Assistant de direction

UNIVERSITE DE STRASBOURG; Strasbourg; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique à Strasbourg recherche un(e) assistant(e) de direction pour gérer les activités administratives et financières au sein du Service Relations Alumni. Vous serez chargé(e) de l'organisation des réunions, de la gestion des demandes des alumni et de participer à divers événements. Ce poste est ouvert aux débutants et nécessite une bonne maîtrise des outils bureautiques ainsi qu'un bon niveau d'anglais et d'allemand.

Qualifications

• Débutant accepté avec une première expérience dans le domaine.
• Connaissance du monde universitaire est un plus.
• Capacité à rendre compte des actions effectuées.

Responsabilités

• Coordonner les activités administratives et financières du service.
• Gérer l'agenda et organiser des réunions.
• Participer à l'organisation des événements.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Excellentes qualités rédactionnelles

Bonne expression en anglais (B2-C1)

Bonne expression en allemand (B2-C1)

Sens de l'organisation

Capacité à travailler en équipe

Formation

BTS assistante de direction ou équivalent

Outils

Pack Office

Description du poste

Offre n° 202QGCF – Assistant.e de direction (H/F)

Affectation : Service Relations Alumni CDD 1 an. Démarrage à compter du 16/03/2026. Catégorie : B Corps : Technicien. Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement. Rémunération selon grille de la Fonction Publique.

Mission

Réaliser et coordonner de manière polyvalente les activités administratives et demandes financières nécessaires à la gestion du service et gérer les demandes des alumni (diplômés, doctorants, personnels), des étudiants, et des recruteurs.

Administration, organisation et gestion :

• Gestion de l'agenda et des rendez-vous de la direction (VIP, directions des entités de l'Unistra- partenaires), planning de travail, renseignement des tableaux de bord et des listes de diffusion.
• Organisation des réunions du Service relations alumni et rédaction des comptes-rendus.
• Organisation des réunions visant le renforcement du réseau des référents Alumni des composantes (facultés, écoles et instituts), contact avec les référents, mise à jour des listes.
• Gestion administrative, suivi budgétaire du service, et gestion des ordres de mission.
• Développement et gestion de la boutique en ligne du Service relations alumni et participation à la génération de recettes propres, responsabilité d'une régie de recettes (en direct et en ligne).

Assistance à l'organisation des événements :

• Contact et négociation avec des fournisseurs, engagements budgétaires, préparation des listes d'émargement, et gestion des questionnaires de satisfaction.
• Participation aux événements, accueil des participants, gestion des documents, organisation logistique.

Support aux usagers du Réseau alumni :

• Gestion et validation des inscriptions des alumni au Réseau, soutien à l'encadrement de vacataires étudiants pour la gestion des inscriptions des membres du Réseau alumni.
• Réponse aux premières demandes des alumni, relais et suivi des sollicitations/propositions des alumni auprès de l'équipe, des services et des composantes de l'Université.
• Veille liée à la complétude des profils et relance téléphonique pour leur mise à jour par les membres du Réseau Alumni.
• Suivi et mise à jour du fichier de alumni actifs en relation avec les membres de l'équipe du SRA.

Savoir sur l'environnement professionnel :

• Connaissance du monde universitaire.
• Connaissance approfondie en gestion administrative (de niveau licence, BTS assistante de direction ou équivalent avec une première expérience ou stage professionnel dans le domaine).

Savoir-faire opérationnel :

• Maîtriser les outils bureautiques (Pack Office ou équivalent word, excel, powerpoint), rédiger des comptes-rendus, des résumés, et des « posts » sur les réseaux sociaux institutionnels.
• Assurer le suivi budgétaire en recettes et en dépenses en lien avec un pôle financier de l'université de Strasbourg et négocier les prestations.
• Effectuer des requêtes de profils sur les réseaux sociaux (LinkedIn).
• Faire preuve d'excellentes qualités rédactionnelles.
• Bonne expression en anglais et en allemand – Niveau B2-C1.
• Assurer le suivi des actions.

Savoir-faire comportemental :

• Important sens de l'organisation.
• Capacité à s'adapter aux besoins des usagers du Réseau Alumni et aux membres du Service relations alumni.
• Sens du service rendu.
• Dynamisme, réactivité et polyvalence.
• Capacité d'écoute et d'analyse des besoins.
• Qualité relationnelle et de communication.
• Capacité à travailler en équipe et en autonomie.
• Capacité à rendre compte.

Contraintes particulières :

• Disponibilité pour les événements selon le programme des activités du Service Relations Alumni en journée ou en soirée, le cas échéant.
• Interruptions fréquentes.
• Amplitude horaires importantes lors des événements.
• Port de charges (documents etc) lors des événements.

Type de contrat

• CDD - 12 Mois
• Durée du travail 37H30/semaine
• Travail en journée

Profil souhaité

Expérience : Débutant accepté

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Enseignement supérieur