Executive Assistant & Office Manager H/F

Thales; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de technologie recherche un Executive Assistant & Office Manager pour gérer des agendas complexes, organiser des réunions, et assurer une communication fluide. Le candidat idéal aura au moins 5 ans d'expérience dans un rôle similaire, d'excellentes compétences organisationnelles, et une maîtrise parfaite du français ainsi qu'un bon niveau d'anglais. Ce poste requiert autonomie, rigueur et intégrité.

Qualifications

• Minimum 5 années d'expérience dans un rôle similaire.
• Compétences prouvées à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Maîtrise du français et bon niveau d’anglais.

Responsabilités

• Gérer les agendas complexes incluant la planification de réunions internes et externes.
• Assurer une communication fluide avec les interlocuteurs internes et externes.
• Coordonner les prestataires et gérer les relations avec les fournisseurs.

Connaissances

Gestion des agendas complexes

Compétences organisationnelles

Communication écrite et orale

Autonomie

Capacité à résoudre les problèmes

Formation

Bac+2

Description du poste

QUI SOMMES-NOUS ?

S3NS est né du partenariat industriel entre Thales, leader mondial de la cyber sécurité, et Google Cloud, leader mondial des solutions cloud. Nous avons pour ambition d’offrir le meilleur des deux mondes à l’ensemble des organisations soucieuses de protéger leurs données sensibles (institutions publiques, OIV, OSE…). C’est-à-dire une solution équivalente à Google Cloud Platform (incluant à la fois les services IaaS et PaaS de GCP) et respectant les exigences du label SecNumCloud.

Une première offre, ‘Contrôles locaux avec S3NS’, est déjà disponible depuis février 2023 pour permettre à nos clients de bénéficier d’un premier niveau de transparence et contrôles additionnels, et d'accélérer la trajectoire vers le cloud de confiance.

Votre quotidien

En tant qu'Executive Assistant & Office Manager, vos missions seront de :

• Gérer les agendas complexes incluant la planification de réunions internes et externes
• Préparer les réunions et l’organisation de déplacements
• Assurer une communication fluide avec les interlocuteurs internes et externes
• Veiller à l'entretien et à la propreté des locaux, s'assurer du bon fonctionnement des équipements et identifier les besoins d'amélioration
• Coordonner les prestataires et gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires de services (maintenance, nettoyage, sécurité, etc.)
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients
• Gérer les fournitures et équipements en garantissant la disponibilité des fournitures de bureau, du matériel informatique et des équipements nécessaires au bon fonctionnement quotidien
• Contribuer à la vie du site (décoration, affichage, organisation d’événements d’entreprise…) Gestion Valider et suivre les demandes d’achats

Votre profil

De formation Bac+2, vous disposez d’au moins 5 années d'expérience dans un rôle similaire auprès d’un membre d’un Comité de Direction, idéalement dans un environnement dynamique et agile.

Vous avez d’excellentes compétences organisationnelles, avec une capacité prouvée à gérer plusieurs priorités simultanément.

Vous êtes en mesure d’anticiper les besoins, de prendre des initiatives et de résoudre les problèmes de manière autonome.

Intégrité et respect absolu de la confidentialité des informations traitées

Vous avez d’excellentes compétences en communication écrite et orale, avec une parfaite maîtrise du français et disposez également d’un bon niveau d’anglais.

Rigueur, sens du détail, autonomie, adaptabilité, bon relationnel et esprit d'équipe sont des qualités que l’on vous reconnait.