Gestionnaire administratif et financier en formation continue H/F

CMAR PACA; Gap; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un acteur de la formation basé à Gap recherche un assistant administratif pour gérer les aspects commerciaux et logistiques. Le candidat idéal doit avoir un excellent sens de l'organisation, une bonne maîtrise d'Excel, et une expérience dans le secteur de la formation serait un atout. Ce poste en CDD de 7 mois inclut des avantages comme le 13e mois et des titres restaurant.

Prestations

13e mois

Titres restaurant

Mutuelle

Prévoyance

Qualifications

• Expérience en assistanat commercial ou administratif dans le secteur de la formation appréciée.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, en particulier Excel.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à prioriser efficacement.

Responsabilités

• Gérer la boîte mail générique et traiter les demandes de renseignements.
• Effectuer des appels de fidélisation aux clients.
• Suivre les dossiers administratifs et financiers des formations.
• Assurer la logistique quotidienne et la qualité des formations.

Connaissances

Organisation

Relation client

Maîtrise d'Excel

Gestion des priorités

Outils

YPAREO

Marius/GRC

Description du poste

À propos de nous

La CMA Provence-Alpes-Côte d’Azur, établissement public administré par des artisans élus pour cinq ans, a pour mission de défendre les intérêts généraux des artisans, de promouvoir le développement des entreprises artisanales et d’accompagner l’artisan dans chaque étape de sa vie professionnelle : apprentissage, création d’entreprise, formation, développement économique, transmission, transition écologique et le développement durable, et la transition numérique.

La CMA Provence-Alpes-Côte d’Azur est également un acteur majeur de la formation grâce à ses Centres de formation et son offre de service dans le domaine de la Formation Continue.

En région Provence-Alpes-Côte d’Azur, la CMA , c’est :

• 1000 collaborateurs
• 12 agences entreprise
• 15 antennes formation
• 9 Centres CMA FORMATION
• 6 000 apprentis formés

Mission

Le candidat sera responsable de la gestion administrative et financière tout en jouant un rôle clé dans la relation client et le suivi commercial. Il aura pour missions :

L’assistanat commercial et relation client

Gestion de la Boîte Mail et Appels

Traitement de la boîte mail générique (quotidien) : gestion des demandes de renseignements formations, confirmations, et réception des accords d'agréments

Traitement des appels entrants et orientation des demandes

Fidélisation et Suivi Commercial

Fidélisation clients : Compléter le tableau de bord et le GRC Marius

Effectuer des appels de fidélisation (se fixer un minimum de 10 clients par semaine à appeler)

Administration Commerciale

Traitement et suivi des inscriptions sur la plateforme e-formation (formations en ligne)

Suivi des demandes d'agréments FAFCEA

L'administration et gestion des dossiers de formation

Gestion des Systèmes d'Information (YPAREO / Marius / EDOF)

Planification et gestion des formations dans YPAREO / EDOF (annuelle et mise à jour ponctuelle)

Exporter les apprenants de Marius (GRC) vers YPAREO

Clôture des sessions de formations dans GRC Marius (chaque fin de semaine)

Clôture des sessions de formations dans YPAREO (après facturation trimestrielle)

Dossiers Stagiaires et Financement

Constitution des dossiers papier de formation (émargements, positionnement, etc.) (2 jours avant formation)

Envoi des mails de convocation (formateur et apprenants)

Envoi des dossiers de prise en charge sur plateforme FAFCEA (par stagiaire)

Relance des stagiaires si pièces manquantes pour le dossier de financement

Archivage des dossiers (papiers et informatique) après facturation

Évaluation et Attestations

Traitement des évaluations de stage (recensement dans Excel et traitement des demandes)

Établir et stocker les attestations de fin de formation depuis YPAREO

La gestion financière et comptable

Facturation et Suivi des Paiements

Gestion financière des formations : FACTURATION DEPUIS YPAREO (délai de 1 mois maximum après la fin de formation)

Envoi du dossier de facturation (FAFCEA, stagiaires, OPCO, etc.) (dans la semaine de la fin de formation)

Suivi des paiements (FAFCEA, OPCO, etc.) et restitution des chèques de caution (mensuel)

Logistique et qualité

Logistique et Matériel

Logistique quotidienne (Accueil et gestion salles de cours, vérification des présences, matériel) (début et fin de session)

Gestion du planning des salles (calendrier partagé)

Commandes et achats de fournitures administratives et logistiques (Café, feutres, etc.)

Qualité

Veille au respect des procédures et process

Vérification de la complétude et conformité des dossiers facturés ("Qualité")

Profil

• Savoir-être : Excellent sens de l'organisation et rigueur. Bon relationnel et orientation client / service. Capacité à gérer les priorités et les urgences.
• Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques (Excel indispensable). Expérience ou connaissance des outils de gestion de la formation (idéalement YPAREO, Marius / GRC, plateformes de financement OPCO / FAFCEA).
• Expérience : Une expérience en assistanat commercial ou administratif dans le secteur de la formation serait un atout.

CDD de 7 mois à pourvoir immédiatement (remplacement congé maternité) basé sur Gap

Avantages

• 13e mois
• titres restaurant
• mutuelle
• prévoyance