

Pack Office

Outils de gestion des déplacements

Outils dédiés à la gestion financière et de la scolarité

Description du poste

Offre n° 200WNPT
Gestionnaire de Département (F/H) (H/F)

Actualisé le 23 décembre 2025
Soyez parmi les 1ers à postuler

MissionRattaché(e) au Directeur de Département SEE, la/le gestionnaire l'assistera ainsi que les enseignants dans l'organisation et la gestion du département. Il/elle sera en charge de la gestion administrative (secrétariat, suivi des vacations), financière (commandes et missions) d'un ou plusieurs départements d'enseignement, et des missions liées à la scolarité (planification, organisation d'examens, .). La/Le gestionnaire de département facilitera les échanges et le partage d'informations en assurant un rôle d'interface auprès des interlocuteurs internes notamment auprès des interlocuteurs de la scolarité et/ou externes.

Activités principalesA ce titre, vos activités seront les suivantes :

• Gestion de la scolarité : -Récupération des sujets d'examens 3A et des copies à l'issue de l'examen pour remise aux enseignants- Aide ponctuelle pour l'organisation des soutenances (projets...)-Organisation des visites de site chez les partenaires, de séminaires et de forums.-Participation à la gestion des emplois du temps avec les responsables de dominantes et mentions et en lien avec la scolarité.-Participation à la gestion du master MNE Nuclear Energy (parcours NPO et NDWM)-Participation à la gestion du master M2 PIE
• Gestion des Vacations (pour les 3 années du cursus) : -Saisie des services faits et suivis des dossiers de vacations dans Staffing-Organisation du déplacement des vacataires :-Définition des horaires, réservation des billets, réservation des places de parking pour les vacataires, préparation des notes de frais, lien avec les vacataires jusqu'à leur intervention, ...-Transmissions des salles et des listes d'élèves aux vacataires.
• Gestion Financière :-Saisie et suivi des ordres de mission,-Saisie et suivi des commandes (devis, bon de commande, relances fournisseurs, .),-Réception des commandes et attestation de service fait,-Suivi des budgets (Département, CEI, .).-Suivi des CEI (création des fiches accords avec les conventions et transmission à la DR)
• Secrétariat :-Être l'interlocuteur privilégié des services supports de l'école,-Traitement des demandes du Directeur de département et des enseignants permanents ou non-permanents :-Contribution à l'organisation des sessions de travaux pratiques (gestion des groupes d'étudiants, disponibilités des enseignants, interface avec la scolarité 1A et 2A)-Organisation des déplacements du Directeur de département, des enseignants et des élèves (hébergement, transport),-Accueil des nouveaux enseignants (charte informatique, demande de badge, .),-Participation à des réunions / comités relatifs à la gestion du département.

Profil recherchéIssu(e) d'une formation supérieure de type BTS ou BUT avec une spécialisation dans la gestion administrative / des ressources humaines, en gestion financière ou en gestion des entreprises, vous justifiez d'une expérience réussie dans un poste similaire et idéalement dans un environnement institutionnel d'une Grande Ecole.Vous disposez d'une solide connaissance de la réglementation de la scolarité dans l'enseignement supérieur et de la réglementation en matière de déplacements professionnels (notamment les commandes et missions).Vous maitrisez un outil de gestion des déplacements, les outils spécifiques dédiées à la gestion financière, de la scolarité et enfin, le pack Office.Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie de manière synthétique.Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l'ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome.Vous faites preuves de discrétion et avez le respect de la confidentialité.La maitrise de l'anglais est appréciée.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 38H50/semaineTravail en journée

• Primes
• Indemnité transports
• Complémentaire santé
• Restauration
• CSE
• Rémunération selon l'expérience

Profil souhaité

Expérience

• 3 An(s) Cette expérience est indispensable

Compétences

• Contrôler la conformité des données
• Environnement administratif, institutionnel et politique
• Gestion administrative du courrier
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Techniques de secrétariat
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

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