Coordinateur Administratif de L'Assemblée du Ceser

Région Bretagne; Cesson-Sévigné; Hybride; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale dynamique en Bretagne recherche un coordinateur administratif pour gérer la relation avec les membres du CESER et organiser des réunions plénières. Le candidat doit avoir de bonnes connaissances administratives et une expérience dans le soutien à une assemblée. Ce poste propose un cadre de travail flexible, avec des horaires ajustables et la possibilité de télétravail, tout en travaillant sur des sujets d'importance régionale.

Prestations

Accès à la formation

Chèques vacances

Tickets restaurants

Participation au transport

Qualifications

• Connaissances des politiques publiques régionales et développement.
• Capacité à travailler dans l’urgence.
• Maîtrise des outils de visioconférence.

Responsabilités

• Gérer les renouvellements de mandat et d'autres tâches administratives.
• Organiser et préparer les réunions du bureau et de l'assemblée.
• Participer à la communication interne et mise à jour de supports.

Connaissances

Connaissance de l’environnement administratif

Capacité de rédaction et d’analyse

Très bon relationnel

Sens de l'organisation

Autonomie

Formation

Expérience professionnelle dans l'appui au fonctionnement d'une assemblée

Outils

Outils informatiques (suite bureautique, CRM)

Description du poste

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles…) la Région Bretagne emploie sur l’ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des valeurs fondamentales comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !

Le Conseil économique, social et environnemental régional (CESER) est la deuxième assemblée de la Région, à côté du Conseil régional. Il remplit trois missions consultatives : donner des avis sur les politiques du Conseil régional, conduire des études de fond sur la Bretagne, et contribuer au suivi et à l’évaluation des politiques publiques. Cette assemblée de 120 membres et son·sa Président·e ont à leur service une direction organisée en huit pôles et deux missions transversales dont la direction est assurée par le·la Directeur·trice du CESER.

Le·la coordinateur·rice administratif·ve de l'assemblée contribue au bon fonctionnement de l'assemblée et de ses instances.

Il·elle intervient en appui organisationnel et technique au·à la chef·fe du pôle Assemblée-Communication et au·à la Directeur·trice du CESER.

La mission recouvre l'accueil, l'information interne et le suivi des relations avec les membres du CESER, la coordination et la sécurisation du déroulement des réunions, le suivi des représentations extérieures du CESER, les renouvellements du CESER, la préparation des autres manifestations de l'assemblée et de ses instances.

Missions

En étroite collaboration avec le·la chef·fe du pôle Assemblée-Communication, le·la Directeur·trice du CESER et les assistant·es de direction, et en coordination avec les autres chef·fes de pôles et chargé·es de missions, le·la coordinateur·rice administratif·ve de l'assemblée assure :

La gestion administrative de la relation avec les membres du CESER

• Gérer les renouvellements de mandat et de mi-mandat, en appui au·à la chef·fe du pôle Assemblée-Communication
• Assurer l'accueil des membres du CESER au fil de l’eau : suivre leur nomination en lien avec les services du Préfet, les informer sur leurs missions et le fonctionnement du CESER, concevoir et mettre à jour les documents d’information
• Coordonner les représentations des membres du CESER dans les organismes extérieurs, développer la qualité des relations avec les organismes et les partenaires extérieurs

La préparation des réunions du bureau et de l’assemblée

• Préparer les sessions plénières : gestion et coordination administrative, préparation en contenu du parapheur du Président, lien avec le service des assemblées et le Cabinet du Conseil régional, sécurisation juridique en référence au règlement intérieur du CESER et au CGCT, vérification des procès-verbaux
• Préparer les réunions de bureau : gestion et coordination administrative, préparation en contenu du parapheur du Président, organisation des réunions délocalisées, rédaction des comptes-rendus
• Organiser les évènements relatifs à la vie du bureau (séminaire de rentrée) et de l’assemblée

La communication interne

• Participer à la programmation des publications de la communication interne
• Produire et mettre à jour des supports de communication (articles, photographies) et les diffuser via les outils internes (extranet, journal papier, newsletter destinée aux organismes représentés au CESER)
• Coordonner la réalisation du bilan annuel d’activités en lien avec les différents contributeurs
• Participer à la mise à jour du CRM

Le suivi et la veille sur les sujets d’intérêt pour l’assemblée du CESER

• Suivre les évolutions des documents présentés par le Conseil régional en session (amendements, prise en compte des avis du CESER)
• Suivre les références au CESER en séance ou dans les rapports du Conseil régional, ainsi que dans la presse
• Suivre les décisions des Commissions permanentes et mettre en place des veilles ciblées pour les chef·fes de pôles et chargé·es de mission
• Élaborer et gérer un tableau de suivi budgétaire, en lien avec les directions du Conseil régional

RELATIONS HIERARCHIQUES

L’agent dépend directement de (n+1) : chef·fe du pôle Assemblée-Communication

L’agent encadre directement (n-1) : -

Encadrement fonctionnel : au quotidien avec les deux assistant·es de direction

RELATIONS FONCTIONNELLES

Au sein de la Direction, de l'assemblée et de ses instances :

• Assistant·es de direction et assistant·es de pôles
• Chargé·es de missions transversales
• Chef·fes de pôles de la direction
• Contacts réguliers avec le·la Président·e du CESER, les Vice-président·es, les membres de l'assemblée du CESER

Au sein de la collectivité :

• Le Cabinet du Conseil régional
• Le service des assemblées
• Le service des moyens généraux
• Les différentes Directions et services du Conseil régional

Partenaires extérieurs

• Relations avec les services de l’État dans la région (SGAR notamment), les collectivités territoriales et leurs groupements, les organismes régionaux ou interrégionaux dans lesquels le CESER est représenté, les organisations de la société civile et les partenaires extérieurs.

Lieu de travail : 5 rue de la Châtaigneraie, 35510 Cesson-Sévigné

Horaires et temps de travail : temps complet

Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Contraintes spécifiques : capacité à travailler dans l’urgence :

• Lors des renouvellements du CESER (au 1er janvier tous les trois ans), avec une charge de travail plus importante
• Lors des sessions plénières (5 fois par an), avec des contraintes horaires pouvant s’étendre en soirée

Dotation particulière : ordinateur portable

Equipement de protection individuelle : ☐ OUI ☒ NON

Compétences recherchées

Savoirs et savoir-faire

• Connaissance de l’environnement administratif, budgétaire et juridique des collectivités territoriales
• Connaissance de la collectivité régionale, des politiques publiques régionales et du développement régional
• Expérience professionnelle dans l'appui au fonctionnement d'une assemblée délibérante
• Capacité de rédaction, d'analyse et de synthèse
• Maîtrise des outils informatiques (suite bureautique, usages collaboratifs, CRM, outils de visioconférence, extranet, logiciels métiers)

Savoir-être

• Sens de l'organisation, rigueur, autonomie
• Très bon relationnel
• Force de proposition, initiative
• Aptitude et goût pour le travail en équipe
• Discrétion et respect de la confidentialité

Pourquoi nous rejoindre

Vous avez envie d’exercer au cœur d’un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu’accessible, et doté d’une vie culturelle riche Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d’avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine…) Vous avez envie d’évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d’appartenance…) Vous êtes attentif.ve aux possibilités d’évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail…) Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail, équipements professionnels adaptés…) Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne...