Assistante de Direction H / F

Maïki; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société de gestion de banque-assurance à Paris recherche un(e) assistant(e) de direction pour accompagner la Présidente et le Directoire. Les responsabilités incluent l'organisation des activités, la gestion d'agenda complexe et la logistique des déplacements. Un sens de l'écoute, rigueur, autonomie et maîtrise des outils bureautiques sont essentiels. La maîtrise de l'anglais est un plus.

Qualifications

• Expérience significative en assistanat de direction requise.
• Capacité à créer une relation de confiance avec les interlocuteurs.
• Aise avec les outils bureautiques, maîtrise de l'anglais appréciée.

Responsabilités

• Organiser et suivre les activités de la Présidente.
• Gérer l'agenda complexe des membres du Directoire.
• Organiser les voyages et déplacements des membres du Directoire.
• Réserver et préparer les salles de réunions.
• Préparer et relire des documents administratifs.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Capacité d'écoute

Proactivité

Adaptabilité

Réactivité

Maîtrise des outils bureautiques

Outils

Pack Office

Suite Google

Description du poste

Overview

Société de gestion de banque-assurance coopératif, notre client se positionne comme un partenaire de confiance et de proximité pour les dirigeants des territoires, par son accompagnement humain et son implantation multirégionale. Dans le cadre d'un départ en mécénat de compétences, nous recherchons une nouvelle personne pour accompagner au quotidien la Présidente du Directoire ainsi que les trois autres membres du Directoire, soit 4 personnes. Le poste est basé à Paris pour fluidifier les échanges avec les membres du Directoire situés à Paris, Bordeaux, Nantes et Brest.

Responsibilities

• Organiser, coordonner et assurer le suivi des activités de la Présidente, intervenir dans la préparation et le suivi de dossiers et assurer la logistique.
• Gestion de l'agenda complexe des membres du Directoire : organisation de rendez-vous, visioconférérences, déjeuners, dîners, appels auprès d'interlocuteurs de haut niveau.
• Gestion des voyages et déplacements des 4 membres du Directoire en France et à l'étranger : réservations intégrales de tous les éléments nécessaires et préparation de pochette de voyage détaillée (logistique trains, avions, taxi, hôtels, restaurants).
• Gestion de l'accueil des visiteurs et des participants aux réunions, gestion des salles de réunions (réservation et préparation).
• Préparation, mise en forme et/ou relecture de documents administratifs en français ou en anglais, classement, archivage, travaux de reprographie.
• Participation à l'organisation d'événements, de salons, de séminaires, de réunions avec les investisseurs.
• Prendre en charge la gestion administrative de la vie sociale AC (préparation des conseils, ordres du jour, convocations des administrateurs, tenue du registre du directoire, formalités / suivi des dossiers en lien avec le juridique).
• Organiser les directoires / comités de direction (préparation ODJ, participation, rédaction et diffusion des PV).
• Gestion des moyens généraux : intendance des 7 bureaux (fournitures, mobiliers, etc.) en lien avec les équipes moyens généraux du Pôle et du Groupe.
• Enregistrement et mise en paiements des factures fournisseurs, soutien au traitement des notes de frais.

Profil idéal

• Vous justifiez d'une expérience significative en assistanat de Direction, vous savez créer une relation de confiance avec vos interlocuteurs, notamment grâce à votre sens de l'écoute, votre rigueur, autonomie, organisation et sens des priorités.
• Vous êtes reconnu.e pour votre proactivité et exigence, ainsi que pour vos capacités d'adaptation et de réactivité.
• Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), et idéalement avec la suite Google.
• La maîtrise de l'anglais serait appréciée.