Chargé·e de projet événementiel (stage)

Les Boîtes à Vélo - France; Paris; Hybride; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association de promotion du vélo recherche un·e stagiaire pour coorganiser son Congrès biennal. Le stage de 6 mois à Paris implique la gestion logistique de l'événement, le suivi des prestataires et l'animation des équipes. Le candidat idéal a une formation en communication ou événementiel et doit faire preuve d'autonomie et de créativité.

Qualifications

• Formation bac +3 minimum requise.
• Maîtrise de la suite Office indispensable.
• Compétences en gestion de projet appréciées.

Responsabilités

• Co-animer les réunions de suivi.
• Suivi budgétaire des événements.
• Co-concevoir le programme de l'événement.

Connaissances

Maîtrise de la suite Office

Aisance avec Slack

Aisance rédactionnelle

Interêt pour la mobilité durable

Autonomie

Bonnes capacités relationnelles

Esprit d’initiative

Formation

Bac +3 minimum (communication, commerce, événementiel)

Outils

Outils de gestion de projets

Description du poste

1. Contexte

A. L’association

Les Boîtes à Vélo – France, fondée en février 2019, est l’association rassemblant les professionnels à vélo, leurs collectifs locaux et les professionnels de la filière vélo utilitaire. Son objectif est de promouvoir et de généraliser l’usage du vélo et du vélo-cargo pour les entreprises, comme moyen de déplacement professionnel. L’association porte également la Fédération Professionnelle de Cyclologistique et est composée d’un réseau de 14 associations locales.

Les missions fixées à l’association nationale sont notamment : le plaidoyer pour les cyclomobilités professionnelles, l’accompagnement des collectivités et des entreprises à la transition vers le vélo-cargo et la production de connaissances liées à ce mode de déplacement émergent.

B. Le Congrès

Le Congrès des Boîtes à Vélo - France est un évènement biennal qui vise à réunir l’ensemble des adhérents nationaux de l’association pour y tenir son Assemblée Générale, ainsi que des partenaires extérieurs de « l’écosystème vélo » au sens large (associations connexes, organismes consulaires, collectivités, entreprises, institutions, etc.).

Le 4 e Congrès aura donc lieu les 2 et 3 juillet 2026 au Point Fort d’Aubervilliers.

Deux jours pour découvrir, débattre, se projeter et célébrer les cyclomobilités professionnelles : Le rendez-vous national incontournable de notre réseau, qui rassemble professionnel·les, collectivités, élu·es, acteurs de la mobilité durable et grand public.

• Plus de 600 participant·e·s attendu·e·s (dont la moitié d’adhérent·es) autour de conférences, ateliers, animations, temps festifs et conviviaux
• Plusieurs espaces d’exposition sur 1000m² : filière vélo utilitaire, entrepreneur·es francilien·nes, vélos restaurants et partenaires

2. Objectifs et missions du poste

Le·la stagiaire chargé·e de projet événementiel aura pour mission de coorganiser le 4e Congrès des Boîtes à Vélo – France.

• Co-animation des réunions de suivi (envoi des invitations, prises de notes, rédaction et envoi des comptes-rendus)
• Suivi budgétaire
• Identification, contact et suivi des prestataires (traiteur, imprimeur, vidéaste, etc.), partenaires (financeurs, prestataires média, etc.), invités (institutionnels, collectivités, associations amies, etc.)
• Co-conception et mise en place du programme : Village des exposants (fabricants vélos-cargo et accessoires), conférences, animations (course de vélos-cargo, etc.), assemblée générale de l’association, ateliers, etc.
• Gestion des inscriptions et suivi des inscrits
• Gestion de la logistique interne autour de l’événement : déplacements, hébergement, etc.
• Et les jour J : accueil des congressistes, gestion des prestataires, etc.
• A l’issue de l’événement : envoi d’un questionnaire de satisfaction, rédaction d’un compte-rendu (préconisations pour 5e Congrès)

La·le stagiaire chargé·e de projet événementiel exerce ses missions sous l’autorité de la cheffe de projet événementiel de l’association. Dans le cadre de ses missions, le·la stagiaire travaille également en collaboration avec les membres du bureau de l’association Les Boîtes à Vélo – Paris Île-de-France.

1. Profil recherché

Envie de rejoindre une équipe dynamique et un réseau de plus de 300 adhérents partout en France où votre autonomie et votre créativité seront valorisés ? Nous recherchons un·e stagiaire de formation bac +3 minimum (communication, commerce, événementiel). Votre lettre de motivation fera la différence !

• Maîtrise de la suite Office
• Aisance avec les outils de gestion de projets et de communication interne (Slack notamment)
• Aisance rédactionnelle et orale
• Intérêt pour les enjeux du développement et de la mobilité durable
• Autonomie et persévérance
• Bonnes capacités relationnelles (argumenter, négocier, animer et motiver une équipe)
• Esprit d’initiative et organisation

2. Conditions du poste

• Localisation : Paris (télétravail régulier)
• Type de contrat : stage conventionné
• Durée : 6 mois – 35h/semaine
• Gratification : 639,45€/mois (NB : plafond de la gratification mensuelle légale pour 2025, sera réévalué en 2026)
• Prise de poste : 19 janvier 2026

3. Processus de recrutement

1. CV + lettre de motivation à adresser à Charlotte Robin, cheffe de projet événementiel, via Jobs that make sense uniquement, jusqu’au 16 novembre 2025
2. 1er appel rapide avec Céline Morin, responsable communication (15’ maximum)
3. 1er entretien avec la cheffe de projet événementiel et la responsable communication (1h dans nos bureaux parisiens)