Assistant(e) administratif(ve) confirmé(e) – Support à l’Assistante de la Directrice Générale (F/H)

VNH RESOURCES GROUP, S.A.S.; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société de ressources humaines recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) confirmé(e) à Paris. Le candidat idéal assistera la Directrice Générale dans la gestion de son agenda, avec environ trente rendez-vous par semaine, et organisera les déplacements en France et à l'international. Ce poste exige de solides compétences en organisation et communication, avec une expérience antérieure en soutien administratif. Vous participerez aussi à la préparation des réunions et à l'archivage électronique des documents.

Qualifications

• Expérience antérieure en soutien administratif ou en gestion d'agenda.
• Capacité à gérer des réunions et à prendre des notes de manière efficace.
• Aptitude à organiser des déplacements en France et à l'international.

Responsabilités

• Assister dans la gestion de l’agenda de la Directrice Générale.
• Préparer et suivre les réunions et comités de direction.
• Organiser les déplacements de la Directrice Générale.

Connaissances

Organisation

Gestion de l'agenda

Communication

Soutien administratif

Description du poste

GITEC Mathurins, recherche pour son client institutionnel situé à Paris dans le 9e arrondissement, un(e) Assistant(e) administratif(ve) confirmé(e) – Support à l’Assistante de la Directrice Générale, dans le cadre d'une embauche.

En soutien à l’Assistante de la Directrice Générale, vous contribuerez au bon fonctionnement administratif et organisationnel de la direction générale. Vous assisterez dans la gestion de l’agenda de la Directrice Générale, qui comprend environ trente rendez-vous par semaine, et participerez à la préparation et au suivi des réunions, y compris les comités de direction restreints et élargis ainsi que les groupes de travail. Vous contribuerez également à l’archivage électronique des procès-verbaux, comptes rendus et notes, tout en traitant les demandes, courriels et appels reçus au secrétariat de la Directrice Générale. Vous organiserez les entretiens et rencontres, saisirez et mettrez à jour les informations requises dans l’outil interne dédié aux représentants d’intérêts, et participerez à la coordination de l’organisation des réunions récurrentes avec différents interlocuteurs.

Dans le cadre de vos missions logistiques, vous préparerez et organiserez les déplacements de la Directrice Générale en France et à l’international, incluant billets, hôtels et transports, et assurerez la mise à jour des tableaux de suivi tels que les rendez-vous récurrents ou le suivi du courrier.