Assistant H / F

SYCTOM; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence publique de gestion des déchets recherche un assistant administratif pour soutenir le Directeur général adjoint dans la gestion de diverses activités. Les responsabilités incluent la gestion de la documentation, l'organisation des déplacements, et le soutien administratif aux projets. Les candidats doivent avoir de bonnes compétences en gestion documentaire et maîtriser le Pack Office. La possibilité de télétravail est offerte.

Prestations

Télétravail possible

Tickets restaurant

Forfait mobilités durables

Accès à la Mutuelle

Qualifications

• Bons niveaux d'orthographe et de syntaxe requis.
• Capacité à établir des priorités.
• Aptitudes à travailler de manière autonome.

Responsabilités

• Soutenir le Directeur général adjoint dans ses activités.
• Gérer la documentation et interagir avec différents services.
• Participer à la gestion du courrier.

Connaissances

Maîtrise des outils du Pack Office

Techniques d'assistanat de direction

Confidentialité et discrétion

Esprit d'initiative

Outils

CIRIL

Description du poste

Premier opérateur public européen de traitement et de valorisation des déchets, le Syctom , l’agence métropolitaine des déchets ménagers, est un acteur majeur de l'économie circulaire et de la ville durable.

Au service de 81 communes franciliennes et de près de 6 millions d'habitants, le Syctom accomplit sa mission de service public avec pour objectif de faire des déchets une ressource. Une mission exigeante qu'il conduit grâce à ses 144 collaboratrices et collaborateurs, en lien étroit avec les collectivités en charge de la collecte des déchets et l'ensemble des acteurs de la filière. Le budget annuel s’élève à 721 M€ et le Plan des Investissements 860 M€ d’ici 2030.

Le Syctom traite et valorise chaque année 2,3 millions de tonnes de déchets ménagers dans 9 unités de traitement innovantes (3 unités de valorisation énergétique, 4 centres de tri et 2 centres de transfert). Le patrimoine du syndicat alliant performance industrielle et exemplarité environnementale est exploité par des entreprises privées sous contrat. En 2023, afin de renforcer la maîtrise de ses exploitants, le Syctom a fait le choix de faire évoluer la gestion de ses installations au gré du renouvellement des contrats d’exploitation en constituant des SemOp, présidées par un.e élu.e du Syctom.

Acteur responsable et innovant, le Syctom accompagne le développement de la collecte des déchets alimentaires, développe des solutions de traitement et de valorisation et agit en faveur de la réduction et du tri des déchets et s’engage dans la réduction des émissions de gaz à effet de serre (GES) liées à ses activités de transport et de logistique.

La Direction générale adjointe Ressources et moyens (DGARM) décline les orientations stratégiques et pilote les politiques en termes de ressources humaines, financières, juridiques, informatiques et d’administration générale. Elle accompagne au quotidien les équipes, activités et projets du Syctom en lien avec le projet stratégique de la collectivité, qui définit des orientations communes afin que le Syctom accompagne le territoire dans ses ambitions de développement durable.

Au sein de la DGARM, la Direction des Ressources humaines et des moyens généraux accompagne les agent.es dans l’ensemble des aspects de leur vie professionnelle (environnement et cadre de travail, prévention et santé au travail, parcours et développement des compétences, politique de rémunération et d’évolution professionnelle, temps et modalités de travail, action sociale, etc.), en animant un dialogue social et interne de qualité.

Missions

Sous la responsabilité du Directeur général adjoint et dans le cadre d’un remplacement, vous apportez un soutien précieux dans la gestion et l'organisation des activités de toutes les directions faisant partie de la Direction générale adjointe : la Direction des Ressources humaines et des moyens généraux, la Direction des Finances, la Direction des Affaires juridiques et des achats, ainsi que la Direction des Systèmes d'information et la Référente QVT.

Vous accompagnez le Directeur général adjoint et son adjointe (gestion de l’agenda, interface avec les différents interlocuteurs, rédaction des comptes-rendus, organisation des déplacements …).

Vous êtes impliqué∙e dans les activités administratives et logistiques des directions de la Direction générale adjointe (préparation des réunions, organisation des instances, saisie de courriers notamment). Vous apportez votre soutien administratif aux projets menés par les diverses directions constituant la Direction générale adjointe Ressources et moyens.

Vous êtes responsable de la gestion de la documentation du Syctom : depuis l'identification des besoins, l'élaboration du budget, la saisie des bons de commande, jusqu'au contrôle des factures et à la mise à disposition des revues et abonnements auprès des services. En tant que contact privilégié, vous êtes ainsi chargé∙e d'interagir avec toutes les directions concernant les demandes d'abonnement et de revues. De plus, vous êtes également en relation avec les fournisseurs pour gérer leurs demandes de devis, résoudre les problèmes (comme l'accès ou les factures incorrectes) et traiter les réclamations.

Vous participez, en suppléance de la Chargée d’accueil, à la gestion du courrier.

• Vous aspirez à participer à l'optimisation des processus et des instruments documentaires.
• Vous aspirez à relever de nouveaux défis au sein d'une direction générale en plein dynamisme.
• Vous avez de bonnes connaissances des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales.
• Vous maîtrisez des techniques d'assistanat de direction et des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire. Vous êtes à l’aise avec les tableaux de bord, et outils de planification et de suivi, comptes rendus.

Vous maîtrisez de l'ensemble des outils du Pack Office et d’un logiciel de gestion comptable (le Syctom utilise CIRIL) et les procédures administratives.

• Vous suivez des directives de travail, vous êtes tenu∙e à la confidentialité et à la discrétion, et votre aptitude à établir des priorités est reconnue.
• Vous possédez un esprit d'initiative et êtes capable de travailler de manière autonome.

Poste à pourvoir dès que possible .

CDD de 9 mois, dans le cadre d’un remplacement.

Le Syctom

Facilite l’organisation des temps :

• Cycle de travail hebdomadaire de 39 h 30 (25 CA et 25 RTT) ou de 37 h 30 (soit 25 CA et 15 RTT)
• Possibilité de télétravailler

Participe aux frais :

• de télétravail avec l’allocation forfaitaire de télétravail (aux montants maximum permis dans la fonction publique)
• de restauration : accès au Restaurant Inter Entreprise du siège du Syctom (prise en charge du Syctom à hauteur de 7,26 €) et attribution de tickets restaurant pour les jours de télétravail (d’une valeur de 12,10 €).

Encourage les déplacements les plus écologiques :

• Mise en place du forfait mobilités durables

Participe à la santé et l’action sociale :

• Participation à la Mutuelle et à la Prévoyance (contrats groupes conclus avec le CIG de la Grande Couronne)
• Accès au Comité National d'Action Sociale (CNAS)
• Nos bureaux sont situés dans l’Immeuble Kadence au 86 rue Regnault – 75013 Paris (accès par les lignes 7 et 14 du métro, le Tram T3a, le RER C). Ils sont modernes, avec des espaces de travail collectif et de convivialité (déjeuner, jardin).