Assistante de formation H/F

AFPA; Bayonne; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un organisme de formation à Bayonne recherche un(e) assistant(e) de formation pour un CDD de remplacement. Vous serez chargé(e) de gérer administrativement les stagiaires, d'accueillir les publics et de commercialiser des produits. Une solide expérience en gestion administrative est requise, ainsi qu'une formation de niveau 5.

Qualifications

• Expérience administrative et/ou commerciale de 3 ans minimum dans les secteurs de la formation et/ou de l’insertion professionnelle.

Responsabilités

• Gérer administrativement les bénéficiaires de services et les stagiaires en formation.
• Accueillir les publics et les partenaires, et répondre à leurs demandes.
• Participer au développement du centre et à la commercialisation des produits.

Connaissances

Gestion administrative

Communication

Suivi des stagiaires

Formation

Formation de Niveau 5

Description du poste

Overview

Vous rejoignez l’Afpa, premier organisme de formation des actifs en France. Vous intégrez un collectif de travail pour qui l’utilité sociale est une fierté, un moteur au quotidien pour accompagner les salariés et les publics les plus éloignés de l’emploi dans leur parcours de formation. Vous partagez les valeurs de l’Afpa : un attachement profond aux valeurs humaines, rejoignez-nous !

L'AFPA de Bayonne recherche un.e assistant.e de formation pour un CDD de remplacement.

Cette fonction comprend 3 grandes missions qui peuvent être exercées séparément : L’assistant(e) formation contribue, en pool d’activités et de services, à la production et au développement de l’activité, en favorisant l’accès à l’ensemble des services du centre et le maintien des stagiaires en formation, par une gestion et un suivi administratif de proximité.

Responsabilités

1. Assistant(e) Formation en charge de la gestion administrative (AFG : Assistant(e) Formation Gestion) : A ce titre, il / elle gère administrativement les bénéficiaires de services et les stagiaires en formation. Pour ce faire, il / elle :
   • Assure l’ensemble des actes de gestion administrative des publics bénéficiaires de prestations et de formation : de l’inscription et la convocation jusqu’au terme de leur parcours
   • Prépare et gère :
   • les entrées dans les parcours et les formations (pré-accueil et accueil, constitution des dossiers administratifs) le suivi du parcours ou des formations (recueil et transmission des justificatifs, prise en compte des aléas) les sorties (transmission des pièces justificatives aux stagiaires)Assure la traçabilité de l’activité (enregistrement dans les SI internes / externes et les reporting correspondants) Contribue à la constitution de jurys, à leur convocation et assure le suivi pour leur rémunération
2. Assistant(e) Formation en charge du recrutement des stagiaires et de l’accès des bénéficiaires aux services du centre (AFR : Assistant(e) Formation Recrutement). A ce titre, il / elle :
   • Accueille en lien avec ses activités, les publics et les partenaires ; Répond à leur demande en leur apportant une première information et en leur indiquant si nécessaire le contact, ou la marche à suivre à l’interne voire à l’externe, pour compléter leurs démarches
   • Renseigne et aide les publics dans leur choix de formation, leurs droits à la formation et leurs besoins de services (en direct, contacts téléphoniques, mél…) ;
   • Participe à la planification et la mise en œuvre des actions de recrutement ;
   • Anime des informations collectives ;
   • Réalise des actions de promotion de l’offre et de recherche de candidats pour optimiser l’occupation des places de formation et les dispositifs ;
   • Participe aux salons, journées portes ouvertes, opérations de sourcing recrutement.
3. Assistant(e) formation en charge de la commercialisation des produits (AFC : Assistant(e) Formation Commercial(e). A ce titre il / elle participe au développement du centre ou de son secteur d’intervention ; il / elle :
   • Gère un fichier clients, envoie des mailings, favorise la qualification et la transformation des contacts en clients, réalise des ventes (CPF, AIF …) ;
   • Oriente les clients ou prospects vers les équipes commerciales en fonction de leur demande ;
   • Constitue des dossiers de formation, établit un calendrier de formation dans le cadre d’un dossier de financement ou d’un CPF
   • Conseille et aide les publics à constituer un dossier de financement ;
   • Met en œuvre les co-financements appropriés, établit les devis et conventions dans les SI internes et externes.
4. Expérience administrative et/ou commerciale de 3 ans minimum dans les secteurs de la formation et/ou de l’insertion professionnelle.
5. Formation de Niveau 5