Assistant(e) administratif(ve) et services généraux secteur Bâtiment (H/F/D)

GIF EMPLOI; Gennevilliers; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence de recrutement recherche un(e) Assistante administrative et services généraux à Gennevilliers. Le candidat sera responsable de l’accueil des visiteurs, de la gestion des factures et de la flotte automobile. Les compétences en gestion administrative et une bonne organisation sont essentielles. Ce poste offre un environnement de travail stimulant dans une société engagée pour l'emploi des personnes en situation de handicap.

Prestations

Société socialement responsable

Qualifications

• Capacité à gérer l'accueil physique et téléphonique.
• Compétences en gestion administrative et comptable.
• Expérience dans le suivi d'une flotte automobile.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs.
• Réceptionner, dispatcher et gérer les factures fournisseurs.
• Gérer la flotte automobile et organiser les entretiens.
• Commander des fournitures de bureau et gérer les doléances.

Description du poste

Assistante administrative et services généraux H/F

GIF EMPLOI, agence de travail temporaire et recrutement spécialisée dans la délégation de personnel bureau d’études et technique recherche pour le compte de son client.

Missions

1. Accueil et secrétariat général
   • Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs extérieurs
   • Gérer le courrier entrant et sortant : ouverture, tri, dispatch, affranchissement, dépôt à la poste
   • Gérer les envois de colis et les commandes de timbres
2. Gestion administrative et comptable fournisseurs
   • Réceptionner et dispatcher les factures fournisseurs
   • Effectuer le rapprochement entre commandes, bons de livraison et factures
   • Vérifier et saisir les factures dans le logiciel EBP
   • Suivre le circuit de validation (services achats et travaux)
   • Tenir à jour l’échéancier fournisseurs et préparer les parapheurs de paiement
   • Enregistrer les règlements et effectuer le classement des factures réglées
   • Assurer l’archivage comptable annuel
3. Suivi des véhicules et assurances
   • Gérer la flotte automobile (voitures, scooter) : entretiens, contrôles techniques, sinistres
   • Organiser les rendez‑vous garages et assurer le suivi des réparations
   • Suivre les contrats d’assurance : demandes de prix, déclarations de sinistres, gestion des expertises
   • Déclarer les kilométrages aux assureurs
   • Émettre les refacturations internes liées à la flotte et aux locations de véhicules
4. Services généraux et logistique
   • Gérer les commandes de fournitures de bureau et de produits d’entretien
   • Assurer la gestion des badges d’accès
   • Traiter les doléances des locataires et déclencher les interventions des prestataires
   • Suivre et classer les procès-verbaux (PV) et en assurer le règlement ou la contestation

GIF Emploi, société socialement responsable, s'engage au quotidien pour l'emploi des personnes en situation de handicap.