Assistant(e) de Direction – Direction générale

Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil; Villeneuve-Saint-Georges; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé en Île-de-France recherche un(e) professionnel(le) pour gérer l'accueil, organiser les activités et soutenir la Direction générale. Le candidat idéal devra montrer des compétences en communication, bonne organisation et aptitude à gérer des tâches administratives variées. Ce rôle nécessite une attention particulière aux détails et une flexibilité pour répondre aux demandes diverses.

Qualifications

• Bonne capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Compétences en communication et rédaction.
• Connaissances organisationnelles et logistiques.

Responsabilités

• Gérer l'accueil physique et le traitement des appels.
• Organiser et planifier les activités des directeurs.
• Rédiger et mettre en forme des documents divers.
• Assurer la gestion logistique des activités.

Description du poste

Mission

– Accueil physique du service, réception et traitement des appels téléphoniques, traitement du courrier et des mails, gestion et suivi des parapheurs de la direction .

– Organisation, gestion et planification des activités de la Directrice Générale et de la Directrice Générale Adjointe en lien avec les différentes parties prenantes internes au GHT et du territoire (ARS, DD94, DD91, collectivités et partenaires hospitaliers …).

– Constitution des dossiers en lien avec l’agenda, mise en forme et vérification des documents (courriers, présentations PowerPoint …).

– Gestion du courrier entrant et sortant de la Direction Générale.

– Suivi des enquêtes et sollicitations des divers organismes de tutelles et des associations auxquelles le CHIV est adhérent (FHF, ORSNP …).

– Rédaction et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions .

– Gestion logistique : réservation de salle, organisation de déjeuner de travail, déplacement, visite, conférence, événement .

– Archivage numérique et papier des dossiers.

– Gestion des stocks de fourniture

– SAV photocopieur.

Autres missions

• Secrétariat d’instances en lien avec le / la Responsable des Affaires Générales (Conseil de Surveillance, Directoire, Comité de Direction, Exécutifs de pôle, Comité Stratégique) : plannings, organisation, préparation des ordres du jour, convocation, suivi des instances (quorum…), des dossiers et de la salle.

– Suivi des appels à projet en lien avec le / la Responsable des Affaires Générales, les directeurs et services concernés.

– Gestion des ordres de mission et des demandes de congés de l’équipe de Direction en GHT avec reporting sur les tableaux.

– Suivi des plannings de garde des administrateurs en lien avec le / la Responsable des Affaires Générales.

Autres missions relatives à la direction générale de l’établissement sur demande de la Directrice générale, de la Directrice générale adjointe ou de la Secrétaire générale