Cost Controller Store Planning Europe (F/H)

Tiffany & Co.; France; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de luxe à Paris recherche un contrôleur des coûts pour gérer les aspects financiers liés aux projets de construction. Ce poste nécessite une expérience en retail et des compétences avérées en gestion de projet et reporting financier. Le candidat idéal aura au moins 3 ans d'expérience en projets de construction et maîtrisera les outils tels qu'Excel et AutoCAD. Contrat permanent.

Qualifications

• Expérience minimale de 3 ans dans des projets de construction.
• Connaissance des cycles de vie et des coûts des projets de construction.
• Capacité à gérer efficacement les échéances des projets financiers.

Responsabilités

• Superviser les coûts durant le cycle de vie des projets.
• Assurer le suivi des paiements aux fournisseurs.
• Établir des rapports financiers réguliers.

Connaissances

Agilité en reporting financier

Gestion de projet

Analyse et résolution de problèmes

Solides compétences en communication

Formation

Licence en gestion de la construction et en comptabilité

Outils

Excel

PowerPoint

AutoCAD

Description du poste

FRENCH

Au sein de l'équipe régionale Store Planning & Construction et sous la responsabilité du Directeur du Store Planning et de la Construction EMEA, vous travaillerez en étroite collaboration avec les Chefs de Projet de l'équipe et les départements centraux en Europe pour gérer tous les aspects financiers liés aux projets de construction.

Le Contrôleur des Coûts doit être capable de penser de manière stratégique tout en étant impliqué dans la supervision de l'exécution quotidienne de la stratégie convenue. Il doit avoir une vue d'ensemble complète des budgets de tous les projets, gérés par des chefs de projet internes ou externes, et doit être en mesure d'alerter et de proposer des axes de restrictions budgétaires sur les risques de dépassement budgétaire. Il sera ouvert et accessible et travaillera avec l'équipe centrale et les équipes locales, ainsi qu'avec les équipes Store Planning et Finance, de manière transparente, unie et mutuellement coopérative.

Responsabilités Clés :

• Rôle de contrôle de coûts sur les projets : Vous travaillerez en étroite collaboration avec les chefs de projet de l'équipe (internes et indépendants) pour préparer l'estimation d'un projet à un stade très précoce (Schematic Design Drawings). Ces estimations seront utiles pour les demandes de dépenses d'investissement et assurer la liaison avec le service financier.
• Rôle de contrôle des coûts – suivi et analyse : Grâce à la connaissance de la base de données des coûts (historique des coûts des projets), que vous tiendrez à jour au fur et à mesure des ouvertures de boutiques, vous aurez un œil critique pour identifier les écarts de coûts par rapport aux budgets approuvés.
• Assurer un suivi tout au long du cycle de vie d'un projet et effectuer régulièrement des analyses budgétaires afin de fournir des rapports précis basés sur l'évolution de la conception de la boutique, depuis l'estimation jusqu'à la conception schématique, la conception détaillée, les plans de construction et les coûts de clôture.
• Gérer les aspects du contrôle des coûts pour la construction et fournir des rapports d'analyse des KPI pour la région.
• Examiner et faire appliquer les clauses financières des contrats des entrepreneurs et des consultants.
• Examiner le descriptif des travaux d'un projet avec les chefs de projet, et remettre en question les entrepreneurs généraux.

Rôle de contrôle des paiements :

• Travailler en étroite collaboration avec les équipes financières, fournir des mises à jour régulières sur les estimations des flux de trésorerie et assurer le suivi auprès des équipes comptables du paiement des fournisseurs.
• Diriger et coordonner avec le coordinateur du département le rapport de rapprochement des allocations aux locataires/grand magasin et le processus.
• Former, soutenir et contrôler les métreurs-vérificateurs externes, afin de garantir le respect de la méthodologie interne, depuis la création d'un nouveau fournisseur, en passant par le traitement des paiements, jusqu'à l'identification des dépassements de coûts potentiels.
• Le contrôleur des coûts participe activement au processus d'évaluation des risques pour les activités d'approvisionnement au sein du développement et de la construction des magasins. Cela comprend le suivi du respect des directives de contrôle interne, la coordination proactive avec le responsable de l'audit interne EMEA pour identifier les faiblesses potentielles dans le cycle d'approvisionnement et l'assistance à la mise en œuvre de mesures préventives, telles que l'élaboration et la diffusion d'une formation régulière aux équipes de construction de magasins sur les questions de contrôle interne et de conformité.

Reporting régulier :

• Document de "Snapshot" bi-hebdomadaire des projets (coûts), avec l'état du rapprochement des projets en cours et la mise à jour des projets en cours. À coordonner avec les chefs de projet internes et externes, les gestionnaires de coûts et à examiner par le directeur du Store Planning.
• Reporting US - Suivi et rapprochement des économies de coûts pour tous les magasins ouverts et les projets en cours.
• Procédures de suivi des nouveaux fournisseurs : S'assurer que chaque fournisseur est créé correctement en Europe, conformément aux règles ERICA, avant d'émettre un bon de commande.
• Conformité: procédures de suivi des factures : S'assurer que chaque cluster paie les factures CAPEX d'Unifier en temps voulu. Appels comptables mensuels avec chaque cluster. Tenir à jour une liste hebdomadaire à mensuelle de la base de données des paiements de factures afin de s'assurer que chaque cluster paie ses factures en temps voulu. Aider les équipes comptables locales chaque fois qu'il y a un problème avec une facture. S'assurer, avec l'aide de chaque métreur-vérificateur de projet, que la facture sera payée.
• Mise à jour mensuelle avec le coût/m² et les surfaces de BOH et FOH corrects du rapport PPT mensuel de Store Planning. À coordonner avec les chefs de projet internes et externes, les gestionnaires de coûts et à examiner par le directeur du Store Planning.
• Estimation et suivi des flux de trésorerie des investissements.
• Soutien au budget de maintenance : Consolider avec le responsable de la maintenance le budget de maintenance et fournir un soutien avec l'analyse comparative des coûts.
• Surveiller le budget des frais de déplacement des membres de l'équipe.

Qualifications :

• Licence en gestion de la construction et en comptabilité.
• Experience en retail
• Solide connaissance des cycles de vie et des coûts des projets de construction.
• Agilité en matière de reporting financier : Maîtrise des outils et des techniques de reporting financier, avec la capacité de s'adapter rapidement aux changements de données, aux nouvelles exigences réglementaires et aux besoins évolutifs de l'entreprise. Capacité à produire des rapports précis et pertinents dans des délais serrés.
• Expérience dans les projets de construction (min. 3 ans).
• Capacité de gestion de projet : Capacité à gérer efficacement les échéances et à suivre l'avancement des projets financiers. Capacité à identifier les risques et à mettre en œuvre des solutions pour garantir le respect des calendriers et des budgets.
• Connaissance avancée de la suite Office (Excel et PowerPoint).
• Connaissance de base d'Esker, d'Unifier, de DocuSign et de SharePoint.
• Connaissance intermédiaire d'AutoCAD pour consulter des plans et vérifier des métrés.
• Solides compétences en communication et en analyse.
• Capacité à automatiser les processus financiers.

Informations complémentaires :

• Localisation : Paris 6
• Start Date : Octobre
• Type de contrat : CDI

ENGLISH

W ithin the regional Store Planning & Construction team and reporting to the EMEA Store Planning & Construction Director, you will work closely with the team\'s Project Managers and central departments in Europe to manage all financial aspects related to construction projects.

Key Responsibilities:

Projects Cost control role:

• You will work closely with the team\'s project managers (internal and independent) to prepare a project estimate at a very early stage (Schematic Design Drawings). These estimates will be useful for investment expenditure requests and liaising with the finance department.
• Thanks to knowledge of the cost database (historical project costs), which you will keep up to date as stores open, you will have a critical eye to identify cost deviations from approved budgets.
• Ensure follow-up throughout the life cycle of a project and regularly perform budget analyses to provide accurate reports based on the evolution of the store design, from estimate to schematic design, detailed design, construction plans, and closing costs.
• Manage the cost control aspects for construction and provide KPI analysis reports for the region.
• Review and enforce the financial clauses of contractor and consultant contracts.
• Review the description of the work of a project with the project managers, to question the general contractors

Cost Control:

• Work closely with the finance teams, provide regular updates on cash flow estimates and follow up with the accounting teams on supplier payments.
• Lead and coordinate with the department coordinator the tenant/department store allocation reconciliation report and process.
• Train, support, and control external quantity surveyors, to ensure compliance with the internal methodology, from the creation of a new supplier, through payment processing, to the identification of potential cost overruns.

• The cost controller actively participates in the risk assessment process for sourcing activities within store development and construction. This includes monitoring compliance with internal control guidelines, proactively coordinating with the EMEA internal audit manager to identify potential weaknesses in the procurement cycle and assisting in the implementation of preventive measures, such as the development and dissemination of regular training to store construction teams on internal control and compliance issue.

Regular Reporting :

• Bi-weekly "Snapshot" document of projects (costs), with the status of the reconciliation of ongoing projects and the update of ongoing projects. To be coordinated with internal and external project managers, cost managers and reviewed by the Store Planning Director.
• US Reporting - Tracking and reconciliation of cost savings for all open stores and ongoing projects.
• New Supplier Monitoring Procedures: Ensure that each supplier is created correctly in Europe, in accordance with ERICA rules, before issuing a purchase order.
• Compliance: o Invoice Monitoring Procedures: Ensure that each cluster pays Unifier CAPEX invoices in a timely manner. Monthly accounting calls with each cluster. Maintain a weekly to monthly list of the invoice payment database to ensure that each cluster pays its invoices in a timely manner. Assist local accounting teams whenever there is an issue with an invoice. Ensure, with the help of each project quantity surveyor, that the invoice will be paid.
• Monthly update with the correct cost/m² and areas of BOH and FOH of the monthly PPT report of Store Planning. To be coordinated with internal and external project managers, cost managers and reviewed by the Store Planning Director.
• Investment cash flow estimation and monitoring.
• Maintenance budget support: Consolidate the maintenance budget with the maintenance manager and provide support with cost benchmarking.
• Monitor the travel expenses budget of team members.

Skills :

• Agility in financial reporting: Mastery of financial reporting tools and techniques, with the ability to adapt quickly to data changes, new regulatory requirements and evolving business needs. Ability to produce accurate and relevant reports within tight deadlines.
• Project monitoring and compliance with deadlines: Ability to effectively manage deadlines and track the progress of financial projects. Ability to identify risks and implement solutions to ensure compliance with schedules and budgets.
• Collaboration and budgetary coordination: Excellent communication and teamwork skills. Ability to collaborate with various stakeholders (internal and external) to effectively coordinate the budget, ensuring transparency and consistency of financial information.
• Analysis and problem solving: Strong analytical skills, allowing to identify financial problems and propose effective and innovative solutions.
• Mastery of IT tools: Thorough knowledge of accounting and financial management software as well as office automation tools.
• Knowledge of accounting standards.

Qualifications :

• Degree in construction management and accounting.
• Experience in retail
• Solid knowledge of the life cycles and costs of construction projects.
• Experience in construction projects (min. 3 years).
• Advanced knowledge of the Office suite (Excel and PowerPoint).
• Basic knowledge of Esker, Unifier, DocuSign and SharePoint.
• Intermediate knowledge of AutoCAD to consult plans and verify measurements.
• Strong communication and analytical skills.

Additional Information

• Location : Paris 6
• Start date: as soon as possible
• Type of Contract: Permanent Contract

ENGLISH

Within the regional Store Planning & Construction team and reporting to the EMEA Store Planning & Construction Director, you will work closely with the team's Project Managers and central departments in Europe to manage all financial aspects related to construction projects.

Key Responsibilities:

Projects Cost control role:

• You will work closely with the team's project managers (internal and independent) to prepare a project estimate at a very early stage (Schematic Design Drawings). These estimates will be useful for investment expenditure requests and liaising with the finance department.
• Thanks to knowledge of the cost database (historical project costs), which you will keep up to date as stores open, you will have a critical eye to identify cost deviations from approved budgets.
• Ensure follow-up throughout the life cycle of a project and regularly perform budget analyses to provide accurate reports based on the evolution of the store design, from estimate to schematic design, detailed design, construction plans, and closing costs.
• Manage the cost control aspects for construction and provide KPI analysis reports for the region.
• Review and enforce the financial clauses of contractor and consultant contracts.
• Review the description of the work of a project with the project managers, to question the general contractors

Cost Control:

• Work closely with the finance teams, provide regular updates on cash flow estimates and follow up with the accounting teams on supplier payments.
• Lead and coordinate with the department coordinator the tenant/department store allocation reconciliation report and process.
• Train, support, and control external quantity surveyors, to ensure compliance with the internal methodology, from the creation of a new supplier, through payment processing, to the identification of potential cost overruns.

The cost controller actively participates in the risk assessment process for sourcing activities within store development and construction. This includes monitoring compliance with internal control guidelines, proactively coordinating with the EMEA internal audit manager to identify potential weaknesses in the procurement cycle and assisting in the implementation of preventive measures, such as the development and dissemination of regular training to store construction teams on internal control and compliance issue.

Regular Reporting :

• Bi-weekly "Snapshot" document of projects (costs), with the status of the reconciliation of ongoing projects and the update of ongoing projects. To be coordinated with internal and external project managers, cost managers and reviewed by the Store Planning Director.
• US Reporting - Tracking and reconciliation of cost savings for all open stores and ongoing projects.
• New Supplier Monitoring Procedures: Ensure that each supplier is created correctly in Europe, in accordance with ERICA rules, before issuing a purchase order.
• Compliance: o Invoice Monitoring Procedures: Ensure that each cluster pays Unifier CAPEX invoices in a timely manner. Monthly accounting calls with each cluster. Maintain a weekly to monthly list of the invoice payment database to ensure that each cluster pays its invoices in a timely manner. Assist local accounting teams whenever there is an issue with an invoice. Ensure, with the help of each project quantity surveyor, that the invoice will be paid.
• Monthly update with the correct cost/m² and areas of BOH and FOH of the monthly PPT report of Store Planning. To be coordinated with internal and external project managers, cost managers and reviewed by the Store Planning Director.
• Investment cash flow estimation and monitoring.
• Maintenance budget support: Consolidate the maintenance budget with the maintenance manager and provide support with cost benchmarking.
• Monitor the travel expenses budget of team members.

Skills :

• Agility in financial reporting: Mastery of financial reporting tools and techniques, with the ability to adapt quickly to data changes, new regulatory requirements and evolving business needs. Ability to produce accurate and relevant reports within tight deadlines.
• Project monitoring and compliance with deadlines: Ability to effectively manage deadlines and track the progress of financial projects. Ability to identify risks and implement solutions to ensure compliance with schedules and budgets.
• Collaboration and budgetary coordination: Excellent communication and teamwork skills. Ability to collaborate with various stakeholders (internal and external) to effectively coordinate the budget, ensuring transparency and consistency of financial information.
• Analysis and problem solving: Strong analytical skills, allowing to identify financial problems and propose effective and innovative solutions.
• Mastery of IT tools: Thorough knowledge of accounting and financial management software as well as office automation tools.
• Knowledge of accounting standards.

Qualifications :

• Degree in construction management and accounting.
• Experience in retail
• Solid knowledge of the life cycles and costs of construction projects.
• Experience in construction projects (min. 3 years).
• Advanced knowledge of the Office suite (Excel and PowerPoint).
• Basic knowledge of Esker, Unifier, DocuSign and SharePoint.
• Intermediate knowledge of AutoCAD to consult plans and verify measurements.
• Strong communication and analytical skills.

Additional Information

• Location : Paris 6
• Start date: as soon as possible
• Type of Contract: Permanent Contract

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