Assistant(e) de gestion et ADV |

Making Waves; Noisy-le-Sec; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation dynamique située à Noisy-le-Sec recherche un(e) assistant(e) de gestion pour assurer la gestion administrative des ventes et la comptabilité. Le candidat idéal doit avoir un Bac +2/3 et une première expérience réussie dans un environnement similaire. Les compétences en outils bureautiques et en gestion administrative du personnel sont indispensables. Un cadre de travail organisé et rigoureux est attendu.

Qualifications

• Première expérience réussie en comptabilité et/ou gestion, idéalement en association, PME.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Notions en droit du travail et gestion administrative du personnel.

Responsabilités

• Gestion administrative des ventes et recouvrement.
• Suivi des opérations comptables courantes via Pennylane.
• Préparation et suivi des éléments de paie.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Bon relationnel

Formation

Bac +2 à Bac +3 en gestion, ADV, comptabilité ou équivalent

Outils

Pennylane

Excel

Word

Description du poste

Missions principales

1 Administration des ventes

• Gestion administrative des ventes et Recouvrement
• Saisie, suivi et validation des commandes clients
• Émission et suivi des devis, confirmations de commande, factures et avoirs
• Suivi des délais de livraison et communication avec les clients
• Recouvrement des impayés en coordination avec la RAF

• Relation client et support commercial
• Réponse aux demandes clients (téléphone, mail)
• Suivi des réclamations et traitement des retours des Radiobox
• Gestion des contrats clients en coordination avec la RAF

• Suivi logistique et coordination interne pour la vente des Radiobox
• Transmission des commandes aux services de production
• Suivi des stocks disponibles et MAJ
• Organisation du transport et suivi des livraisons
• Suivi des exportations en France et à l’international (incoterms, douanes, documents administratifs)

• Participation à l’amélioration des processus
• Mise à jour de la base clients (CRM, ERP)

2 Assistance en gestion

Gestion comptable et financière

• Saisie et suivi des opérations comptables courantes (Achats, Ventes, NDF, Banques) via Pennylane
• Préparation des pièces comptables pour l’expert-comptable via Pennylane
• Suivi des règlements fournisseurs et relance des clients
• Participation à l’élaboration des budgets et au suivi des tableaux de bord financiers
• Classement et archivage des documents comptables et administratifs

Gestion administrative du personnel

• Préparation et suivi des éléments et variables de paie (absences, congés, primes)
• Gestion des contrats de travail (Pré-rédaction, suivi, renouvellement)
• Suivi des obligations sociales (médecine du travail, mutuelle, formation)
• Tenue et mise à jour des dossiers du personnel
• Participation au suivi du recrutement, appui à l’onboarding et offboarding des collaborateurs (matériel, livret d’accueil, ...)
• Organisation des séminaires, petits-déjeuners mensuels et moments de convivialité

3 Appui administratif et organisationnel

• Assistance aux services généraux : gestion du courrier, classement et archivage etc.
• Suivi de certains dossiers transversaux (assurances, conventions, subventions, etc.)

Formation

Bac +2 à Bac +3 en gestion, ADV, comptabilité, ou équivalent.

Expérience

Première expérience réussie en comptabilité et/ou gestion, idéalement en association, PME.

Compétences techniques

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

- Connaissance d’un logiciel de comptabilité Pennylane.

- Notions en droit du travail et gestion administrative du personnel.

Savoir-être

- Rigueur, organisation et fiabilité.

- Discrétion et respect de la confidentialité.

- Bon relationnel et capacité à travailler en équipe.