Assistant(e) administratif(ve) au secrétariat général (H/F)

MAIRIE; Divonne-les-Bains; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) au secrétariat général à Divonne-les-Bains. Le poste implique la gestion du courrier, l'assistance à la direction, l'organisation des réunions, ainsi que la rédaction de comptes-rendus. Le candidat doit avoir au moins deux ans d'expérience dans un rôle similaire et maîtriser les outils bureautiques comme Microsoft Office et WebDelib. Ce contrat CDI offre une rémunération statutaire, des primes annuelles et des tickets restaurant.

Prestations

Régime indemnitaire

Prime annuelle

Tickets restaurant

Participation à la mutuelle

Forfait mobilité douce

Qualifications

• 2 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques.
• Capacité à travailler en autonomie et rigueur exigées.

Responsabilités

• Gestion du courrier : enregistrer, trier et répartir.
• Assistance à la Direction Générale.
• Rédaction de comptes-rendus pour les conseils municipaux.
• Gestion des agendas et des réunions.

Connaissances

Maîtrise du fonctionnement des collectivités

Maîtrise des procédures administratives

Maîtrise des outils informatiques (Microsoft Office)

Respect des obligations de neutralité

Sens de l'organisation

Autonomie

Formation

Employé qualifié

Outils

Microsoft Office

WebDelib

DOTELEC

Description du poste

Offre n° 201DSKF Assistant(e) administratif(ve) au secrétariat général (H/F)

Sous l'autorité de la Direction Générale des Services recherche d'une(e) Assistant(e) administratif(ve) des collectivités territoriales expérimenté(e).

• Gestion du courrier : Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants
• Assistanat de la Direction Générale : Saisie de diverses notes de service ou internes
• Gestion des assemblées ; Gestion administrative des actes ; Gestion des demandes de consultation d'archives
• Gestion des agendas de la Direction Générale ; Gestion des appels téléphoniques ; Gestion des réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
• Gestion des assemblées ; Gestion administrative des commissions municipales ; Gestion du Conseil Municipal : Rédaction de certaines délibérations liées à l'administration générale ; Relecture et mise en page des projets de délibérations ; Envoi de la convocation ; Préparation du matériel et présence au conseil ; Gestion des procurations ; Préparation du compte-rendu du conseil ; Envoi des délibérations au contrôle de légalité ; Suivi de conseil ; Gestion administrative des actes en polyvalence
• Via l'outil webdelib : mise en signature, envoi au contrôle de légalité ; Publication des actes via l'outil en ligne Publi'Act ; Reliures des registres ; Gestion des demandes de consultation d'archives

• Savoir : Maîtrise du fonctionnement des collectivités ; Maîtrise des procédures administratives ; Maîtrise des outils informatiques (Microsoft Office) et idéalement des outils métiers : Elise (GED), WebDelib, I-Delibre, Slow, I-Parapheur, Publi'Act ; Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité
• Savoir-être : Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle ; Sens de l'organisation, rigueur ; Autonomie
• Conditions d'exercice de l'emploil : Travail en bureau ; Horaires fixes ; Travail ponctuel le soir pour les conseils municipaux
• Moyens techniques : Outils bureautiques ; Logiciels WebDelib, DOTELEC
• Rémunération : Statutaire ; Régime indemnitaire ; Prime annuelle ; Tickets restaurant ; Participation à la mutuelle ; Adhésion au CNAS ; Forfait mobilité douce

Type de contrat CDI

Contrat travail : Durée du travail 35H/semaine ; Travail en journée

• Titres restaurant / Prime de panier
• Adjoint administrative - Catégorie C ou contractuel régime statutaire et indemnitaire

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) – Cette expérience est indispensable

Compétences

• Classer des documents
• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez‑vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale

Employeur

100 à 199 salariés

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