Assistant-e de Direction - IUT DE TOULOUSE (H/F)

UNIVERSITE DE TOULOUSE; Toulouse; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université renommée à Toulouse recherche un(e) assistant(e) de direction pour assurer un soutien polyvalent aux équipes administratives. Vos missions incluront la gestion des plannings, l'organisation des déplacements, et la logistique d'événements. Vous devez être organisé(e) et avoir d'excellentes compétences en secrétariat. Ce poste offre une expérience enrichissante au sein du secteur de l'enseignement supérieur.

Qualifications

• Bonne organisation dans un cadre universitaire.
• Maîtrise des logiciels bureautiques.
• Capacité à prioriser et organiser son travail.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de direction et les plannings.
• Organiser les déplacements des directs et chefs de service.
• Contribuer à l'organisation des différents conseils de l'IUT.
• Gérer la logistique des événements.

Connaissances

Organisation administrative

Technique de secrétariat

Logiciels bureautiques

Prioriser et anticiper

Prise d'initiatives

Formation

Qualification : Employé qualifié

Outils

Teams

OneDrive

Description du poste

CV + LETTRE DE MOTIVATION OBLIGATOIRE à [e-mail] CCD jusqu'au 31 décembre 2025

• Rattachement hiérarchique N+2 : Directrice de l'IUT
• Rattachement hiérarchique N+1 : Directrice administrative de l'IUT

L'assistante de direction assurera des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique d'un service, d'une unité ou de projets et / ou réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement.

Missions

• Mission 1 : Tenir le secrétariat de direction - Tenir les plannings et agendas : coordonner et organiser les rendez-vous et agendas des directeurs et de la directrice administrative, planifier et organiser les réunions, saisir et mettre à jour l\'annuaire institutionnel dans l\'intranet. - Traiter le courrier et différents documents : enregistrer, trier et suivre les courriers et courriels, mettre en forme les divers courriers, rédiger les courriels courants, saisir, mettre en forme et éditer les documents des conseils et réunions, classer les dossiers. - Mise en place d\'une gestion électronique des documents - Mise en œuvre de la dématérialisation des actes administratifs - Assurer l\'accueil et l\'information : filtrer, orienter, transmettre les messages, diffuser l\'information interne et externe, traiter et diffuser l\'ensemble des courriels. - Assurer la logistique du service : organiser les réunions (réservation des salles, participation à l\'accueil, visios, etc.), suivre les fournitures, assurer l\'archivage des documents et le suivi administratif et la réservation du véhicule de service de la direction. - Assurer le suivi de dossiers particuliers : logement de fonction, recensement grévistes, annuaire personnes ressources, etc.
• Mission 2 : Assurer la gestion des missions - Organiser les déplacements des directeurs, chefs de service et chargés de mission : Chargé de voyages (réservation des billets, des hôtels sur le marché TravelPlanet) - Gestion administrative et financière (établissement des missions et des bons de commande dans SIFAC, vérification des dossiers avant transfert au service financier).
• Mission 3 : Intervenir en appui du collègue chargé des affaires générales - Contribuer au fonctionnement des différents conseils de l\'IUT (conseil de gestion, conseil de direction, conseil de l\'IUT) : mise à jour de leur composition, recueil des documents, convocation des membres, diffusion des compte rendus et relevés de décisions, etc. - Participer à l\'organisation et à la coordination des opérations électorales (départements, les sites et les services de l\'université).
• Mission 4 : Organiser les manifestations ou événements particuliers - Assurer la logistique : réservation salles, restaurants (demande de devis), suivi du budget, logistique (pauses, entretien), accueil, badges, etc.

Connaissances

• Organisation administrative université et instances.
• Technique de secrétariat.
• Réglementation missions.
• Statuts et règlement IUT.
• Savoir-faire technique : Logiciels bureautiques. Outils de gestion d\'espaces partagés (teams, onedrive, . ).
• Module mission de SIFAC.
• Savoirs comportementaux : Prioriser, anticiper. Prise d\'initiatives. Ouverture d\'esprit. Goût du contact. Discrétion.

Savoir-faire professionnels

• Prioriser, anticiper. Prise d\'initiatives. Ouverture d\'esprit. Goût du contact. Discrétion.
• Faire preuve de curiosité, d\'ouverture d\'esprit
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d\'activité : Enseignement supérieur

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