Assistant(e) Office Manager (H / F / D)

Samsic Emploi; Palaiseau; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de gestion opérationnelle à Palaiseau recherche un support administratif pour garantir un fonctionnement fluide du site. Le candidat sera responsable de l'accueil des visiteurs, de la gestion des documents administratifs et de la coordination des services généraux. Une expérience en gestion administrative et des compétences en communication sont requises pour ce poste clé.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative souhaitée.
• Capacité d'accueil et de communication efficace.
• Sens de l'organisation et de la logistique.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et gérer les communications.
• Assurer le suivi des documents administratifs.
• Veiller à la bonne tenue des espaces communs.

Description du poste

Vous contribuez au bon fonctionnement quotidien du site en garantissant une gestion administrative fluide, un accueil de qualité et une coordination efficace des services généraux. Véritable support opérationnel, vous veillez à maintenir un environnement de travail agréable, organisé et collaboratif.

Vos missions principales

Accueil et gestion

• Accueillir les visiteurs, partenaires et collaborateurs.
• Gérer les appels téléphoniques, courriers entrants et sortants.

Support administratif

• Assurer le suivi des documents administratifs.
• Gérer les commandes de fournitures et d’équipements.
• Participer à la préparation de réunions et à la mise en forme de documents.

Logistique et services généraux

• Veiller à la bonne tenue des espaces communs (salles de réunion, cafétéria, etc.).
• Suivre les interventions des prestataires (maintenance, nettoyage, sécurité).
• Participer à l’organisation d’événements internes (mise en place, mobilier, logistique).

Communication interne

• Contribuer à la mise en place d’actions de communication interne (affichage, signalétique).
• Participer à la coordination et au bon déroulement des événements internes (séminaires, team building, etc.).

Activités quotidiennes

• Être le point de contact opérationnel pour les collaborateurs sur site.
• Assurer la disponibilité des ressources nécessaires au bon déroulement des activités.
• Maintenir une communication fluide avec les équipes et prestataires.
• Participer à l’amélioration continue des processus administratifs et logistiques.

SAMSIC, société socialement responsable, s'engage au quotidien pour l'emploi des personnes en situation de handicap.