Gestionnaire Administratif et Financier H / F

Sciences Po; Malakoff; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique recherche un(e) coordinateur(trice) pour le médialab, chargé(e) de la gestion financière et administrative, ainsi que du soutien logistique. Ce rôle demande une formation Bac +3 en gestion ou comptabilité, une maîtrise des outils informatiques, et de bonnes capacités en communication. Vous serez responsable de la préparation et du suivi des reportings, l'organisation des missions, et le traitement des notes de frais. Un bon niveau d'anglais est nécessaire.

Qualifications

• Formation en comptabilité ou en gestion, type BTS Comptabilité-Gestion ou DUT GEA.
• Au moins une première expérience professionnelle similaire.
• Niveau correct d'anglais parlé et écrit.

Responsabilités

• Suivi des dépenses sur tableaux Excel du budget courant.
• Organisation des missions et déplacements du personnel.
• Traitement des notes de frais et gestion des achats.

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques

Rigueur

Organisation

Autonomie

Sens de la communication

Formation

Formation supérieure de niveau Bac +3

Description du poste

Rattaché(e) au Directeur du médialab, et hiérarchiquement sous la responsabilité du ou de la secrétaire général.e du centre, la personne recrutée devra notamment assurer les fonctions suivantes :

Gestion financière et administrative :

• Suivi des dépenses sur tableaux Excel du budget courant du médialab, via synthèses mensuelles ;
• Suivi budgétaire des différents projets de recherche en liaison avec la Direction financière ;
• Aide à la réalisation des reportings financiers des projets de recherche menés par le médialab, en lien avec la Direction financière et la cellule de montage et appui aux projets scientifiques ;
• Préparation et suivi du "reporting" auprès des financeurs (ANR, Commission européenne, etc.) ;
• Suivi des feuilles de temps requises pour les reportings de certains projets financés.

Soutien administratif et logistique auprès des membres du laboratoire :

• Organisation des missions : assurer sur la plateforme voyages eYoma l'organisation des déplacements du personnel ;
• Commandes, gestion et suivi des demandes d'achats sur la plateforme CEGID ;
• Traitement des notes de frais divers et de missions ;
• Participer à l'organisation des événements scientifiques et séminaires (planning des salles et réunion, gestion des livraisons, etc.) ;
• Accueil des nouveaux arrivants et aide à leur installation (création de badges, d'adresses e-mail, intégration à l'équipe, gestion des autorisations, etc.) ;
• Participer à la gestion des contrats de vacations et des stagiaires.

Qualifications :

• Formation supérieure de niveau Bac +3 a minima, avec une spécialité en comptabilité ou en gestion (type BTS Comptabilité-Gestion ou DUT GEA) avec un goût prononcé pour les chiffres, ou expérience significative dans le domaine ;
• Bonne maîtrise des processus de suivi budgétaire ;
• Capacité à suivre plusieurs budgets en même temps ;
• Maîtrise des outils informatiques en particulier sur tableurs ;
• Qualités attendues : rigueur, organisation, patience, autonomie, aptitude à anticiper et prioriser ses activités ;
• Sens de la communication et de la confidentialité ;
• Qualités relationnelles et sens du service ;
• Au moins une première expérience professionnelle similaire est nécessaire, une connaissance de l'établissement serait un plus ;
• Niveau correct d'anglais parlé et écrit nécessaire.