Assistant.e de Projets F / H

Expertise France; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence de coopération internationale à Paris recherche un(e) Assistant(e) de Projets pour assurer le soutien administratif et logistique des missions. Le candidat idéal a une formation BAC +2/3 et au moins 2 ans d'expérience. Les responsabilités incluent la gestion logistique des événements, le suivi administratif, et la participation à la préparation des appels d'offre. Ce poste en CDD de 12 mois propose plusieurs avantages comme un 13ème mois, des jours de congé supplémentaires, et la possibilité de télétravail.

Prestations

13ème mois

Part variable de 3%

45 jours de congés annuels

Allocation repas de 10€ par jour

Prise en charge de 50% des transports en commun

Prime de mobilité de 400€

Mutuelle santé gratuite

Télétravail possible

Qualifications

• Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire, idéalement dans la solidarité ou la santé.
• Connaissances en comptabilité et gestion administrative nécessaires.
• Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles.

Responsabilités

• Gerer l'organisation logistique d'événements.
• Assister aux tâches administratives et financières des projets.
• Contribuer à la préparation des appels d'offres.

Connaissances

Maîtrise d'Excel

Maîtrise de Word

Connaissance de l'espagnol

Connaissance de l'anglais

Sens de l'organisation

Réactivité

Capacités rédactionnelles

Capacités relationnelles

Formation

Formation supérieure BAC +2 / 3 en comptabilité, gestion

Description du poste

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• gouvernance démocratique, économique et financière;
• paix, stabilité et sécurité;
• climat, agriculture et développement durable ;
• santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

Vos principales missions ?

En appui des chargés de projets et en coordination avec les équipes sur le terrain, les principales missions pourront être les suivantes :

Gestion logistique

• Assure et/ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études …)
• Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements (ordre de mission, billets d’avion), hébergement, per diem, visa, documentation projets,…
• Gère un portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation (hôtel, repas, services de traduction, etc.),…
• Applique les procédures d’achat interne et externe

Gestion administrative / contractuelle

• Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets
• Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques
• Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics / subventions
• Participe aux processus de recrutement des experts
• Pré remplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services
• Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil de conformité (compliance) interne

Gestion financière

• Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses Siège, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes
• Contribue à l'élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture …) en collaboration avec les chargé.e.s de projets, chargés de projets administratifs et financiers
• Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets, Chargé.es de projets administratifs et financier, le / s Responsables Administratifs et Financiers des projets
• Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain
• Tient à jour les tableaux de bord existants
• Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords)

Appui transversal

• Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de note, rédaction de comptes rendus, relecture de TDR, etc …) et du département

Expertise France est une agence public de mise en œuvre de projets de coopération internationale. Nous sommes placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires étrangères et de l'économie et des finances, avec lesquels nous avons un contrat d'objectifs et de moyens.

Agence interministérielle de coopération technique internationale , nous sommes l'opérateur de tous les ministères. En 2021, l'agence intègre le groupe AFD (Agence Française de Développement) qui nous apporte des solutions financières et opérationnelles.

L'objectif d'Expertise France est de lutter contre les inégalités mondiales : nos projets sont principalement orientés vers la protection des biens publics mondiaux et la réponse aux défis mondiaux auxquels toutes les sociétés du Nord comme du Sud doivent faire face.

Nous recherchons un(e) Assistant.e de Projets (H / F)

Situation / position : Direction des opérations – Département Santé, Pôle Pharmacie et Santé des Populations.

Au sein de la Direction des Opérations, du département santé, l'Assistant-e de projet sous la supervision du responsable de pôle et en coordination avec les chargé(e)s de projet, l'Assistant-e de projets vient en appui sur la gestion des tâches administratives, mais aussi sur la logistique, la gestion budgétaire dans le cadre de la mise en œuvre opérationnelle de l’ensemble des phases du cycle de projet.

Il / Elle travaille avec les chargé.es de projets, en contact avec les équipes basées dans les pays partenaires, et travaille au quotidien avec l’ensemble des acteurs financiers, techniques et managériaux intervenant sur les projets.

Il / elle apporte un soutien opérationnel dans l’ensemble des tâches relatives au projet et s’appuie sur les ressources et services mis à sa disposition au sein de l’établissement.

Qualifications

• Expérience réussie de 2 ans minimum sur un poste similaire, de préférence dans le milieu de la solidarité et/ou de la santé mondiale
• Formation supérieure BAC +2 / 3 type comptabilité, gestion administrative et financière, juridique
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word
• Bonne connaissance de l’espagnol, et de l’anglais
• Des compétences juridiques seraient un atout
• Sens de l’organisation et de la rigueur
• Réactivité, autonomie – travail en équipe
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe)

Poste en CDD 12 mois, basé à Paris au 40 Bd de Port-Royal, 75005 Paris.

Rémunération

• Un 13ème mois mensualisé et effectif dès la prise de poste.
• Une part variable de 3% du salaire brut annuel.
• Plus de 45 jours de congés annuels, avec la possibilité de monétiser jusqu'à 10 jours de RTT par an.
• Une part d'intéressement, calculée en fonction des résultats de l'année.
• Une allocation de 10 euros par jour pour les repas (Carte Pluxee).
• Une prise en charge de 50% des frais de transports en commun.
• Une prime de mobilité de 400 euros par an si vous préférez vous déplacer en vélo.
• Une mutuelle santé entièrement gratuite, prise en charge par l'agence.
• La possibilité de télé-travailler 2 jours par semaine, avec une indemnisation de 25€ par mois, équivalant à 300€ nets de plus par an.
• Une prime de vacances annuelle de 450 euros.