Directeur ou Directrice de cabinet

SORBONNE UNIVERSITE; Paris; Sur place; EUR 100 000 - 125 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de recherche de renom située à Paris recherche un(e) directeur/directrice de cabinet pour contribuer à la stratégie d'établissement et assurer la coordination des équipes. Ce rôle exige une connaissance approfondie de l'enseignement supérieur et des compétences en communication et organisation. Des missions sensibles seront attribuées, ainsi qu'une disponibilité pour intervenir en cas de crise.

Qualifications

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France.
• Anglais intermédiaire.
• Bon rédactionnel et très bonne orthographe.

Responsabilités

• Cadrage et animation de la politique de l'établissement.
• Communication politique et institutionnelle.
• Renforcer le rayonnement de l'université.
• Coordination de l'équipe présidentielle et encadrement du cabinet.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Maîtrise des logiciels bureautiques

Capacité d'organisation

Outils

Outlook

Google Agenda

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12 300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2 000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Mission :

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique directe de la présidente de l'établissement, le directeur ou la directrice de cabinet contribue au déploiement de la stratégie d'établissement en interne comme en externe, veille à sa cohérence et à sa lisibilité et à ce que les politiques mises en oeuvre soient bien articulées. Le directeur ou la directrice de cabinet assure également la coordination de l'équipe présidentielle et du cabinet. Il ou elle travaille aux côtés des vice-présidentes et vice-présidents (VPs) et en étroite collaboration avec la direction générale des services (DGS et DGSA) qui est responsable de la mise en oeuvre opérationnelle de la politique d'établissement. Il ou elle peut être amené(e) à représenter la présidente et être chargé(e) de missions particulières du fait de leur caractère particulièrement sensible.

Missions principales :

• Cadrage et animation de la politique de l'établissement.
• Communication politique, institutionnelle et communication de crise : Communication institutionnelle, en lien avec la direction de la communication, rattachée au cabinet de la présidence ; et Communication de crise.
• Affaires publiques et influence : Le directeur ou la directrice de cabinet aura pour mission de renforcer le rayonnement de l'université et de positionner l'établissement, et plus globalement les universités, comme des acteurs clés.
• Coordination de l'équipe présidentielle et encadrement du cabinet : Le directeur ou la directrice de cabinet a un rôle essentiel de facilitateur / facilitatrice et d'organisation pour assurer le bon fonctionnement de l'équipe présidentielle. Elle ou il dirige le cabinet de la présidence, coordonne l'action des membres du cabinet et supervise l'ensemble des missions du cabinet.

Conditions particulières d'exercice :

Afin d'assurer la continuité du service au sein du secrétariat du cabinet :

• Organisation horaire à convenir dans le cadre d'une activité sur site du cabinet de 8h30 à 18h30.
• Organisation des plages de permanence physique et téléphonique en alternance avec le chef de cabinet.
• Congés à prendre en coordination avec le chef de cabinet.
• Souplesse horaire lors d'évènements, dans le cadre d'un agenda anticipé et d'horaires compensés.
• Mobilisable en situation de crise.

Connaissances transversales souhaitées :

• Connaissances de l'organisation et du fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France.
• Connaissance générale des procédures administratives.
• Anglais intermédiaire.

Savoir-faire :

• Techniques de secrétariat (gestion d'agendas complexes, prises de rdv…).
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Outlook, google agenda, Word, Excel, Power Point).
• Bon rédactionnel et très bonne orthographe.
• Grande capacité d'organisation.
• Tenue de liste de tâches à accomplir.
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie de l'avancée des dossiers confiés.
• Capacité d'agir dans des délais très courts avec méthode et rapidité.
• Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs de tous niveaux, internes et externes.

Savoir-être :

• Disponibilité et réactivité.
• Rigueur et conscience professionnelle.
• Discrétion professionnelle.
• Excellent relationnel et sens du travail en équipe.