GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (F / H)

VILLE D'AIX EN PROVENCE; Aix-en-Provence; Hybride; EUR 20 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une administration municipale en France recherche un(e) assistant(e) pour gérer le secrétariat de Direction et les tâches administratives. Vous serez responsable de l'organisation, de la gestion de l'accueil et de la rédaction de documents. Une bonne maîtrise des logiciels bureautiques et une rigueur organisationnelle sont essentielles. Poste basé à Aix-en-Provence, avec des opportunités de télétravail après trois mois.

Qualifications

• Bonne maîtrise des logiciels bureautiques courants.
• Capacité à gérer des tâches administratives de manière autonome.
• Excellentes compétences en rédaction et en communication écrite.

Responsabilités

• Assister la Direction dans l'organisation et la gestion.
• Gérer l'accueil physique et téléphonique pour la Direction.
• Rédiger des courriers et des comptes-rendus de réunion.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Discrétion

Compétences rédactionnelles

Autonomie

Formation

Diplôme en administration ou un domaine similaire

Outils

Logiciels bureautiques

Description du poste

Le réseau des bibliothèques d'Aix-en-Provence est composé de la bibliothèque Méjanes, de trois bibliothèques de proximité (Halle aux grains, Deux Ormes, Li Campaneto), de la bibliothèque et archives municipales Michel-Vovelle, et du Centre d'Oralité de la Langue d'Oc. La bibliothèque Méjanes, tête du réseau des bibliothèques d'Aix-en-Provence, fait l'objet d'un chantier de réhabilitation architecturale et de modernisation des services dont la livraison est prévue pour 2027.

La Direction Lecture publique, Patrimoine écrit & Archives regroupe 90 agents répartis dans trois directions adjointes : Lecture publique ; Administration / Finances / Programmation, Communication ; Numérique, Patrimoine écrit et Archives.

MISSION

Sous la responsabilité de la Directrice adjointe Administration / Finances / Programmation, Communication, vous assistez la Direction (un Directeur et trois Directeurs adjoints) afin d'optimiser la gestion de leurs activités tout en assurant le suivi de certains dossiers en autonomie.

ACTIVITÉS

Secrétariat de Direction :

• Vous apportez une aide permanente à la Direction en matière d'organisation, de gestion et d'information
• Vous assurez l'accueil physique et téléphonique pour la Direction
• Vous gérez les agendas de la Direction
• Vous rédigez des courriers à la demande de la Direction
• Vous traitez le courrier (MAARCH) et le circuit des parapheurs
• Vous gérez la réservation des salles
• Vous assurez l'organisation logistique des réunions
• Vous assurez la gestion des délibérations et des décisions dans AirDelib

Gestion administrative :

• Vous assurez le suivi des mises à disposition des locaux
• Vous rédigez des conventions de partenariat
• Vous exécutez des travaux administratifs courants
• Vous rédigez des comptes-rendus de réunion
• Vous assurez le suivi des archives de la Direction Lecture publique, Patrimoine écrit et Archives
• Vous êtes référent économat

Comptabilité :

• Vous savez réaliser un bon de commande en l'absence de la responsable Finances
• Vous savez trouver une information sur les commandes en cours dans Astre
• Vous assurez le suivi des livraisons
• maîtrise impérative des logiciels bureautiques courants
• connaissance de l'environnement territorial
• rigueur, organisation et discrétion
• compétences rédactionnelles et maîtrise de l'expression écrite
• capacité à faire preuve d'autonomie et d'initiative

CONDITIONS D'EMPLOI

Travail du lundi au vendredi sur 37h30 ou 38h30 avec badgeage obligatoire

Télétravail possible un jour par semaine maximum à l'issue d'une période de 3 mois

Lieu d'affectation : Méjanes, 8 / 10 rue des Allumettes

Adresser votre candidature avant le 20 / 10 / 2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date.

Informations complémentaires :

Sandrine FRAICHET, Directrice adjointe Administration / Finances / Programmation, Communication 04 88 71 81 43

Laura PRIETO PÉREZ, Gestionnaire recrutement 04 88 71 81 87

Située au cœur de la Provence, au pied de la Sainte Victoire qui culmine à 1011 mètres, Aix-en-Provence présente de nombreux atouts. Ville d’eau, Ville d’art, ville universitaire, elle compte de nombreux atouts naturels et historiques incarnant l’art de vivre en Provence, socle de son attractivité nationale et internationale.

Célèbre pour ses thermes, ses universités, ses écoles d’art, ses 300 jours d’ensoleillement par an, ses 250 fontaines ainsi que ses cafés, ses librairies et ses belles demeures, c’est une ville culturelle, dynamique qui compte une large population d’étudiants.

Rejoindre la Ville d’Aix-en-Provence c’est travailler au sein d'une administration qui compte 2785 agents tout statut confondu travaillant dans une Ville au patrimoine culturel exceptionnel. Elle offre 270 métiers regroupés en 52 directions autour de thématiques diverses : culture, sport, sécurité, architecture, urbanisme, espaces verts, éducation, administration et bien d’autres.

La Ville recrute aussi des apprentis : 30 chaque année formés à des métiers variés