Assistant(e) d’agence (H / F) IDF Projets

CLF Satrem; Les Ulis; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise en Île-de-France recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer l’agence. Vous serez en charge des fonctions administratives, de la gestion des réclamations et de la facturation. Le candidat idéal a au moins 5 ans d'expérience, un Bac + 2, et maîtrise le Pack Office. Vos capacités organisationnelles et votre sens de la relation client seront essentiels.

Qualifications

• Expérience significative d'environ 5 ans dans une fonction similaire.
• Capacités rédactionnelles et organisationnelles.
• Respect de la confidentialité et souci du détail.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative et commerciale de l’agence.
• Gérer les visites médicales et les formations.
• Enregistrer et traiter les réclamations des clients.
• Préparer la facturation en relation avec les chargés d’affaires.
• Être force de proposition pour l’amélioration continue du système QHSE.

Connaissances

Capacités rédactionnelles

Capacités organisationnelles

Maîtrise des logiciels bureautiques

Sens de la relation client

Rigueur

Formation

Bac + 2 ou équivalent en secrétariat ou assistanat

Outils

Pack Office

Description du poste

Tes missions et challenges

Plus précisément, tes missions sont :

Générales / gestion de l’agence :

• Assurer la gestion administrative et commerciale de l’agence (courriers, planning, devis, enregistrements de commandes…)
• Réaliser le pointage des heures (relevés d’heures) de l’agence
• Assurer le relais Ressources Humaines : gérer les visites médicales, les formations, les intérimaires, les absences, les AT, diffuser les notes de service…
• Enregistrer et traiter les réclamations des clients
• Assurer l’accueil physique de l’agence et la tenue du standard téléphonique
• Gérer les moyens généraux : parc automobile, fournitures, EPI

Travaux neufs :

• Réaliser les dossiers de chantier et les transmettre aux conducteurs de travaux
• Rédiger les PPSPS (plan particulier de sécurité et de protection de la santé et plans de prévention)
• Participer à la préparation des offres commerciales
• Préparer la facturation en relation avec les chargés d’affaires et le service administratif et financier
• Planifier les réunions d’enclenchement (diffusion des informations et des documents, convocations, réservations des salles de réunion…)
• Rédiger les comptes rendus de réunion
• Effectuer les réservations pour les déplacements du service commercial

Qualité :

• Être force de proposition pour l’amélioration continue du système QHSE
• Remonter tous les dysfonctionnements et anomalies au Responsable Qualité sécurité

Et si c'était toi ?

De formation type secrétariat ou assistanat (Bac + 2 ou équivalent), tu bénéficies d’une expérience significative dans la fonction d’environ 5 ans.

Tu as des capacités rédactionnelles, organisationnelles et tu maîtrises les logiciels bureautiques (Pack office).

Tu possèdes des qualités personnelles telles que le sens de la relation client, le respect de la confidentialité et la rigueur.

Chez CLF Satrem, on aime l’expérience, les compétences, mais surtout la personnalité !

Et c’est la tienne qui fera la différence !