Gestionnaire administratif (H/F)

METROPOLE NICE COTE D AZUR; Nice; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité publique à Nice recherche un agent administratif pour gérer les demandes d'intervention des écoles. Vous serez responsable de la création et du suivi des demandes ainsi que de tâches administratives. Le candidat idéal a un diplôme en secrétariat et une expérience en collectivité publique, et doit être organisé et rigoureux. Des avantages tels que 39 jours de congés et une prise en charge partielle des frais de transport sont proposés.

Prestations

Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75%

Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€)

Avantages du comité d'œuvres sociales

Formations et perspectives d’évolution

Qualifications

• Expérience sur un poste similaire en collectivité publique souhaitée.
• Connaissance de l'organisation fonctionnelle de la collectivité nécessaire.
• Maîtrise des techniques de secrétariat requise.

Responsabilités

• Traiter les demandes d'intervention des écoles sur logiciel dédié.
• Effectuer le suivi de l'exécution des travaux.
• Gérer les fiches d'intervention et les demandes par mail.

Connaissances

Organisation

Méthodique

Rigueur

Formation

Diplôme BEP/CAP ou BAC en secrétariat ou gestion administrative

Outils

Logiciels standards

Description du poste

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction de l'Education, le service « Travaux » recueille les demandes d’interventions nécessaires dans les écoles maternelles et élémentaires publiques de la Ville de Nice. Il programme les travaux à réaliser, assure le suivi des opérations de travaux effectuées par des prestataires extérieurs et gère en régie les travaux de maintenance.

Vous serez en charge de la création et/ou du traitement des demandes d'intervention des écoles sur le logiciel dédié, du suivi des interventions ainsi que de l'exécution de certaines tâches administratives.

Vos missions principales seront :

* Le traitement des mails :

- vous effectuerez une relecture rapide des mails et identifierez les urgences (création des fiches d’intervention),

- vous réaffecterez les demandes non concernées par le service et assurerez leur suivi (travaux en régie / externalisés).

* Le traitement des autres demandes :

- vous saisirez les informations nécessaires dans l’outil dédié et imprimerez les fiches d’intervention,

- vous répondrez aux demandes formulées par les écoles,

- vous classerez les dossiers dans les espaces de stockage dédiés à la messagerie

* Le traitement des demandes formulées via le logiciel interne :

- vous visualiserez les demandes en attente,

- vous vérifierez l’existence de demandes similaires dans l’outil dédié,

- vous compléterez les informations nécessaires (ou refuserez selon les cas) et réaffecterez les demandes si besoin.

* La réception des appels téléphonique pour le traitement des urgences :

- vous créerez la fiche d'intervention sur le logiciel dédié et la transmettrez au responsable d'unité concerné,

- vous renseignerez les différents interlocuteurs sur le suivi des demandes.

* Le traitement des fiches journalières :

- vous pointerez et suivrez les fiches journalières des agents de chaque unité,

- vous saisirez les fiches journalières dans le logiciel métier.

Vos missions secondaires seront :

- vous tiendrez à jour les tableaux de suivi (intempéries, prestataires, etc...),

- vous classerez et archiverez les documents,

- vous préparerez les réponses liées au suivi des interventions pour les divers correspondants,

- vous assurerez la suppléance pour la tenue des statistiques du service.

Conditions de travail:

- Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)

- Accès Tram T2/T3 : Arrêt "Parc Phoenix" ou "Arénas"

- Possibilité de stationnement gratuit : NON

- Accessibilité PMR : OUI

- Travail en open-space : OUI

- Télétravail : OUI

- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT) 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.

- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.

- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…

- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.

- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.

- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.

- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière administrative.

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BEP/CAP ou BAC à BAC en secrétariat ou gestion administrative.

Expérience: Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou établissement public.

Compétences:

- vous savez recueillir et insérer des données dans la base existante,

- vous maîtrisez les techniques de secrétariat,

- vous connaissez l'organisation fonctionnelle de la collectivité,

- vous maîtriser l'utilisation de l'outil informatique et des logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées:

- vous êtes organisé, méthodique et rigoureux,