Assistant-e administratif-ve d'équipes de recherche (H/F)

CENTRE INRIA DE LYON; Villeurbanne; Hybride; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un centre de recherche en sciences à Villeurbanne recherche un(e) Assistant-e administratif-ve d'équipes de recherche. Vous serez le lien essentiel entre chercheurs et services administratifs, en vous chargeant de la coordination de contenu et de la gestion des budgets. Le poste nécessite 3 ans d'expérience et des compétences en gestion administrative, ainsi qu'une maîtrise de l'anglais et du français. Ce contrat, d'une durée de 12 mois, propose des possibilités de télétravail et divers avantages.

Prestations

Ordinateur portable

Restauration

Complémentaire santé

Indemnité transports

Qualifications

• 3 ans d'expérience indispensable en gestion administrative.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et anglais.

Responsabilités

• Assister à la gestion administrative des équipes de recherche.
• Coordonner les déplacements professionnels et gérer les budgets.
• Faciliter la communication entre les équipes et les services administratifs.

Connaissances

Gestion administrative

Utilisation des outils numériques

Compétences en communication

Gestion budgétaire

Capacité à travailler en équipe

Formation

Bac+2 ou équivalents

Description du poste

200WNLW - Assistant-e administratif-ve d'équipes de recherche (H/F)

Le métier d'Assistant-e d'Equipes de Recherche (AER) est une originalité et un atout important dans le modèle organisationnel Inria. L'assistant-e d'équipes de recherche est l'interlocuteur-rice privilégié-e des demandes des membres des équipes, car le service des AER (SAER) est un service d'appui qui travaille au sein des équipes, en relation étroite et permanente avec les chercheurs. Les AER sont compétents pour prendre en charge des activités nombreuses et variées dans les domaines budgétaires, contractuels et ressources humaines. Au sein du SAER, l'assistant-e d'équipes de recherche est à la fois membre permanent du SAER et des équipes projet et travaille pour 2 à 3 équipes de recherche. L'AER est placé-e sous l'autorité hiérarchique de la Responsable des AER de Lyon et sous la responsabilité fonctionnelle des chefs d'équipes.

Mission confiée : Votre rôle consiste à faciliter le bon déroulement des activités administratives des équipes de recherche en assurant une coordination et une mise en œuvre efficace des processus. L'AER assure un rôle d'interface de proximité entre les équipes de recherche et les services partenaires. Les AER sont compétents pour prendre en charge des activités nombreuses et variées telles que les affaires générales, le budget, les finances et contrats de recherche, l'accueil de personnel, la gestion de la communication et des événements organisés par les équipes, tout en respectant les normes et procédures d'Inria. Pour en savoir plus sur les missions et le périmètre du métier d'Assistant d'Equipes de Recherche chez Inria, visionnez : https://www.youtube.com/watch?v=LjGnb2mJaWg.

Principales activités

• Coordination administrative et assistance aux équipes : Assurer l'interface entre les chercheurs et les services administratifs, financiers, RH et de communication, garantissant une coordination de qualité.
• Accompagnement des chercheurs pour la prise en main des différents outils, garantissant la bonne application des procédures.
• Gestion RH : Participer aux processus de recrutement, accueil des nouveaux membres, initier les dossiers des personnel non permanents rémunérés et non rémunérés ainsi que des stagiaires, préparer l’arrivée et l’intégration des nouveaux entrants, informer et orienter le personnel de l'équipe dans leurs démarches RH.
• Gestion budgétaire, financière et contractuelle : Gérer les déplacements professionnels des scientifiques (transport et hébergement), organiser les déplacements des invités, établir les demandes d'achat, assurer le suivi budgétaire des projets de recherche, suivre et analyser les budgets alloués aux équipes de recherche, jouer un rôle d’alerte et de conseil auprès des responsables d'équipes.
• Communication et relations extérieures : Organiser et faciliter les réunions d'équipe, séminaires et événements scientifiques, veiller à leur logistique et déroulement, contribuer à une communication fluide au sein de l'équipe et avec les partenaires externes, participer à la mise à jour des sites Web de l'équipe et des événements scientifiques.

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Conditions de travail

Contrat de travail : Durée du travail 38h30/semaine, travail en journée.

Possibilité de télétravail.

Salaire et avantages

• Ordinateur portable
• Restauration
• Complémentaire santé
• Indemnité transports
• Selon les grilles indiciaires

Déplacements

Ponctuels

Profil souhaité

Expérience

• 3 ans — Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents

Compétences

• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez‑vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Utiliser les outils numériques
• Aptitude à travailler en équipe
• Connaître les principes de la gestion budgétaire
• Faire preuve d’autonomie, de proactivité et de réactivité
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Anglais — Cette langue est indispensable
• Français — Cette langue est indispensable

Savoir‑être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Recherche‑développement en autres sciences physiques et naturelles