Assistant(e) administratif(ve) et services généraux secteur Bâtiment (H/F/D)

SAMSIC EMPLOI; Gennevilliers; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de travail temporaire recherche un(e) Assistante administrative à Gennevilliers. Vous serez responsable de l'accueil physique des visiteurs, de la gestion du courrier et des factures, ainsi que du suivi des véhicules et de la logistique. Ce poste nécessite une expérience en secrétariat et de solides compétences organisationnelles. L'entreprise valorise l'engagement social, y compris l'emploi de personnes en situation de handicap.

Qualifications

• Expérience en secrétariat et gestion administrative requise.
• Bonne maîtrise d'outils informatiques et de comptabilité.
• Capacité à gérer plusieurs tâches de manière organisée.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Réceptionner et dispatcher les factures fournisseurs.
• Suivre les contrats d’assurance et les sinistres.
• Gérer les commandes de fournitures de bureau.

Connaissances

Accueil et secrétariat général

Gestion administrative et comptable

Suivi des véhicules et assurances

Gestion des services généraux

Outils

EBP

Description du poste

Assistante administrative et services généraux H/F

GIF EMPLOI, agence de travail temporaire et recrutement spécialisée dans la délégation de personnel bureau d’études et technique recherche pour le compte de son client.

Missions

1. Accueil et secrétariat général
   • Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs extérieurs
   • Gérer le courrier entrant et sortant : ouverture, tri, dispatch, affranchissement, dépôt à la poste
   • Gérer les envois de colis et les commandes de timbres
2. Gestion administrative et comptable fournisseurs
   • Réceptionner et dispatcher les factures fournisseurs
   • Effectuer le rapprochement entre commandes, bons de livraison et factures
   • Vérifier et saisir les factures dans le logiciel EBP
   • Suivre le circuit de validation (services achats et travaux)
   • Tenir à jour l’échéancier fournisseurs et préparer les parapheurs de paiement
   • Enregistrer les règlements et effectuer le classement des factures réglées
   • Assurer l’archivage comptable annuel
3. Suivi des véhicules et assurances
   • Gérer la flotte automobile (voitures, scooter) : entretiens, contrôles techniques, sinistres
   • Organiser les rendez‑vous garages et assurer le suivi des réparations
   • Suivre les contrats d’assurance : demandes de prix, déclarations de sinistres, gestion des expertises
   • Déclarer les kilométrages aux assureurs
   • Émettre les refacturations internes liées à la flotte et aux locations de véhicules
4. Services généraux et logistique
   • Gérer les commandes de fournitures de bureau et de produits d’entretien
   • Assurer la gestion des badges d’accès
   • Traiter les doléances des locataires et déclencher les interventions des prestataires
   • Suivre et classer les procès-verbaux (PV) et en assurer le règlement ou la contestation

GIF Emploi, société socialement responsable, s'engage au quotidien pour l'emploi des personnes en situation de handicap.