ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE POLE VOYAGES ET MISSIONS

Université de Rennes; Rennes; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement d'enseignement supérieur recherche un(e) gestionnaire administratif(ve) pour assister le Pôle Voyages et Missions. Le poste implique des interactions avec les utilisateurs pour la gestion de leurs déplacements et le respect des politiques de l'établissement. Une expérience en gestion administrative est requise. Ce rôle offre la possibilité de télétravail et un environnement dynamique sur le campus de Rennes.

Prestations

48 jours de congés annuels

2 jours de télétravail hebdomadaire

Remboursement de 75% des frais de transport

Parcours de formation pour les nouveaux recrutés

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et financière.
• Connaissances en lien avec le métier d’agent de voyages appréciées.
• Aisance dans l’utilisation des outils bureautiques.

Responsabilités

• Assurer l’accompagnement des utilisateurs pour leurs voyages.
• Contrôler et valider les déplacements.
• Participer à l’organisation des formations.

Connaissances

Gestion administrative et financière

Relationnel

Travail en équipe

Rédaction

Formation

Formation dans le domaine de la gestion administrative

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

À propos de nous

L’Université de Rennes, établissement d’enseignement et de recherche et un des premiers employeurs du bassin rennais, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants. Elle est engagée dans la transition écologique et environnementale, la promotion de la diversité, l’égalité entre les femmes et les hommes, l’inclusion des personnes en situation de handicap.

Service d’affectation : Direction des Affaires Financières et de la Politique d’Achat (DAFPA). La DAFPA assure le pilotage financier de l’Université, le pilotage des réformes budgétaires et réglementaires, l’accompagnement opérationnel des composantes et des services, la tenue de la comptabilité de l’ordonnateur, l’élaboration et la mise en œuvre de la politique d’achat de l’établissement. Elle regroupe 25 personnes réparties dans plusieurs pôles, dont le Pôle Voyages & Missions. Ce dernier accompagne les collaborateurs de l’Université de Rennes dans la gestion de leurs déplacements professionnels, veille au respect de la politique voyage et assure la mise à jour des documents et outils de référence, et supervise la gestion des missions et déplacements et l’outil de dématérialisation des missions (paramétrage, contrôles, assistance utilisateur, formation, veille, rapprochements comptables, relations avec les prestataires, etc.).

Mission

Rattaché.e à la Responsable du Pôle Voyages et Missions, vous renforcerez l’équipe en place pour la gestion des voyages professionnels des personnels de l’Université en lien direct avec le déploiement de NOTILUS, l’outil de dématérialisation des missions utilisé par toute l’université (environ 4000 personnels). Vous collaborerez également avec des acteurs de la gestion financière dans le cadre des contrôles et vérifications des bons de commandes missions.

Vos principales activités seront :

• Assurer l’accompagnement des utilisateurs pour leurs voyages (réponse aux mails et tickets, renseignements de la communauté universitaire dans le respect de la politique de l’établissement)
• Contrôler et valider les déplacements en veillant au respect de la politique voyage
• Réaliser des contrôles de missions à posteriori et contribuer aux analyses à la demande de votre hiérarchie
• Participer à l’enrichissement et l’animation de l’espace intranet
• Contribuer à la veille et à l’actualisation des manuels et procédures
• Contribuer à la tenue d’une FAQ
• Participer à l’organisation des formations dispensées par la responsable (envoi de convocations, préparation des documents de formation, réservation de salles)
• Suivre les relances pour mise à jour des ordres de missions
• Suivre les anomalies détectées dans l’outil

Profil

Expérience et/ou formation dans le domaine de la gestion administrative et financière. Des connaissances en lien avec le métier d’agent de voyages seraient un plus. Excellent relationnel et enthousiasme. Appétence pour le travail en équipe. Sens du service rendu à autrui. Bonnes capacités rédactionnelles. Aisance dans l’utilisation des outils bureautiques et logiciels de gestion. Capacité d’organisation, aptitude à planifier et à hiérarchiser ses activités. Capacité à rendre compte.

Environnement et contexte de travail

• Lieu de travail : campus universitaire rennais centre (rue du Thabor)
• Un déménagement du service sur le campus de Beaulieu est prévu dans l’année
• Travailler à l’Université de Rennes, c’est bénéficier de :
• 48 jours de congés annuels dès la première année et la possibilité d’y ajouter 11 jours de RTT
• jusqu’à 2 jours de télétravail hebdomadaire
• remboursement de 75% des frais de transport en commun et forfait mobilité durable
• parcours de formation accompagnant l’intégration de tous les nouveaux recrutés
• nombreuses offres et tarifs préférentiels, associés aux activités sportives, culturelles et autres loisirs

Retrouvez les autres avantages et valeurs de l’Université sur notre site Marque Employeur : https://univ-rennes.nous-recrutons.fr/

Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Modalités de recrutement

• Poste de catégorie B (niveau Technicien)
• Emploi pérenne ouvert à la mobilité interne (personnels de l’établissement de cat C ou B) ou via un premier Contrat à Durée Déterminée d’un an (renouvelable)
• Prise de fonctions souhaitée dès que possible
• Date limite de candidature : 8 octobre 2025

Référence de l’offre : zc5v6o47yn