ASSISTANTE ADMINISTRATIVE (H/F) CDD 1 an (H/F)

KYNTUS RESEAUX; Nogent-le-Rotrou; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de construction de réseaux recherche un Employé qualifié pour gérer des tâches administratives et de relation client. Les responsabilités incluent l'accueil des visiteurs, la gestion des commandes et le suivi des livraisons. Le candidat devra maîtriser le pack Office et avoir une bonne capacité de communication. Le poste est en CDI avec un salaire brut mensuel entre 1900€ et 2400€ pour 35 heures par semaine.

Prestations

Titres restaurant

Ordinateur portable

Prime de panier

Qualifications

• Débutant accepté.
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) est essentielle.
• Capacité à gérer des informations et des documents administratifs.

Responsabilités

• Participer à la tenue du standard d'accueil.
• Réaliser des documents administratifs pour les douanes.
• Encadrer les déplacements à l'étranger.
• Assurer le suivi du transport jusqu'à la livraison.
• Gérer les commandes clients et établir les factures.

Connaissances

Accueillir, orienter, renseigner un public

Améliorer des procédures administratives

Assurer la relation client

Assurer le suivi des commandes

Classer des documents

Collaborer avec les équipes RH

Communiquer efficacement

Maîtrise du pack Office

Techniques de communication

Organiser son travail selon les priorités

Formation

Bac ou expérience équivalente

Description du poste

Collecte et saisie du présentiel, des pointages d'heures sur affaires, heures supplémentaires, et tous les documents y afférentsParticiper à la tenue du standard d'accueil physique et téléphoniqueRecherche et achat de transport, prestation, fourniture en relation avec la responsable achat, suivi et réceptionComparer, négocier les achatsAssure le classement des achatsRéalisation les documents de chantier, accès (demandes d'accès sites militaires), sécurité, etc...Demande de cotation auprès des transitairesOrganisation de l'enlèvement des marchandisesRéalisation des documents administratifs pour les DOUANES (VGM, Factures commerciale...)Suivi du transport jusqu'au lieu de livraisonParticiper à la clôture comptable mensuelleAccompagner les chargés d'affaires dans leurs métiers de bout en boutq Enregistre les commandes clients dans le logiciel de gestion commercialeEtablit les factures clientsPrépare et organise les déplacements à l'étranger : billets d'avion, réservation hôtels, contacts avec les ambassades, demandes de visas...Assurer l'interface avec le personnel en déplacement (en France et à l'étranger)Participe à la prospection et au démarchage des clients potentielsAlimenter le fichier des contacts

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1900.0 Euros à 2400.0 Euros sur 12.0 mois
• Titres restaurant / Prime de panier
• Ordinateur portable

Déplacements Déplacements: Jamais

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Améliorer des procédures administratives
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
• Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs
• Classer des documents
• Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers
• Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)
• Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)
• Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation)
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Fournir des informations claires et précises par téléphone
• Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)
• Gérer les réservations et les itinéraires de voyage
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Normes rédactionnelles
• Optimisation des processus
• Procédures administratives
• Relayer de l'information
• Réaliser la gestion administrative des contrats
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Suivi des indicateurs de performance
• Techniques de communication orales, écrites et numériques
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve d'autonomie

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Construction de réseaux électriques et de télécommunications

Employeur

10 à 19 salariés

Mme Valérie BOMBRE